會議室門口那五分鐘，決定了這場會有沒有用

曼谷一家貿易公司的採購經理，行事曆上每天排滿六場會議。她習慣在會議前五分鐘才點開行事曆看一眼標題，走進會議室才發現，自己完全想不起來上次跟這家供應商談到哪個條件、對方修正報價單放在哪封信裡。會議開到一半只能邊翻手機邊找信箱，其他人乾等。原本三十分鐘能談完的會，硬是拖成一小時，結論還是「下次再確認」。

這種場景幾乎每天在各種公司上演——「翻找上次紀錄」這件事，一直被誤以為是理所當然要花的時間成本。

為什麼會前準備一直做不好

• 把「打開行事曆」當成「準備好了」：看到標題和與會人，不代表記得上次談到哪裡。
• 資料散在信箱、群組、各自筆記本：沒人負責在會前把這些兜在一起。
• 誤以為系統會自動整理好：不少人沒發現這類免費的自動彙整正在退場，要用才發現「以前有、現在沒了」。

一份好用的會前準備，要具備哪幾件事

• 上次結論是什麼：白紙黑字寫下上次談定的事。
• 還有哪些事沒結案：誰負責、卡在哪。
• 這次要做的決定是什麼：進會議室前先想清楚要解決的具體問題。
• 誰真的需要到場：能決定的人不在場，開了也是白開。

🔧 AI 動手做：會議準備授權盤點表＋免授權版會前五分鐘準備清單

微軟從 2026 年 8 月中旬起逐步關閉 Outlook 免費的「Meeting Insights」（會前自動帶出相關郵件與檔案），預計 9 月初全面下線，網頁版、Windows、行動版、Mac 與 Teams 都受影響。取而代之的「Prepare for this meeting」更聰明，但需要付費 Copilot 授權。與其等功能真的關掉才手忙腳亂，不如現在用 AI 釐清：誰該優先配授權，沒配到的人又該怎麼自己做好準備。

你是我的行政管理顧問。請幫我設計一份「會議準備授權盤點表」，決定公司裡誰該優先取得付費的會議準備 AI 授權。

公司背景：
- 部門與人數：[列出各部門及人數]
- 每人每週對外/跨部門會議場數：[估算或留空讓我逐項填]

請幫我：
1. 設計排序表格，欄位含：姓名/職位、每週會議場數、每場會前平均要翻多少份歷史紀錄、開錯會或漏帶資料的後果嚴重度（低/中/高）、是否建議優先配授權。
2. 給我三個判斷後果嚴重度的具體標準。
3. 用一段話幫我向老闆說明「為什麼要先排優先序而非人人都買」。

你是我的會議準備助理，我等一下要開會，沒有工具能自動整理，請幫我五分鐘內做完準備。

以下是上次會議紀錄/往來郵件或訊息：
[貼上內容]

這次會議主題：[填入主題]

請整理成四部分：
1. 上次結論（條列）
2. 未結案事項（條列，標明原負責人）
3. 這次要做的決定（1–3件具體事）
4. 需要誰到場（是否該邀請不在名單上但關鍵的人）

本週就能做的一步：挑出這週唯一一場「上次沒談完、這次一定要有結論」的會議，用提示詞模板二整理成四段筆記，會議一開始就唸給大家聽——你會發現光是這一步，就能省掉會議裡至少十分鐘互相「等一下我先查一下」的空白時間。