共用邮箱的 VIP 大单被淹没？用 Workspace Studio 嵌套条件做分流

曼谷一家约三十人的工业包材贸易公司，所有客户都写信到同一个 sales@ 邮箱。询价、订单、投诉、催货全混在一起，助理每天早上要花一小时人工分派。之前设过一个自动通知流程，结果客户只回一句“收到，谢谢”也会再触发一次，LINE 群和 Chat 空间被刷屏，助理被迫把通知关掉，真正重要的邮件反而没人及时看到。某位 VIP 大客户五十万泰铢的询价，就这样排在普通小额询价后面，两天后才有人回，客户早已转向别家。

为什么分流一直处理不好

多数公司卡在这几个误区：

• 只做单层判断：只分“询价或投诉”，不管客户等级与金额，大单小单一样排队。
• 同一邮件会话每封都触发：客户的礼貌性回复被当成新案件，通知多了就没人看。
• 附件写死位置：流程每次都附同一份报价单，找不到该客户的最新合同。

一张好分流规则的几个要件

• 先写成决策表：类型 → 客户等级 → 金额门槛 → 负责人 → 回复时限，每一格都有明确答案。
• 只在首封来信通知，后续往来留在邮件会话里处理。
• 每个分支都有备用负责人，避免请假时卡住。
• 上线前拿真实历史邮件试跑，而不是凭想象。

🔧 AI 动手做：分流决策表生成器

Google Workspace Studio 十月公告新增了嵌套条件（分支里再分支）、Gmail 跳过回复（只在首封来信触发）、Drive“搜索文档”步骤（按客户动态找报价单或合同）。这些功能自十月起陆续推出，实际开通时间请以管理员后台为准。以前只能单层判断、每封都重复触发、文件得写死，现在可以先让 AI 帮你把规则理清楚，再对应到流程步骤。

你是一位熟悉 [我的行业，例如：工业包材贸易] 的客服流程顾问。
我们公司共用邮箱 [sales@公司域名] 会收到：询价、订单、投诉、催货。
客户等级：[VIP／普通／新客的定义]。
金额门槛：[例如：超过 300,000 泰铢算大单]。
负责人：[各类型与等级的负责人及备用]。
请帮我：
1. 输出一张决策表（类型 → 客户等级 → 金额门槛 → 负责人 → 回复时限）。
2. 转成适合 Google Workspace Studio 的流程步骤：哪里用嵌套条件、哪里用“跳过回复”、哪里用“搜索文档”找该客户的报价单或合同。
3. 列出 5 种容易误判的邮件（例如转发、一封邮件多件事），并给出处理建议。
4. 提醒：AI 分类只做建议，由负责人确认后才回复客户。

本周就能做的一步：从共用邮箱挑出十封历史邮件，用上面的决策表人工逐封分类，看有几封会被分错，再决定要不要上线。