ปฏิทินงานหายไปไหน? คำนวณต้นทุนที่แท้จริงของ "หลุมดำการประชุม"

ผู้จัดการเอี๋ยน ผู้จัดการฝ่ายผลิตชาวไต้หวันของโรงงานชิ้นส่วนรถยนต์สัญชาติไต้หวันในนิคมอุตสาหกรรมอมตะซิตี้ จังหวัดระยอง ไม่ได้กินข้าวเย็นตรงเวลามาสามปีแล้ว เมื่อวันจันทร์ที่ผ่านมา ปฏิทิน Outlook ของเขาเต็มไปด้วยการประชุมสิบเอ็ดนัดตั้งแต่แปดโมงครึ่งเช้าจนถึงหนึ่งทุ่ม ไม่ว่าจะเป็นประชุมเช้า ประชุมประสานงานข้ามแผนก ประชุมคุณภาพประจำสัปดาห์ ประชุมวิดีโอกับลูกค้า และการถูกดึงเข้าไป "คุยด่วนอีกนิดเดียว" กลางวันเขากินข้าวกล่องระหว่างเดินเข้าห้องประชุมที่ห้าของวัน แล้วก็พบว่าจำไม่ได้เลยว่าการประชุมครั้งก่อนตกลงอะไรกันไว้ กว่าจะได้เปิดใบสั่งซื้อที่รออนุมัติก็หนึ่งทุ่มครึ่ง ส่วนรายงานความผิดปกติของสายการผลิต ต้องรอถึงห้าทุ่มถึงจะมีเวลาดู

เขาไม่ใช่กรณีพิเศษ เขาคำนวณคร่าวๆ ว่าผู้จัดการหกคนในทีมประชุมรวมกันมากกว่าสี่สิบนัดต่อสัปดาห์ แค่ "ต้นทุนเวลาบุคลากร" อย่างเดียว ตลอดทั้งปีก็เท่ากับเงินเดือนวิศวกรอาวุโสหนึ่งคนเต็มปี ทั้งที่การตัดสินใจส่วนใหญ่ในที่ประชุมเหล่านั้น จริงๆ แล้วคุยกันในไลน์แค่สามประโยคก็จบ

ทำไมถึงเป็นแบบนี้

สตีเวน โรเกลเบิร์ก (Steven Rogelberg) ศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาองค์กรจากมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา วิทยาเขตชาร์ล็อตต์ (UNC Charlotte) ผู้ศึกษาพฤติกรรมการประชุมมายาวนาน ระบุไว้ในหนังสือ The Surprising Science of Meetings ว่า ทั่วโลกมีการประชุมนับสิบล้านครั้งต่อวัน และผู้บริหารเองก็ยอมรับว่ากว่าสามในสิบของการประชุมนั้น "ไม่จำเป็นเลย" แต่ไม่มีใครกล้าเป็นคนแรกที่ยกเลิก เพราะการยกเลิกประชุมมักถูกมองว่าไม่รับผิดชอบ ทั้งที่การนั่งประชุมไม่ได้แปลว่ากำลังทำงานเสมอไป ด้านไมเคิล แมนกินส์ (Michael Mankins) จากบริษัทที่ปรึกษากลยุทธ์เบน แอนด์ คอมพานี (Bain & Company) และคณะ เสนอสูตรคำนวณที่ชัดเจนกว่าไว้ในบทความ "Your Scarcest Resource" ของ Harvard Business Review ปี 2014 คือนำ "จำนวนผู้เข้าร่วม x ค่าแรงเฉลี่ยต่อชั่วโมง x ระยะเวลาประชุม" มาคูณกัน แล้วจะพบว่าการประชุมสิบคน หนึ่งชั่วโมงตามปกติ เมื่อคิดเป็นต้นทุนจริงขององค์กรแล้ว มักสูงกว่าที่ผู้บริหารประเมินด้วยความรู้สึกถึงสามถึงห้าเท่า เวลาเป็นสิ่งที่มองไม่เห็น แต่เงินมองเห็นได้ชัด นี่คือจุดที่การประชุมล้นเกินมักถูกมองข้ามที่สุด

ลงมือทำอย่างไร

คำนวณต้นทุนที่แท้จริงของการประชุมก่อน

อย่าใช้แค่ความรู้สึกว่า "ประชุมเยอะจัง" เป็นเหตุผลอีกต่อไป เปิดปฏิทินสัปดาห์ที่แล้ว แล้วลิสต์จำนวนผู้เข้าร่วม ระยะเวลา และค่าแรงต่อชั่วโมงตามระดับตำแหน่งของแต่ละคน (คำนวณคร่าวๆ ได้จากเงินเดือน หารด้วย 22 วัน แล้วหารด้วย 8 ชั่วโมง) คูณกันแล้วรวมยอด ผู้บริหารส่วนใหญ่พอคำนวณครั้งแรกจะอึ้งไปเลย เพราะต้นทุนการประชุมของหนึ่งสัปดาห์ มักจะพอจ่ายเงินเดือนพนักงานใหม่หนึ่งคนได้เต็มเดือน

