เบิกค่าเดินทาง: จ่ายเบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย จะกลายเป็นเงินได้ของพนักงาน

บริษัท 東昇精密 ในจังหวัดชลบุรี ผลิตชิ้นส่วนโลหะสำหรับเบาะรถยนต์ ดำเนินกิจการมา 9 ปี มีพนักงาน 120 คน ทีมขาย 6 คนต้องเดินทางไปเชียงใหม่ทางเหนือ และหาดใหญ่กับสงขลาทางใต้เป็นประจำทุกเดือน ครั้งละ 3 ถึง 5 วัน

ระบบเบิกค่าเดินทางของเจ้าของบริษัทอย่าง張先生 นำมาจากไต้หวันเมื่อ 9 ปีก่อน คือจ่ายเบี้ยเลี้ยงวันละ 800 บาท ไม่ต้องแนบใบเสร็จ พนักงานดูแลค่าอาหารและที่พักเอง เหลือเท่าไรเป็นของพนักงาน เขาคิดว่านี่คือกฎที่ไม่มีใครเถียงที่สุดในบริษัท ไม่ต้องตรวจใบเสร็จ ไม่ต้องเถียงกันว่าทำไมมื้อนี้ถึง 380 บาท และทีมขายก็พอใจ เพราะประหยัดได้เท่าไรก็เป็นของตัวเอง ตลอด 9 ปีไม่เคยมีใครบ่น

เดือนมีนาคมปีนี้ สรรพากรเข้ามาตรวจการยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย เจ้าหน้าที่เปิดดูรายละเอียดเงินเดือนแล้วถามประโยคหนึ่งว่า "เงินก้อนนี้ที่จ่ายให้พนักงานขายเป็นประจำทุกเดือน ทำไมไม่รวมเข้าเงินเดือนเพื่อยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา"

ปฏิกิริยาแรกของ張先生คือ เบี้ยเลี้ยงเดินทางจะเป็นเงินเดือนได้อย่างไร

สี่บทที่ผ่านมาพูดเรื่องรถยนต์ของบริษัททั้งหมด ทั้งการซื้อ การเช่า ภาษีซื้อ และรถกระบะ บทนี้เปลี่ยนหัวข้อเป็นการเบิกค่าเดินทาง เรื่องนี้ไม่เกี่ยวโดยตรงกับการหักค่าใช้จ่ายรถยนต์ แต่เป็นหลุมที่นักธุรกิจต่างชาติตกบ่อยที่สุด และตกแล้วไม่รู้ตัวเลย เพราะหลุมนี้ไม่ได้อยู่ในบัญชีของบริษัท แต่อยู่ในสลิปเงินเดือนของพนักงาน

ทำไม

ประเทศไทยไม่มีเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่ยกเว้นภาษีตามกฎหมาย

ขอเริ่มด้วยประโยคที่สำคัญที่สุด ประโยคนี้จะล้มความเคยชินที่หลายบริษัทใช้มาเป็นสิบปี นั่นคือ กฎหมายภาษีไทยไม่ได้กำหนดจำนวนเงินเบี้ยเลี้ยงเดินทางต่อวันที่ได้รับยกเว้นภาษี

ที่ประโยคนี้ทำให้คนตกใจ เพราะทั้งไต้หวันและจีนมีสิ่งที่คล้ายกัน ไต้หวันมีเกณฑ์ค่าใช้จ่ายเดินทางที่หักได้ตามหลักเกณฑ์การตรวจสอบภาษีเงินได้นิติบุคคล ส่วนจีนแต่ละพื้นที่ก็มีธรรมเนียมเบี้ยเลี้ยงที่ยกเว้นภาษี เจ้าของกิจการที่มาจากไต้หวันหรือจีนจึงมีตัวเลขตั้งต้นอยู่ในหัวว่า จ่ายวันละไม่เกินเท่าไรถึงจะปลอดภัย เพียงแต่ไม่แน่ใจว่าตัวเลขของไทยคือเท่าไร

คำตอบคือ ไม่มีตัวเลขนั้น ไม่ใช่หาไม่เจอ แต่มันไม่มีอยู่จริง

และเมื่อสิ่งใดไม่มีข้อยกเว้นภาษี จุดยืนตั้งต้นของกฎหมายภาษีก็คือ สิ่งนั้นเป็นเงินได้ เงินที่พนักงานได้รับจากบริษัท หากไม่มีเหตุผลชัดเจนที่จะแยกออกไป ก็ถือเป็นเงินได้และต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

สองมุมมอง ที่เจ้าของกิจการส่วนใหญ่นึกถึงแค่มุมเดียว

เรื่องการเบิกค่าเดินทางมีมุมภาษีที่แยกจากกันโดยสิ้นเชิงสองมุม และหลายคนนึกถึงแค่มุมแรก

