เขียนรายงานยอดขายรายสัปดาห์ไม่ทัน? ใช้ ChatGPT สรุปบันทึกการเยี่ยมลูกค้าให้เป็นประเด็นที่หัวหน้าต้องการ

คุณเป็นแบบนี้บ่อยไหม กลางวันวิ่งพบลูกค้าห้าราย พูดปนกันทั้งไทยทั้งจีน จดโน้ตในมือถือแบบลวก ๆ ทั้งออเดอร์กระเช้า ยอดค้างชำระ ของที่ต้องเติมรอบหน้า ปนกันหมด พอสองทุ่มกลับถึงออฟฟิศ หัวหน้าจะดูรายงานพรุ่งนี้เช้า คุณนั่งจ้องกองบันทึกนี้ แค่จะหาว่า ลูกค้ารายไหนตกลงสั่งเท่าไร ก็ต้องพลิกหาตั้งนาน ทำเองทุกอย่าง ทั้งวิ่งยอดเองและเขียนรายงานเอง สัปดาห์หนึ่งหายไปสองสามชั่วโมงแบบนี้

ความจริงตั้งแต่ปี 2023 งานนี้โอนให้ ChatGPT ทำแทนได้ คุณไม่ต้องเขียนโปรแกรมเป็น แค่ เท บันทึกที่พูดปากเปล่าให้มัน แล้วมันจะจัดให้เป็นรูปแบบที่หัวหน้ามองแวบเดียวก็เข้าใจ

เท ความในหัวออกมาก่อน

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของการทำรายงาน จริง ๆ คือ การเริ่มลงมือเขียน คุณไม่ต้องสนใจรูปแบบก่อนก็ได้ พิมพ์หรือพูดบันทึกวันนี้ใส่ลงไปเลย เช่น เช้าไป Big C ฝ่ายจัดซื้อ ผู้จัดการหลี่บอกว่ากระเช้าเทศกาลจะเพิ่ม 300 ชุด แต่ให้เสนอราคาก่อนวันพุธหน้า บ่ายที่ Makro ยังค้างชำระอยู่สองหมื่นแปด คลังบอกของล็อตหน้าจะเลื่อนสามวัน พูดกระจัดกระจายแค่ไหนก็ไม่เป็นไร นี่คือสิ่งที่ ChatGPT ถนัด คือเปลี่ยนข้อความยุ่งเหยิงให้เป็นประเด็นที่มีโครงสร้าง

สั่งให้จัดใหม่ด้วย สายตาของหัวหน้า

สิ่งที่หัวหน้าอยากเห็นไม่ใช่ว่าคุณไปมากี่ราย แต่คือ เงินอยู่ตรงไหน ติดขัดตรงไหน ก้าวถัดไปคืออะไร ดังนั้นบอก ChatGPT ให้ชัดว่าจัดเป็นสามคอลัมน์ ชื่อลูกค้า ความคืบหน้าสัปดาห์นี้ พร้อมยอดเงิน และก้าวถัดไปพร้อมกำหนดเส้นตาย รายงานหนึ่งฉบับจะเปลี่ยนจาก ฉันทำอะไรบ้าง เป็น เรื่องไหนต้องตาม ใครรับผิดชอบ ครบกำหนดเมื่อไร หัวหน้ากวาดตาก็รู้ว่าต้องเข้ามาช่วยไหม

สามรายละเอียดเฉพาะของงานขายในไทย

หนึ่ง พูดปนไทยจีนได้ ChatGPT อ่านเข้าใจ แต่ในพรอมต์ให้ระบุ ให้แสดงผลเป็นภาษาไทย หัวหน้าจะอ่านรายงานได้ลื่น สอง ยอดเงินต้องระบุสกุลเงินให้ชัด (บาท THB) และให้แยก รับแล้ว กับ ยังไม่รับ เพราะยอดค้างชำระในธุรกิจค้าส่งมักเป็นจุดที่หัวหน้ากังวลที่สุด สาม ชื่อลูกค้าใช้ชื่อย่อภายในได้ แต่ครั้งแรกที่ปรากฏให้เติมชื่อเต็มไว้ เพื่อไม่ให้หัวหน้าจับคู่ไม่ถูก

