应收账款台账：老板每周花15分钟，揪出快变坏账的客户

陈志明在泰国罗勇府阿玛达工业城经营一家做汽车零件的小工厂"精成金属",给附近几家一线厂的协作厂代工。订单接到手软,他每天忙着盯产能、盯品质,收款这件事,全权交给业务和会计各管一块。

业务阿明在LINE上跟客户谈好账期,货到45天付款;会计小芳按发票登记应收账款,月底做一份汇总表。两人各有一本账,没有人把它们放在一起看。直到有一天小芳拿着一张纸走进办公室:"老板,这几家客户,有的超过90天没付钱了,加起来320万泰铢。"陈志明整张脸都白了——他甚至不知道其中一家客户的老板早就把工厂关了,人已经联系不上。

这不是个例。泰国中小企业主常常对"订单""发货"很有感,对"这笔钱到底收回来了没"却毫无感觉——因为没有一张表,把散落在业务手机、会计账本里的应收账款,摊在阳光下让人看见。

为什么

应收账款会烂掉,通常不是因为客户存心赖账,而是因为"没人定期在看"。COSO内部控制整合框架(COSO Internal Control – Integrated Framework,1992年发布、2013年更新)把"监督活动"(Monitoring Activities)列为内部控制五大要素之一——制度设计得再完整,如果没有人定期检查执行结果、主动预警,问题永远是等到爆发才被发现。

再套用审计圈常讲的"三道防线"模型(源自国际内部审计师协会IIA,2020年更新为Three Lines Model):业务是第一道防线,负责把货卖出去、把钱收回来;财务/会计是第二道防线,负责监控整体风险是否失控;老板是最后一道把关。精成金属的问题在于,第二道防线只做到了"登记",没有做到"摊开账龄、主动预警"——业务和会计各拿一块信息,没有人把它组成一张让决策者一眼看懂的图。

怎么做

一张台账要有的九个字段

应收账款台账不必是复杂的财务报表,而是一张所有人都看得懂的工作表。至少要有:客户名称、发票号码与开票日期、到期日、应收金额、已收金额、余额、账龄(距今天数)、当前状态(正常/催收中/已外包)、负责业务。这九个字段不需要昂贵系统,一张Google表格就能开始。