ใช้การตรวจสอบหนึ่งสัปดาห์จับ "การประชุมปลอม"

ตลอดห้าวันทำการติดต่อกัน ให้ติดป้ายการประชุมทุกนัดเป็นสามประเภท คือ "ต้องตัดสินใจจริง" "ใช้ข้อความแทนได้" และ "แค่แจ้งข้อมูล" บริษัทอีคอมเมิร์ซยักษ์ใหญ่จากแคนาดาอย่าง Shopify ประกาศต่อทั้งบริษัทเมื่อต้นปี 2023 ว่ายกเลิกการประชุมประจำที่มีผู้เข้าร่วมตั้งแต่สามคนขึ้นไปทั้งหมด เหตุผลก็เพราะการตรวจสอบภายในพบว่าการประชุมกว่าร้อยละหกสิบเข้าข่ายสองประเภทหลัง ประหยัดชั่วโมงทำงานไปหลายหมื่นชั่วโมงต่อปี โรงงานที่ระยองแห่งนั้นก็ลองตรวจสอบแบบเดียวกัน และพบว่าเนื้อหาร้อยละเก้าสิบของ "ประชุมคุณภาพประจำสัปดาห์" จริงๆ แล้วคุยกันจบในกลุ่มไลน์ตั้งแต่วันก่อนหน้าแล้ว หลังจากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นประชุมทุกสองสัปดาห์ ครั้งละไม่เกินยี่สิบนาที

🔧 ลงมือทำกับ AI: ตารางตรวจสอบต้นทุนการประชุม

บทเรียนนี้ยังไม่ต้องรีบเปลี่ยนกฎระเบียบ ให้ AI ช่วยแปลง "ความรู้สึก" ให้เป็น "ตัวเลข" ก่อน ลองส่งรายการประชุมสัปดาห์นี้ให้ AI ช่วยคำนวณต้นทุนที่แท้จริง และช่วยชี้จุดที่น่าสงสัยว่าประชุมซ้ำซ้อน

คุณคือที่ปรึกษาตรวจสอบต้นทุนการประชุมของฉัน ต่อไปนี้คือรายการประชุมของฉันในสัปดาห์ที่แล้ว ช่วยฉันทำสิ่งนี้ให้หน่อย:
1. คำนวณต้นทุนแต่ละการประชุมจากสูตร "จำนวนผู้เข้าร่วม x ค่าแรงเฉลี่ยต่อชั่วโมง(บาท) x ระยะเวลาประชุม(ชั่วโมง)" แล้วรวมยอดต้นทุนทั้งสัปดาห์
2. ชี้ว่าการประชุมนัดไหนที่คุณคิดว่า "ใช้ข้อความหรือเอกสารแทนได้" พร้อมเหตุผล
3. หาการประชุมที่คุยเรื่องเดียวกันซ้ำๆ แต่กระจายอยู่คนละนัด
4. สรุปให้ฉันหนึ่งประโยค ว่าถ้าลดรายการนี้ลงครึ่งหนึ่ง หนึ่งปีจะประหยัดเวลากี่ชั่วโมง หรือเงินกี่บาท

รายการประชุมของฉัน:
[วางที่นี่: ชื่อการประชุม / จำนวนผู้เข้าร่วม / ค่าแรงเฉลี่ยต่อชั่วโมงหรือเงินเดือน / ระยะเวลา / ความถี่ (ทุกสัปดาห์/ทุกสองสัปดาห์/ทุกเดือน)]

สิ่งที่ทำได้ในสัปดาห์นี้: เปิดปฏิทินสัปดาห์ที่แล้ว ลิสต์จำนวนคนและเวลาของแต่ละการประชุม ใช้สูตร "จำนวนคน x ค่าแรงต่อชั่วโมง x เวลา" คำนวณต้นทุนรวม แล้ววันศุกร์ลองเอาตัวเลขนี้ไปแชร์ให้ทีมผู้บริหารดู ยังไม่ต้องรีบเปลี่ยนอะไร แค่ให้ทุกคน "เห็น" ต้นทุนก่อนก็พอ

📎 ที่มาทางทฤษฎี: Steven Rogelberg, The Surprising Science of Meetings (Oxford University Press, 2019); Michael Mankins, Chris Brahm, Greg Caimi, "Your Scarcest Resource", Harvard Business Review, 2014; ข่าวการประกาศนโยบายการประชุมของ Shopify ปี 2023