เส้นที่ ChatGPT ทำไม่ได้

ChatGPT เวอร์ชันฟรีในเดือนสิงหาคม 2023 ประมวลผลได้แค่ข้อความที่คุณวางลงไป อัปโหลดไฟล์ Excel ไม่ได้ อ่านรูปไม่ได้ และไปดึงข้อมูลจากระบบคลังของคุณเองก็ไม่ได้ ดังนั้นตัวเลขยอดเงินและยอดค้าง คุณต้องตรวจให้ถูกก่อนแล้วค่อยวางให้มัน หน้าที่ของมันคือ จัดระเบียบและย่อ ไม่ใช่ ตรวจสอบและคำนวณ ให้มองมันเป็นผู้ช่วยฝึกงานที่จับประเด็นเก่ง ไม่ใช่นักบัญชี

🔧 ลงมือทำกับ AI: เปลี่ยนบันทึกเยี่ยมลูกค้าวันนี้ให้เป็นรายงานสัปดาห์

เปิด ChatGPT คัดลอกพรอมต์ด้านล่างนี้ เปลี่ยนเนื้อหาในวงเล็บเหลี่ยมเป็นบันทึกการเยี่ยมลูกค้าจริงของคุณวันนี้ (กระจัดกระจายแค่ไหนก็ได้) แล้ววางส่งได้เลย

คุณคือผู้ช่วยงานขายของฉัน ฉันเป็นพนักงานขายของบริษัทค้าส่งในไทย ด้านล่างคือบันทึกการเยี่ยมลูกค้าที่ฉันพูดวันนี้ เนื้อหากระจัดกระจาย ปนไทยจีน

ช่วยจัดให้เป็นรายงานสัปดาห์ที่หัวหน้าต้องการ แสดงผลเป็นภาษาไทย รูปแบบดังนี้

ใช้ตารางสามคอลัมน์
1. ชื่อลูกค้า (ครั้งแรกที่ปรากฏให้เติมชื่อเต็ม)
2. ความคืบหน้าสัปดาห์นี้ (ระบุยอดเงิน สกุล THB แยกรับแล้ว/ยังไม่รับ)
3. ก้าวถัดไปพร้อมกำหนดเส้นตาย

ใต้ตารางให้แยกรายการ เรื่องที่ต้องให้หัวหน้าช่วยหรือตัดสินใจ ไม่เกิน 3 ข้อ
น้ำเสียงกระชับ เขียนประเด็นตรง ๆ ไม่ต้องมีคำเกริ่นนำ

นี่คือบันทึกการเยี่ยมของฉัน
[วางบันทึกที่พูดวันนี้ เช่น เช้าไป Big C ฝ่ายจัดซื้อ ผู้จัดการหลี่บอกว่ากระเช้าเพิ่ม 300 ชุด ให้เสนอราคาก่อนวันพุธหน้า บ่ายที่ Makro ค้างชำระ 28000 ยังไม่รับ คลังบอกของล็อตหน้าเลื่อนสามวัน]

ก้าวเดียวที่ทำได้ในสัปดาห์นี้

ก่อนเลิกงานวันนี้ อย่าเพิ่งรีบพิมพ์รายงานเอง ให้จดบันทึกการวิ่งลูกค้าวันนี้ลงในโน้ตมือถือก่อน (กระจัดกระจายก็ไม่เป็นไร) กลับมาที่คอมพิวเตอร์วางลงในพรอมต์ด้านบน ให้ ChatGPT ร่างให้ก่อนหนึ่งฉบับ คุณแค่ตรวจยอดเงินและปรับถ้อยคำเล็กน้อย พอทำสำเร็จหนึ่งครั้ง ใช้ขั้นตอนนี้ประจำทุกสัปดาห์ เวลาโอทีสองสามชั่วโมงก็ประหยัดไปได้เลย