门店店长交接：用 ChatGPT 逼出老员工脑中的隐性经验，做一份不靠记忆的运营手册

做门店的都懂这种痛：开店十年的老店长递了辞呈，你才惊觉整间店的运作其实装在他一个人的脑袋里。哪家供应商周三不送货、哪个老客户只认他、雨天备料要少订三成、收银机卡纸怎么处理——这些「门道」没有一条写在纸上。等他走了，新店长只能靠土办法重新踩一遍所有的坑。校长兼敲钟的你，根本没空坐下来陪老店长一条条问。

问题从来不是老店长不肯教，而是「隐性经验」很难自己讲出来——他觉得理所当然的事，正是新人最容易出错的地方。你需要一个不会累、会一直追问的采访者。2023 年初刚爆红的 ChatGPT，正好能扮演这个角色。

为什么交接手册总是写不出来

要老店长「写一份交接手册」，他通常会给你三行字：开店、补货、关店。因为人对熟到变反射的事，是无法主动回想细节的。突破口在于「被问」——只要问题够具体，记忆就会被勾出来。ChatGPT 的强项就是能根据主题，一口气生出几十个你想不到的追问。

把店长的一天拆成可提问的区块

别想一次问完。把门店运作切成几大块：开店与现金、订货与库存、人员排班、客诉处理、供应商往来、结账与日报。每一块都让 ChatGPT 先生成一份采访题库，老店长照着答就好——答的是口语也没关系，回头再请 ChatGPT 整理成条列。

用 AI 把口语答案变成标准流程

老店长讲话跳来跳去：「那个嘛，周三他不来啦，要么你前一天打给阿明」。把这段原话贴回 ChatGPT，请它改写成清楚的步骤：谁、何时、做什么、例外情况。一来一回，零散的口述就变成新人看得懂的 SOP。注意：ChatGPT 此刻只能处理你贴进去的文字，不会上网也读不了照片，所以货号、供应商电话这些事实要你自己核对填上。

🔧 AI 动手做：生成一份店长采访题库

打开 ChatGPT，把下面的提示词贴进去，再把「订货与库存」换成你想交接的区块，就能得到一份可以直接拿去问老店长的题库。

你是一位资深的连锁门店运营顾问，正在协助一家泰国的门店做店长交接。
我要把即将离职的老店长脑中的经验，整理成新店长看得懂的交接手册。

请针对「订货与库存」这个主题，帮我设计 20 个采访问题，用来逼出老店长平常凭经验在做、但没写下来的细节。
要求：
1. 问题要非常具体，例如包含「淡旺季」「周几」「天气」「特定供应商」等情境。
2. 涵盖：正常流程、例外情况、容易出错的地方、只有他知道的门道。
3. 用简体中文，条列输出，每题一行。

出完题后，请再教我：拿到老店长的口语回答后，我该怎么把它整理成一份清楚的步骤手册。

本周就能做的一步

挑一个最怕老店长带走的区块（多半是「订货」或「客诉」），今天就用上面的提示词生成题库，打印出来，明天利用午休空档请老店长口头答十题、你录音或速记。周末再把答案贴回 ChatGPT 整理成第一页手册。一周一块，一个月后你就有一本不靠任何人记忆的运营手册。