每月績效會議吵不完？讓ChatGPT先幫你把數字說成故事

每個月的績效檢討會議，是不是總是同一個畫面：投影幕上一排Excel數字，區經理指著「A店業績跌8%」開始質問，店長急著解釋「是隔壁在辦活動」，雙方各說各話，半小時過去，會議記錄只寫得出「持續觀察」四個字。問題不在KPI本身，而在於數字被丟出來的時候，沒有人先把「發生了什麼、為什麼發生」講成一個大家聽得懂的故事，於是每個人只能憑直覺辯護，會議自然變成情緒角力。

2023年10月的現在，ChatGPT背後的GPT-4已經開放給付費的Plus用戶使用超過半年，這件事其實不需要等IT部門開發什麼新系統——你只要把每月的業績數字整理好，讓GPT-4先幫你把數字「說成故事」，會議室的氣氛會完全不一樣。

KPI報表為什麼總是吵架的起點

零售通路的月報通常只有數字沒有故事：來客數、客單價、坪效、庫存周轉，一張表格塞滿十幾個欄位。主管看報表時，大腦要同時做「找異常」跟「找原因」兩件事，時間壓力下很容易只挑出最刺眼的紅字就開始質問，忽略了同一份數字裡其實藏著解釋——比如來客數持平但客單價下滑，很可能是促銷檔期結構出了問題，而不是店長不努力。

先讓GPT-4幫你「讀」數字，再進會議室

做法很直接：把當月各分店的KPI數字（來客數、客單價、坪效、退貨率等）整理成一小段文字或簡單表格，貼進ChatGPT，請GPT-4扮演「零售營運分析師」，先幫你找出三個最值得討論的重點，並用一段話說明「可能的原因」與「建議追問的問題」。這一步花五到十分鐘，卻能讓你走進會議室時，手上已經有一份「敘事版」報告，而不是只有原始表格。

把敘事版報告用在會議上，而不是拿去定罪

要注意的是，GPT-4生成的敘事只是「假設」，不是判決書。正確的用法是把它當作會議的開場白：「這個月我們看到三件事，第一是……可能的原因是……大家覺得呢？」把數字轉成問題而非指控，店長才會願意補充現場才知道的細節，比如某天突然停電、附近道路施工。這樣一來，會議討論的重心從「你為什麼做不好」變成「我們怎麼一起把原因找對」，火藥味自然降低。

延伸一步：善用進階數據分析直接讀Excel

值得一提的是，ChatGPT Plus在今年7月起陸續開放「進階數據分析」（Advanced Data Analysis，前身叫Code Interpreter）功能，目前仍在beta階段。如果你手上的月報是Excel檔，可以直接上傳讓GPT-4讀取並整理成重點摘要，省去自己手動複製貼上數字的步驟——不需要寫任何程式碼，這是文字聊天之外現在就能用的加分功能。

🔧 AI 動手做：把業績表變成會議開場故事

打開ChatGPT（若有Plus帳號可直接上傳Excel檔用進階數據分析功能，沒有的話就把數字打成表格貼上），照下面的提示詞試試看，五分鐘內就能拿到一份可以直接唸給主管聽的開場白。

你是一位零售營運分析師。以下是我們這個月各分店的KPI數字（來客數、客單價、坪效、退貨率）：
[貼上你的數字或上傳Excel檔]

請幫我：
1. 找出3個最值得在績效會議上討論的重點（不要超過3個）
2. 針對每個重點，用1-2句話說明「可能的原因」（用推測語氣，不要下定論）
3. 針對每個重點，給我1個可以在會議上問店長的開放式問題
4. 用一段150字以內的開場白，把這3個重點串成一個會議可以直接照唸的敘事

語氣要客觀、避免指責，目的是引導討論而不是定罪。

本週就能做的一步：把本月任一分店的KPI數字整理成表格，貼進ChatGPT跑一次上面的提示詞，拿到的敘事版摘要就用在下次的績效會議開場，觀察討論氣氛跟以往有什麼不同。