离职业务的手机还登录着公司 ChatGPT？用“安全记录”做每月账号巡检

曼谷一家贸易公司，三位业务和一位行政共用一个 ChatGPT 付费账号，密码就贴在 LINE 群里。上个月离职的业务小陈，手机上还登录着这个账号，对话记录里有客户报价单和议价底线。老板问：“他现在还看得到吗？有没有人在我们不知道的地方登录过？”没有人答得出来。

为什么账号访问安全一直处理不好

常见的误区有三个：

• 只管“谁可以用”，没人记录“谁登录过”，出事只能靠猜。
• 离职交接只收笔记本电脑，忘了员工手机上的登录状态。
• 为了省钱共用一个账号，所有人的对话混在一起，看到异常登录也分不清是谁。

ChatGPT 新推出的功能补上了缺口：网页版“设置 > 安全与登录”中的“安全记录”（实际名称与位置请以你账号的界面为准），会列出近期登录、登出、密码变更、多重验证（MFA）与通行密钥（passkey）的设置变更，每条附时间、大致位置与设备。以前只能猜，现在可以自己查。要注意：这是个人账号层级的记录，不是企业管理员后台，无法一次看全公司；官方也说明部分细节可能只是概略值或无法获取。它管的是“谁进得来”，和数据是否用于训练的隐私设置是两回事。

好的巡检做法要有哪些要件

• 固定频率：每月固定一天、固定一个人查。
• 逐条对照：每条记录都要能对上“是谁、哪台设备”。
• 应对步骤写死：看到不认识的记录，照表操作，不临时讨论。
• 通报对象提前指定：谁负责决策、谁负责通知客户，先写清楚。

🔧 AI 动手做：每月 AI 账号安全巡检清单＋异常登录应对步骤

把下面的提示词贴给 AI，换成你公司的情况，就能得到一份打印出来就能用的巡检表，以及共用账号改个人账号的过渡计划。

你是一位熟悉泰国中小企业的信息安全顾问。我的公司是[行业，例如：曼谷贸易公司]，共有[人数]人，目前有[几个]个 ChatGPT 账号被[哪些岗位]共用，离职员工约[人数]人。
请帮我输出：
1. 每月 AI 账号安全巡检清单：按 ChatGPT“设置 > 安全与登录 > 安全记录”的字段（登录、登出、密码变更、MFA、通行密钥、时间、大致位置、设备）逐项列出要检查什么、怎样算异常。
2. 异常登录应对步骤：看到不认识的设备或地点时，依次做什么（登出所有设备、改密码、开启 MFA、盘点对话中的敏感数据、通报谁），每步标注负责人[岗位]和完成期限。
3. 共用账号改个人账号的四周过渡计划，每周一个具体动作。
注意：这是个人账号层级的记录，不是企业后台；官方说明部分位置信息只是概略值，请提醒我不要仅凭位置下结论。
请用表格和条列，并附一份给员工的中泰双语公告草稿。

本周就能做的一步：今天就打开你自己的 ChatGPT 账号，进入安全记录看一遍，把每一条不确定的设备写下来，问清楚是谁的。