總部排班表到門市沒人會填？Google Sheets 新功能讓現場直接點按

每個月排班表一發到門市群組，店長的訊息就跟著來：「Excel打不開」「填錯格公式就爛掉」「手機螢幕太小按不到」。人資在總部做的表，欄位多、公式複雜、還藏著下拉選單和條件式格式，設計初衷是給熟悉試算表的人用。可是實際要天天填它的人，是輪班的工讀生、是站在收銀台後面的店員、是滿手水泥的工地師傅——他們沒有時間也沒有耐心去弄懂一張精密的試算表，結果往往是把公式蓋掉、把格式填壞，回傳的表總部還要花時間修回去。

為什麼這件事一直處理不好

• 誤以為訓練一次就能記住怎麼填：現場人員流動快，這個月教會的人下個月可能就離職，新人接手又要重新摸索一次。
• 把整張原始試算表直接發出去：格子多、欄位多，現場人員根本分不清哪些是要填的、哪些是公式算出來的，一不小心就手滑改到不該動的地方。
• 改用截圖或紙本代替試算表：以為這樣比較簡單，結果資料變成一個個孤島，事後還要有人手動謄回主表，反而多一道工。

一個好的現場填寫介面該有的幾個要件

• 只露出現場真正需要填的欄位，不是整張原始表格。
• 用按鈕、下拉選單、勾選框取代空白格子，減少手誤空間。
• 填完就自動同步回總部的主表，不需要有人再重新打字彙整。
• 手機瀏覽器打得開、按得到，不用額外裝 App。

🔧 AI 動手做：用 Google Sheets 的 Gemini canvas 幫排班表、庫存表加一層「現場好按介面」

Google Sheets 從 2026 年 8 月 10 日起，在側欄 Ask Gemini 新增了「Create canvas」功能（Scheduled 網域則自 8/31 起陸續開放），你只要用一句話描述想要的畫面，Gemini 就會在原本那張試算表上，疊出一層可以直接讀寫的互動介面——像是一個迷你 App、一張看板或一份簡易表單。重點是資料完全不用搬家：現場人員在 canvas 上點選、填寫，底層原表會自動跟著更新；總部在原表上改資料，canvas 顯示的畫面也會同步變化，雙向同步。這個功能需要 Google AI Pro/Ultra 訂閱，或 Workspace Business/Enterprise 方案，目前僅支援英文試算表，中文表格暫時還用不了；使用前也要先確認誰有權限建立、修改這個 canvas，避免現場自己亂改介面邏輯。

Create a canvas for this spreadsheet that store staff / site workers can use on their phones.

Context: This sheet is a [排班表/庫存盤點表/交接紀錄表], normally filled in by [head office HR/採購人員], but it needs to be filled in on-site every [day/week] by [店員/工讀生/工地師傅], who are not familiar with spreadsheets.

Requirements:
- Only show these fields for input: [列出現場真正要填的欄位，例如：日期、班別、姓名、到班/離班時間 或 品項、盤點數量、異常備註]
- Use dropdowns/buttons for: [列出適合用選單取代打字的欄位，例如：班別選早/中/晚、異常勾選是否]
- Do NOT let users edit: [列出不該被現場動到的欄位，例如：公式計算欄、加總欄、其他門市的資料]
- Layout should be simple and readable on a small phone screen, large tap targets.
- Data entered in canvas should sync back to the original sheet in real time.

After creating the canvas, summarize in [繁體中文] what fields were made editable and what was locked, so I can double-check before sharing the link with staff.

本週就能做的一步：挑一張目前最讓現場頭痛的表（先從欄位是英文的表試點，例如排班表的日期/班別欄），用上面的提示詞請 Gemini 生出一層 canvas，自己先用手機點過一遍，確認鎖住的欄位真的鎖住了，再把連結發到門市或工地群組。