มุมที่หนึ่ง (บริษัท) เงินก้อนนี้บริษัทลงเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อหักภาษีเงินได้นิติบุคคลได้หรือไม่ เจ้าของกิจการมักสนใจเรื่องนี้ และคำตอบคือทั้งสองวิธีทำได้ ขอเพียงจำนวนเงินสมเหตุสมผล เกี่ยวข้องกับกิจการ และมีบันทึกการเบิกจ่ายภายใน ไม่ว่าจะเป็นการเบิกตามจริงหรือเบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย บริษัทก็ลงค่าใช้จ่ายได้

มุมที่สอง (พนักงาน) เงินก้อนนี้ถือเป็นเงินได้ของพนักงานและต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือไม่ คำถามนี้เจ้าของกิจการส่วนใหญ่ไม่เคยคิดถึง และมันคือคำถามที่สรรพากรจะถามเมื่อเข้ามาตรวจ ซึ่งคำตอบของสองวิธีนี้ต่างกันโดยสิ้นเชิง

จึงเกิดผลลัพธ์ที่ขัดกับสามัญสำนึกอย่างหนึ่ง คือวิธีเบี้ยเลี้ยงเหมาจ่ายนั้น ฝั่งบริษัทไม่มีปัญหาเลย ปัญหาทั้งหมดไปตกอยู่ที่ฝั่งพนักงาน เจ้าของกิจการดูบัญชีตัวเองก็ไม่เห็นความผิดปกติ เพราะบัญชีของเขาถูกต้องจริง ที่ผิดคือแบบยื่นภาษีเงินเดือน เพราะในแบบนั้นขาดเงินได้ก้อนหนึ่งที่ควรจะรวมอยู่ด้วย

เงินก้อนนั้นคิดออกมาเท่าไร

กลับมาที่東昇精密 พนักงานขาย 6 คน เฉลี่ยเดินทางคนละ 10 วันต่อเดือน วันละ 800 บาท รวมเดือนละ 48,000 บาท ปีละ 576,000 บาท เงินก้อนนี้ถูกนับเป็นค่าเดินทางของบริษัทมาตลอด 9 ปี ไม่เคยเข้าไปอยู่ในเงินได้ของใครเลย

สิ่งที่สรรพากรจะเรียกเก็บไม่ใช่ภาษีเงินได้นิติบุคคลที่บริษัทจ่ายขาด เพราะฝั่งบริษัทไม่ได้ผิด สิ่งที่จะถูกเรียกเก็บคือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่บริษัทไม่ได้หัก ณ ที่จ่ายตลอด 9 ปี พร้อมเงินเพิ่มและเบี้ยปรับ และเนื่องจากหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายอยู่ที่บริษัท เงินก้อนนี้สุดท้ายจึงเป็นบริษัทที่ต้องจ่าย

ที่ยุ่งกว่านั้นคือสิ่งที่ตามมา เมื่อเรื่องนี้ถูกแก้ไขให้ถูกต้อง เงินได้ประจำปีของพนักงานขายทั้ง 6 คนจะสูงขึ้น การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของแต่ละคนก็เปลี่ยนตามไปด้วย ระบบที่ตั้งขึ้นมาเพื่อความสะดวก สุดท้ายกลายเป็นต้องจัดการสามเรื่องพร้อมกัน คือการชำระภาษีย้อนหลัง การสื่อสารกับพนักงาน และการวางระบบใหม่

ทำอย่างไร

ขั้นที่หนึ่ง เข้าใจความต่างของสองวิธีให้ครบ

เมื่อวางสองวิธีไว้ในตารางเดียวกัน ความต่างจะชัดเจนมาก ให้สังเกตช่องขวาสุด นั่นคือช่องที่เจ้าของกิจการปกติไม่ได้ดู

คำอธิบายจากฝ่ายวิชาชีพตรงกันว่า เบี้ยเลี้ยงรายวันที่จ่ายให้พนักงานสำหรับค่าอาหารและค่าเดินทาง โดยหลักถือเป็นส่วนหนึ่งของเงินได้ของพนักงานและต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เว้นแต่พนักงานผู้นั้นเบิกจ่ายตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงโดยมีใบเสร็จ

📎 ต้นฉบับ: "Daily allowances provided to employees for meals and transportation are generally considered part of their income and subject to personal income tax, unless the employee travel reimburses the exact expenses with receipts."

ขอให้สังเกตคำว่า เว้นแต่ น้ำหนักของประโยคทั้งหมดอยู่ที่คำว่าเบิกจ่ายตามจริงโดยมีใบเสร็จ ถ้ามีใบเสร็จและจำนวนเงินตรงกับที่จ่ายจริง นั่นคือการเบิกค่าใช้จ่าย แต่ถ้าไม่มีใบเสร็จและจำนวนเงินเป็นอัตราที่บริษัทตั้งเอง นั่นคือการให้เงิน และการให้เงินพนักงานก็คือเงินได้