总部规则vs.店长规则打架：Gemini自定义指令要分角色设定才不冲突

曼谷一家连锁火锅店总部与六家分店最近吵成一团。运营总监老陈在自己的 Gmail 侧边栏设了一条 Gemini 规则：所有回复先看毛利率与人力成本占比，对内一律用中文、语气正式。同一个 Google Workspace 底下，负责现场的泰籍店长依提，也在自己的 Sheets 侧边栏加了一条规则：她只在意翻台率跟客诉件数，回复要用比较口语、贴近顾客的泰文。两条规则各自在各自的账号里生效，谁都不知道对方设了什么。有次总部月会前，依提帮老陈代打一份周报草稿，Gemini 却按依提账号里的规则抓了翻台率而不是毛利率，老陈拿到手才发现方向完全不对，两人对着屏幕吵了十分钟才搞清楚问题出在哪。

为什么这件事一直处理不好

连锁店总部跟现场各设各的 AI 规则、结果互相打架，通常是这几个原因造成：

• 自定义指令是“个人账号”层级的设定，不是团队共享，每个人各自设定却以为对方看得到、用得到
• 没人负责整理“谁设了什么规则”，出问题只能事后回溯猜测，找不到源头
• 总部跟现场本来就关心不同指标，却没有先讲好“什么场景该用谁的角度”，规则自然互相盖过去

一个好做法的几个要件

先不谈用什么工具，多人共用一套 AI 时，规则设计通常要具备这几点：

• 分清楚“共用规则”（公司是谁、对外语言）跟“角色专属规则”（总部看毛利、店长看翻台率），不要混在一起写
• 每条规则标明“适用场景”，避免一条规则被套用到不该套用的情境
• 定期让相关的人对一次规则清单，而不是各自关起门来设定、互不通气

🔧 AI动手做：分角色设计Gemini自定义指令，避免规则互相打架

2026年9月2日起，Gemini 的自定义指令从 Docs 扩大到 Gmail、Sheets、Slides 侧边栏，以及 Drive、Chat 里的 Ask Gemini，同一份规则各应用通用——但要注意，这是“个人账号”层级的设定，老陈设的规则不会出现在依提的账号里，反过来也一样。也因此，多人共用同一套 Workspace 时，更需要事先讲清楚各自的规则范围，而不是各设各的、等出问题才发现打架。设置方式：在任一侧边栏跟 Gemini 说“请记住这条规则”，或到侧边栏菜单→设置→个性化→“Your Instructions for Gemini in Workspace”集中管理。

我是 [公司/门店名称] 的 [角色，例如总部运营总监／门店店长]。我这条规则只在 [适用范围，例如我自己在 Gmail、Sheets 处理总部报表时] 生效，请遵守：
1. 看数字时优先看 [我关心的指标，例如毛利率与人力成本占比／翻台率与客诉件数]。
2. 对外文件与回复用 [语言与语气，例如泰文为主、中文对照、正式但不生硬]。
3. 如果你之后被其他同事（例如 [总监／店长]）用他们自己的账号问问题，请依照他们自己设定的规则处理，不要套用我这条。
4. 遇到 [敏感事项，例如金额异常、客诉金额超过一定额度] 时，先标注“需要人工确认”，不要自己下结论。

本周就能做的一步：本周找一个常跟你共用同一个 Workspace 讨论数字的同事，花十分钟互相讲一次彼此在 Gemini 里设了哪些规则，避免下次代打报表又抓错指标。