开会前3分钟，让ChatGPT帮你拟好议程

周一早会，九点准时开始，结果店长讲到九点二十还在复述上周退货率为什么变高、哪个品牌又缺货、哪个员工排班有问题。等到真正要讨论“这周要做什么”，员工已经开始刷手机，会议只剩十分钟，草草结束，下周又是同样的戏码。问题不是店长不会开会，是每次开会前，脑子里那些“店况”都要重新想一遍、重新讲一遍——上周业绩、缺货品项、客诉热点、新员工状况，这些背景信息没有一个地方能“存”下来，每次都得从零讲起，难怪会议越开越长、越开越没重点。

问题不是不会开会，是每次都要重讲一次背景

大多数店长其实很清楚这周要谈什么，缺的不是想法，是“把想法整理成一份能直接照做的议程”的时间。而这件事偏偏最容易被压缩——一忙起来，议程就靠脑子里想，讲到哪算到哪，员工听得零散，散会后也不知道自己要做什么。

自定义指令：让ChatGPT先“记住”你的店

ChatGPT在2023年7月上线的“自定义指令”（Custom Instructions）功能，就是为了解决这个“每次都要重讲一次”的麻烦。它有两个栏位：“关于你”（About you）和“希望ChatGPT怎么回复”（How would you like ChatGPT to respond）。把你店的基本状况——店型、员工人数、目前主打品类、常见的管理痛点——写进“关于你”，之后每次开新对话，ChatGPT都会先读过这些设定再回答，不用你每次都从“我是一间便利店店长”开始讲起。

议程怎么下指令，才会落地不是空话

光靠自定义指令记住背景还不够，议程能不能用，关键在你怎么问。与其问“帮我想开会要讲什么”，不如具体列出这周实际发生的三、四件事——例如“上周六缺货两次”“新人上工第三天还不会操作POS退货”“客诉多集中在结账排队”，请ChatGPT把这些整理成“时间分配＋每项要做的决定”的议程，而不是一堆空泛的标题。议程要能让员工一看就知道“等一下要决定什么”，而不是“等一下要听什么”。

把议程提前贴到群组，会议自然变快

生成议程后，提前十分钟贴到LINE工作群组，让员工开会前先看过，会议现场就能省下复述背景的时间，直接进到讨论和决定。这也是为什么“自定义指令”比单纯每次问ChatGPT更有用——它省下的不是打字时间，是你重新解释一次“我们店现在的状况”的力气，让你能把力气留给真正该讨论的事。

🔧 AI 动手做：三分钟生成本周晨会议程

打开ChatGPT，先到设置里把你的店况写进“自定义指令”，之后每周开会前只要贴一句话描述这周状况，就能生出一份可以直接照念、照做的议程。

【自定义指令设置，一次填好】
关于你：我是一间[门店类型，例如便利店/服装店]的店长，店内有[人数]位员工，目前主打[品类]，最常遇到的管理问题是[缺货/客诉/排班/新人培训，择一或多个]。

希望ChatGPT怎么回复：请用条列式回复，语气直接，不要空泛的建议，每次生成议程时要包含“讨论时间分配”和“每一项需要当场做的决定”。

【每周晨会前，贴上这句】
这周我们店发生的事：[列出3-4件实际状况，例如：周六缺货两次、新人还不熟POS退货、客诉集中在结账排队]。
请帮我生成一份15分钟的晨会议程，包含开场30秒重点提醒、每个问题该问员工什么、以及会议结束前要确定的3件事。

本周就能做的一步：今天就把你店的基本状况写进ChatGPT的自定义指令，下周一早会前，贴一句这周实际发生的事，让它帮你把议程排好——你会发现，光是不用重讲背景，会议就能提早十分钟进主题。