每周一做三小时的生产汇报，录成 Copilot 技能就能交接

罗勇府一家台资工厂，厂长助理小芸每周一早上都要打一场硬仗：把上周的生产日报 Excel 数据贴进周会演示文稿，套公司模板、异常数字标红、标题加中泰双语。一套做下来三个小时，周会九点开，她七点就到。某周她请病假，代班的人找不到模板、不知道标红的阈值，演示晚了一小时，厂长当场问：“上周良率到底多少？”

为什么这件事一直处理不好

• 步骤只存在一个人的脑子里：哪个字段贴到哪一页、低于多少个百分点要标红，都没写下来。
• 交接靠口头：请假前只丢一句“照上周改就行”，而上周的文件早被改得面目全非。
• 每次手动重做：粘贴、调字体、标红反复进行，越赶越容易漏掉一页。

一份可交接的重复性演示流程要件

• 步骤编号清楚，每一步只做一件事。
• 判断标准写成数字，例如“良率低于 95% 标红”，而不是“看着不太好就标”。
• 设有检核点：做完后要核对哪几个数字。
• 输入与输出固定：数据来自哪个文件、成品长什么样。

🔧 AI 动手做：把每周演示步骤录成 Copilot 技能

PowerPoint 的 Copilot 近日新增“录制技能（Record a Skill）”，正在陆续推送，请先确认你的 Microsoft 365 租户是否已出现这项功能：你可以把一连串操作录下来，保存为可重复使用的技能，之后同类演示直接调用。以前做不到，每次都得重做。但录制之前步骤必须先标准化，否则录下来的也是乱的。先用下面的提示词整理步骤清单：

你是工厂管理顾问。请把以下“每周生产周会演示”的做法，整理成可以录成 PowerPoint 技能的标准步骤清单。

我的情况：
- 数据来源：[生产日报 Excel 文件名与工作表]
- 演示模板：[公司模板名称]
- 要放的指标：[例如产量、良率、停机时间]
- 异常判断标准：[例如良率低于 95% 标红]
- 标题语言：[例如中文加泰文双语]

请输出：
1. 编号步骤（每步只做一件事，写明动作与位置）
2. 每步的完成判断标准
3. 录制前要准备的文件与状态
4. 完成后的人工检核点（至少 3 个要抽查的数字）
5. 容易出错的地方提醒

拿到清单后，照清单在 PowerPoint 逐步操作并录制，保存后下周一从 Copilot 的技能列表中选取该技能调用，再人工抽查数字。注意：技能保存在个人 OneDrive，仅本人可用；要让团队共用，需请 IT 部署组织技能。也请先确认公司已开通 Microsoft 365 Copilot。

本周就能做的一步：今天请助理把上周演示的做法逐步写下来，用上面的提示词整理成步骤清单，下周一照着录第一版技能。