晨會講完就散、下午發現沒人補貨？把逐字稿貼給 ChatGPT，10 分鐘變行動清單

你是不是這樣的店長：早上 8 點晨會，十分鐘交代了補貨、外送平台改價、新人排班、客訴跟進五件事，大家點頭說好。結果中午一忙，下午盤點時發現補貨沒人動、新人還是排錯班——因為晨會講完就散了，沒人記、也沒人盯。你想做會議紀錄，可是你校長兼撞鐘，連坐下來打字的十分鐘都擠不出來。

更慘的是週會。八個人圍著聊一個小時，講了一堆，散會後問「剛剛到底決定了什麼？」每個人記的版本都不一樣。下週同樣的問題又被拿出來吵一次。會議的成本是「人數 × 時間」，但你的門市最貴的恰恰是人和時間。

2022 年底剛出來的 ChatGPT，正好能補上這一段。它不會自己聽你開會（這時候的 ChatGPT 只能讀文字，不能聽錄音、不能上傳檔案、也不能上網），但只要你把會議內容用文字貼進去，它就能在十分鐘內幫你整理成一份乾淨、可追蹤的會議紀錄。關鍵只有一個：你得先有「文字」。

第一步：先把會議變成文字（這步靠你自己）

因為 2022 年底的 ChatGPT 還不能直接吃錄音檔，你得先想辦法把會議內容變成文字。兩條路：

一是「當場速記」：開會時指定一個人（可以是副店或你自己）用手機備忘錄或記事本，把每個人講的重點打成一條一條的流水帳。不用標點工整，有講話的人名、講了什麼就好，例如「阿明：週五前把後場冰箱溫度表補齊」。在泰國門市常見台籍或陸籍老闆配泰籍員工，會議中泰夾雜很正常——別擔心，就算逐字稿裡中文、泰文混在一起，ChatGPT 也能判讀，你只要在提示詞裡指定輸出語言即可。

二是「先錄音再轉文字」：用手機錄下整場會議，會後自己邊聽邊打成逐字稿。如果連打字都嫌煩，可以用手機輸入法內建的語音輸入邊唸邊轉成文字（注意：這是手機系統的語音輸入功能，不是 ChatGPT 在聽——當時的 ChatGPT 並不能聽聲音）。重點是——最後你手上要有一段「可以全選複製的純文字」。這段文字長一點、亂一點都沒關係，ChatGPT 擅長從雜亂的文字裡抓重點。要提醒的是，2022 年底 ChatGPT 一次能讀的字數有限（約數千字），太長的週會逐字稿可能要分段貼，否則前段內容會被截斷。

第二步：用結構指令請 ChatGPT 分成三區塊

很多人把逐字稿貼進去只說「幫我整理」，結果 ChatGPT 還你一篇流水帳摘要，還是不能用。會議紀錄真正有價值的不是「摘要」，而是「之後誰要做什麼、何時做完」。所以你要明確要求它分成三個區塊：

決議事項：這場會議拍板定案的事，用條列寫清楚。待辦事項：每一條都要有「做什麼／負責人／期限」三欄，沒講到負責人的標「未指定」、沒講到期限的標「未定」，提醒你回頭補。未決事項：有討論到但還沒結論的，單獨列出來，下次會議直接接著討論，不會憑空消失。為了不漏記，可以再要求 ChatGPT 在最後反問你一句「有沒有漏記的決議或待辦」，把它從整理工具升級成幫你檢核的會議同事。

第三步：把「未指定／未定」的洞補起來

ChatGPT 整理完，你會一眼看到哪些待辦的負責人被標成「未指定」、期限被標成「未定」——這正是會議當下最常漏掉的地方。這時候你不用重開會，直接在群組裡 @ 對應的人補一句「這件事你負責，週五前」，然後把補好的版本貼回 ChatGPT 請它更新。三五分鐘，一份滴水不漏的會議紀錄就成形了。要記得：2022 年底的 ChatGPT 不會幫你保存對話內容，整理結果要自己複製貼出來存好，關掉分頁就不見了。

第四步：讓它順手生一則發群組的精簡版

整理完的紀錄通常太長，不適合直接丟群組；而且當時 ChatGPT 的表格是用純文字（Markdown）呈現，貼到 LINE 群組會跑版。所以發群組版直接用條列就好：請 ChatGPT 把待辦事項濃縮成一則「適合貼在 LINE 群組的條列提醒」，每條前面加上負責人的名字。這樣散會五分鐘內，每個人就在手機上看到自己該做什麼、什麼時候交。

🔧 AI 動手做：把逐字稿變成三區塊會議紀錄

把下面的提示詞複製到 ChatGPT，再把你自己打好（或轉好）的會議逐字稿整段貼在最後面，就能拿到結構化的會議紀錄。

你是一位餐飲門市的會議紀錄助理。我會在最後貼上一段門市會議的逐字稿（內容可能凌亂、口語、有錯字，甚至中文泰文夾雜，請你自行判讀）。

請把它整理成以下三個區塊，統一用繁體中文輸出：

【一、決議事項】
- 條列這場會議已經拍板定案的事，每條一句話講清楚。

【二、待辦事項】
用表格呈現，三欄：做什麼 / 負責人 / 期限。
- 逐字稿沒提到負責人就填「未指定」。
- 沒提到期限就填「未定」。
- 不要自己虛構負責人或日期。

【三、未決事項】
- 條列有討論到、但還沒做出結論的事，方便下次會議接著討論。

整理完後，最後再幫我生一段「適合貼到 LINE 群組的條列精簡提醒」，只放待辦事項，每條開頭加上負責人名字。

最後請反問我一句：有沒有漏記的決議或待辦需要補上？

以下是逐字稿：
（把你的逐字稿貼在這裡）

本週就能做的一步

下一次晨會，只做一件小事：開會前打開手機備忘錄，指定自己或一位同事邊開邊打流水帳。連速記都覺得麻煩，就用手機輸入法的語音輸入邊講邊轉文字。會後把這段文字貼給 ChatGPT，用上面的提示詞跑一次。不用追求完美，先做出第一份「有負責人、有期限」的會議紀錄，貼進 LINE 群組。光是這一步，就能讓「開完就忘」的會議，變成「有人盯、有交期」的行動清單。