開會一句「大家看這張圖」，AI 會議紀錄就斷片——Google Meet 新的截圖嵌入怎麼用

週一早上九點，曼谷北欖的一間汽車零件廠開品保週會。線上會議開著，廠長把上週的不良率趨勢圖投到螢幕上，指著說：「大家看這張圖，第三週這個峰值就是換料那一批。」在場的人點頭，會議十分鐘後結束。隔天，沒能參加的夜班主管打開 AI 自動產生的會議紀錄，看到的是這麼一句話：「廠長說明不良率趨勢，指出第三週峰值與換料有關。」哪張圖？哪條線？峰值是 2.1% 還是 5.8%？紀錄裡通通沒有。他只好在群組再問一次，等到下午才拿到那張截圖——而那時候，換料的第二批早就上線了。

為什麼「會議留不下東西」這件事一直處理不好

多數管理者已經在用 AI 自動記錄會議，滿意度卻普遍不高。原因通常是這三個：

• 把「會議紀錄」當成「逐字稿」。逐字稿記的是誰說了什麼，但會議真正的資訊常常不在嘴巴上，而在螢幕上。只要有人說「大家看這張圖」，純文字紀錄就必然斷片。
• 指望與會者事後補圖。「等下我把簡報丟群組」是最常見的承諾，也是最常跳票的一個。就算真的丟了，簡報是完整四十頁，紀錄裡討論的是第十七頁——沒人對得起來。
• 沒有人負責「讓沒到的人看得懂」。會議紀錄真正的讀者，是缺席的人、是三個月後回頭查的人。但寫紀錄的人往往用「在場者才懂的簡寫」在寫，等於紀錄一寫完就開始貶值。

一份缺席者也看得懂的會議紀錄，該有哪幾個要件

• 決策要能還原依據。不只寫「決議改用 B 供應商」，還要留下當時看的那張比較表。
• 畫面與話語要對得起來。圖表出現的位置，要落在討論它的那一段旁邊，而不是全部堆進附件。
• 數字要看得到本尊。口說的數字會被轉錄成錯字，圖表上的數字不會。
• 要標出「沒有結論」的地方。會議中懸而未決的事，比已經決定的更需要被記下來，否則下次會從頭吵一遍。

🔧 AI 動手做：視覺會議紀錄整編指令

Google Meet 的 Gemini「Take notes for me」（幫我做筆記）從 2026 年第三季開始分階段推出一項新能力：自動把會議中分享的簡報、圖表、流程圖等畫面截圖，直接嵌入產生的會議紀錄文件，與口說摘要、逐字稿並列。這是以前做不到的事——過去 AI 會議紀錄只有文字。適用 Business Standard/Plus、Enterprise Standard/Plus 等版本，依 Rapid/Scheduled Release 分批推送，最長約十五天才會在你的帳號看到；管理員可以預先在管理主控台設定是否允許截圖（預設允許，也可設成僅在錄影時才截）。

開會前先做兩件事：一是請 IT 把管理主控台的截圖設定確認好，別等會開完了才發現被關掉；二是開會時把「要留證的畫面」多停留一會兒，讓它有機會被截到。會後，把產出的紀錄丟給 AI 做二次整編：

你是我的會議紀錄整編助理。以下是一份含有畫面截圖的線上會議紀錄（Google Meet 自動生成），請把它整理成「沒有參加的人也能看懂」的版本。

【會議背景】
公司／單位：[你的公司或部門]
會議名稱：[例：週一品保檢討會]
缺席但必須看懂的人：[例：夜班主管、外府分廠廠長]

【原始紀錄】
[貼上會議紀錄全文，包含截圖與截圖旁的說明文字]

【請輸出以下五個區塊】
1. 決議清單：每一條決議 → 誰拍板 → 依據哪一張畫面或哪個數字（若有截圖，請指明是第幾張）
2. 待辦事項：事項／負責人／期限，缺哪一項就標「未指定」，不要自行補上
3. 數字對照：把口說提到的數字與截圖上的數字並列，若兩者不一致，明確標示「口說與畫面不符，需確認」
4. 懸而未決：會議中被提出但沒有結論的事，每項附一句「下次要決定什麼」
5. 給缺席者的三行摘要，語言：[中文／泰文／雙語]

【規則】
- 只根據我提供的紀錄，不得推測或補充未出現的資訊
- 找不到依據的決議，請另列「依據不足」區並標明
- 若某段討論明顯指涉某張畫面、但紀錄中沒有對應截圖，請標示「此處缺畫面，建議補件」

本週就能做的一步：挑你這週最重要的一場線上會議，開始講之前先做一個動作——把最關鍵的那張圖表單獨投出來、停留三十秒，再開口。三十秒換一份三個月後還查得到依據的紀錄，這筆帳很划算。