ยุ่งทั้งวันแต่บริษัทไม่ไปไหนสักที — เมทริกซ์บริหารเวลา 4 ช่อง ที่สอนให้คุณเก็บเวลาไว้ทำเรื่องที่สำคัญจริงๆ

สมชายเปิดบริษัทติดตั้งและซ่อมแอร์อยู่แถวนิคมอุตสาหกรรมอมตะนคร จังหวัดชลบุรี เริ่มต้นจากทีมงานสามคน ภายในห้าปีขยายมาเป็นช่างสิบห้าคน ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นโรงงานขนาดกลางและเล็กในนิคมอุตสาหกรรม ธุรกิจโตขึ้นเรื่อยๆ แต่เขากลับเหนื่อยขึ้นเรื่อยๆ เช่นกัน — ทุกเช้าเจ็ดโมง มือถือเริ่มดังไม่หยุด แอร์ที่ติดตั้งเมื่อคืนน้ำรั่ว ลูกค้าโทรมาต่อว่าช่างมาสาย ซัพพลายเออร์แจ้งว่าอะไหล่ขาดต้องเปลี่ยนออร์เดอร์ เขาวิ่งไปวิ่งมาระหว่างออฟฟิศกับหน้างานทั้งวันเพื่อดับไฟ กว่าจะกลับถึงบ้านก็สี่ทุ่ม แล้ววันรุ่งขึ้นก็วนกลับมาเป็นแบบเดิม

ปัญหาคือ ห้าปีที่ผ่านมาระบบใบเสนอราคาของบริษัทยังเป็น Excel ชุดเดิม การฝึกอบรมช่างใหม่อาศัยรุ่นพี่สอนรุ่นน้องแบบปากต่อปาก ไม่มีคู่มือมาตรฐานการทำงาน (SOP) แม้แต่ฉบับเดียว สมชายรู้อยู่แก่ใจว่าถ้าปล่อยไว้แบบนี้ต่อไปจะมีปัญหาใหญ่แน่นอน แต่ทุกครั้งที่จะนั่งลงจัดการ โทรศัพท์ก็ดังขึ้นมาอีก เป็นเรื่อง "เร่งด่วนกว่า" แทรกคิวเข้ามาตลอด เขายุ่งจนไม่มีเวลาเหลือให้กับสิ่งที่จะทำให้บริษัทดีขึ้นจริงๆ

ทำไม

สิ่งที่สมชายเจอ แท้จริงแล้วคือกับดักที่ผู้บริหารทุกคนมักตกหลุม นั่นคือการเข้าใจผิดว่า "เร่งด่วน" คือ "สำคัญ" ประธานาธิบดีสหรัฐฯ คนที่ 34 ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) เคยกล่าวไว้ในสุนทรพจน์ครั้งหนึ่งว่า "สิ่งที่สำคัญมักไม่เร่งด่วน สิ่งที่เร่งด่วนมักไม่สำคัญ" นักวิชาการด้านการบริหาร สตีเฟน อาร์. โควีย์ (Stephen R. Covey) นำแนวคิดนี้มาจัดระบบเป็นเครื่องมือในหนังสือคลาสสิกของเขาที่ตีพิมพ์ปี 1989 ชื่อ The 7 Habits of Highly Effective People โดยใช้สองแกน คือ "ระดับความเร่งด่วน" กับ "ระดับความสำคัญ" มาแบ่งงานทั้งหมดออกเป็นสี่ช่อง (quadrant)

เบื้องหลังเรื่องนี้มีกลไกทางจิตวิทยาอยู่ งานเร่งด่วนจะกระตุ้นปฏิกิริยาความเครียดในสมอง บังคับให้เราต้องตอบสนองทันที ทั้งที่จริงๆ อาจไม่สำคัญเลยก็ได้ ส่วนงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การวางระบบ การพัฒนาคน การวางกลยุทธ์ เพราะไม่มีเดดไลน์ชัดเจน จึงมักถูกเลื่อนออกไปเรื่อยๆ ว่า "ค่อยทำพรุ่งนี้" จนสุดท้ายก็กลายเป็นไฟที่ต้องดับเช่นกัน ในหนังสือ First Things First (1994) ที่โควีย์เขียนร่วมกับโรเจอร์ เมอร์ริลล์ (Roger Merrill) ได้ขยายความด้วยอุปมาเรื่อง "ใส่ก้อนหินใหญ่ก่อน" — ถ้าเทเศษทราย (เรื่องจุกจิก) ลงในโหลก่อน ก้อนหินใหญ่ (เรื่องที่สำคัญจริงๆ) ก็จะไม่มีที่ใส่อีกต่อไป

ทำอย่างไร

ขั้นที่ 1: ลิสต์งานทั้งสัปดาห์อย่างตรงไปตรงมา

อย่าเพิ่งรีบจัดหมวดหมู่ ใช้เวลาสิบนาทีเขียนทุกเรื่อง "ที่ต้องทำ" ในหัวของสัปดาห์นี้ออกมาให้หมด ไม่ว่าจะเป็นสายโทรศัพท์ร้องเรียนจากลูกค้า หรือคู่มือฝึกอบรมที่ค้างมาครึ่งปีแล้ว เขียนออกมาให้หมด