員工守則沒人看?用 ChatGPT 把規定改寫成員工真的看得懂的版本

你把員工守則印出來貼在後場牆上,第一條寫著「員工應恪遵職場倫理,維護公司形象,不得有損及商譽之行為」。三個月過去,沒有一個工讀生把它看完。上週新來的外場妹妹遲到,你指著牆上那張紙說「不是寫了嗎」,她一臉茫然——她是真的不知道「恪遵」兩個字怎麼念。

餐飲業流動率高,人來人往,你沒時間一條一條口頭帶。但問題往往不在員工不守規矩,而在規矩寫得像法律條文,根本沒人讀得進去。今天我們用 ChatGPT,把官腔翻成人話。

為什麼員工守則沒人看?

多數守則是抄來的,或是請人套了一份制式範本,通篇「員工應」「不得」「依規定辦理」。這種寫法對寫的人最安全,卻對讀的人最不友善。你的店裡有打工的學生、有兼差的媽媽、有來賺生活費的移工,他們要的不是法律條文,是「我到底該怎麼做、為什麼要這樣做」。看不懂的規則,等於沒有規則。

白話化的三個原則

第一,用第二人稱「你」直接對員工說話,而不是冷冰冰的「員工應」。第二,一句話講一件事,刪掉「依相關規定」這種空話,直接寫清楚是幾分鐘、哪個動作。第三,每條規則後面加一句「為什麼」——人知道理由才願意配合。例如「上工前洗手」不如「上工前用洗手乳搓 20 秒再沖,因為手上的油和細菌會跟著食材進客人嘴裡」。

翻成人話不等於把規矩變鬆

很多老闆擔心,寫得太白話會不會顯得不正式、員工就不當一回事?其實相反。模糊的條文才給人鑽漏洞的空間;講清楚「遲到一次先提醒,第二次扣當日全勤獎金」,反而比「遲到依規定議處」更有約束力,因為員工知道後果是什麼。白話化是讓規則更精準,不是更鬆。

在泰國店裡的兩個眉角

如果你的店在泰國,改寫時記得兩件事。一是你的員工多半是泰籍,先用中文把這條規則理清楚,再請 ChatGPT 順手譯成泰文時,務必用「日常口語」而非泰文公文體——泰文書面語跟口語差距很大,翻得太正式照樣沒人懂。二是涉及錢的條款(扣全勤、加班費、押金)別只靠白話化帶過,泰國《勞工保護法》對扣薪有限制,改寫只是讓員工看懂規則,實際罰則仍要先跟會泰國勞動法的人確認過再公告,避免日後爭議。

🔧 AI 動手做:把一條官腔規則翻成人話

打開 ChatGPT,把你現有的守則條文整段貼進去,用下面這段提示詞請它改寫。記得 2022 年的 ChatGPT 只能讀你貼進去的文字,所以務必把原文一起貼上。

你是一位餐廳的資深店長,很會帶新人。
我下面會貼上一段寫得很官腔的員工守則,請你幫我改寫成新進工讀生一看就懂的版本。

改寫要求:
1. 用「你」直接對員工說話,不要用「員工應」「不得」這種公文語氣。
2. 一句話只講一件事,句子盡量短。
3. 每一條後面用括號加一句口語的「為什麼」,讓員工知道理由。
4. 把模糊的字眼換成具體動作或數字(例如幾分鐘、做哪個動作)。
5. 保留原本的規範強度,不要把規定變鬆。

請先輸出改寫後的版本,再用一句話告訴我哪幾條我可能需要補上更明確的數字。

以下是原文:
【把你的守則條文整段貼在這裡】

跑完之後,你會拿到一份用詞口語、帶理由的版本。挑你覺得彆扭的地方再請它「換更日常的講法」,兩三輪就能定稿。

本週就能做的一步

不用整本重寫。這週只挑「員工最常踩、你最常念」的那一條規則——可能是遲到、可能是洗手、可能是制服,用上面的提示詞翻成人話,印出來貼在打卡機旁邊。下週上工時念給新人聽,看他們的反應,再決定下一條改哪個。一週一條,一季就有一本員工真的看得懂的守則。