十几份合同的质保金到期日，忘了扣、忘了付才吵起来

曼谷一家做商办装修的施工公司，同时开着十几个工地，每个工地都跟不同分包商签约，合同里都写着质保金——通常是工程款的百分之五到十，要等质保期满、验收确认没有瑕疵才会付清。项目经理某次离职交接，只交代了各工地的进度，没人特别提质保金这件事。三个月后，一位分包商打电话来问「质保金怎么还没付」，会计翻出合同才发现已经逾期两个月，对方差点要走法律程序。同一时间，另一个项目的情况相反：质保期内验收发现屋顶漏水，公司却已经把质保金全数付清，想扣都扣不回来，只能自己吞下修缮费用。两种情况都不是没有合同，而是合同签完之后，没有人固定回头去看那些到期日。

为什么质保金到期日总是被漏掉

不是公司不重视这笔钱，而是实务上卡在几个地方：

• 每份合同的质保金比例、起算日认定都不一样——有的从竣工日起算，有的从验收合格日起算，混在一起看很容易算错。
• 合同签完就进档案柜或云端文件夹，没有人排定时间定期回头检查，往往等到分包商主动催款，才想起这件事。
• 项目经理轮调或离职交接时，通常只交代工程进度，很少有人把「这份合同的质保金何时到期、金额多少」写进交接清单。

一份能真正派上用场的质保金追踪表，该有哪些要件

不管用不用AI，一份真正有用的追踪表至少要有三个要件：一是以「每一份合同」为单位列出到期日与金额，而不是笼统地说「有些工地还没结清」；二是要用清楚的灯号标出紧急程度，比如已逾期、三十天内到期、时间还早，让人一眼看出该先处理哪几笔；三是要同时提醒「到期不等于可以直接付款」——到期前必须先确认验收有没有瑕疵，这是两件事，不能只看日期就自动放款。

🔧 AI 动手做：质保金到期提醒清单

把手上所有合同的关键条款整理成一张表（分包商名称、签约日、竣工日或验收日、质保金比例与金额、质保期月数），连同今天的日期一起丢给AI，请它帮你算出每份合同的质保金到期日，并依紧急程度排序。以下是可以直接复制使用的提示词：

你是我施工公司的合同管理助手。以下是我提供的资料：
1. 今天的日期：[YYYY-MM-DD]
2. 合同清单（每一行一份合同）：[粘贴：分包商名称、签约日、竣工日、验收合格日（若已验收）、质保金比例、质保金金额、质保期月数、目前是否已付清]

请你：
1. 针对尚未付清的合同，按照「起算日（优先用验收合格日，若没有验收日就用竣工日）加上质保期月数」，算出每份合同质保金的到期日。
2. 用灯号分类：红灯＝已逾期还没处理，黄灯＝未来 [30] 天内到期，绿灯＝还有超过 [30] 天。
3. 依红、黄、绿的顺序，列出一张表，栏位包含分包商名称、到期日、质保金金额、目前灯号。
4. 在每一条红灯与黄灯项目旁，提醒我「付款前务必先确认该工地验收是否有瑕疵记录，若有瑕疵应先扣款再处理，不要仅依到期日直接放款」。
5. 用一句话总结本周最优先该处理的一笔。

注意：所有日期与金额都以我提供的合同清单为准，不要自行假设起算日或补上我没有给的金额；如果某份合同缺少质保期月数或起算日，请明确列出来要我补齐，不要自己猜测。

AI算出来的到期日只是依合同条款推算的结果，不是最终能不能付款的判断——工地是否真的有瑕疵、瑕疵修缮是否已完成，这些现场情况还是要由工地负责人或监理人员确认后才能决定，不能让AI算出的日期直接触发放款。

本周就能做的一步：先把手上正在质保期内、还没结清质保金的合同整理成一张表，写清楚质保金比例与起算日，丢给AI跑一次，看看有没有已经逾期却还没处理的合同。