权责与决策体检：决策问责表与审批权限生成器（AI 工具）

一位在曼谷的台商总经理，听完前面七讲，点头点得很用力，然后问了一句：「道理我都懂，可是明天一早，我到底要拿什么东西去跟部门主管说？」这个问题问对了。权责如果只留在脑袋里，下周一就会被一堆待批文档淹没。

这一讲不加新观念，只做一件事：把前七讲变成公司明天就能开始用的三份文档。三份文档都有现成的提示词，你填入自己公司的数据，贴进通云AI（TongyunAI），或贴到你惯用的 AI 工具，就能拿到一份草稿。草稿不是成品，你要自己检查、跟老板确认，才算数。

先回顾：前七讲各留下一句话

• 第 1 讲：决策卡住，常常不是主管太慢，是没人有权、有权的人不敢、或好几个人都有权。
• 第 2 讲：每件事最后只能有一个人问责，两个人都问责，就是没有人问责。
• 第 3 讲：从组织图推到审批权限表，写清楚每一层能拍板什么。
• 第 4 讲：决定交给「后果落在其视野内」的最低层级。
• 第 5 讲：第一线员工与班组长，在规则内当场决定。
• 第 6 讲：中层主管，跨部门的决定指定拍板人，往上送要带一页备忘录。
• 第 7 讲：老板只做该老板做的决定，其余时间用来设计权责、检查决策品质。

三份文档，各对应哪几讲

本讲的工具和站上已有的工具不同：授权层级对照表生成器帮你判断单一事项要授权到哪一层，可逆／不可逆决策判断器帮你判断单一决定能不能快速做，权责中心蓝图是从组织设计角度划分权责中心。这里的三份文档，是把整间公司的常见决定，一次整理成问责表、审批权限表与职位守则卡。

三条红线，已写进每一份提示词

• AI 只提供建议草稿，不替公司做最终决定。
• 所有金额门槛都是「建议值」，要由老板确认；涉及劳动法、税务与合约的项目，要请专业人士确认。
• 数据不够就写「待补」，不准猜。

如果你用的 AI 回答偏离这三条，例如直接说「这样没有法律问题」，请停下来，不要照做。

AI 动手做 ①：决策问责表（RACI）

用途

把部门里每天都在发生的常见决定，一项一项写成 R、A、C、I。R 是动手做的人，可以有好几个；A 是最后问责的人，每一列恰好一个；C 是决定前要问的人；I 是决定后要告诉的人。这张表最大的功用，是一眼看出哪些列没有 A、哪些列有两个 A，还有哪些列的 A 全都是老板。

要先准备的数据

• 公司规模、产业，以及各部门的职位（由高到低）。
• 每个部门最近一个月最常卡住的 5 到 10 个决定。
• 现有的签核规定（如果有），让 AI 的草稿不要和既有制度打架。

你是协助整理管理制度的助理，不是公司的决策者。请依下列数据，为我的公司产出「决策问责表（RACI）」草稿。

界线（请全程遵守）：
1. 你只提供建议草稿，不替公司做最终决定；最后由我与公司负责人拍板。
2. 涉及劳动法（聘雇、解雇、加班、薪资）、税务、合约签署的项目，请在备注栏标示「需请专业人士确认」。
3. 数据不足的地方请写「待补」，不要自行猜测。

公司数据：
- 公司规模：〔例如：员工 80 人〕
- 产业：〔例如：塑料射出加工〕
- 各部门与职位（由高到低）：〔例如：总经理、生管经理、采购科长、业务经理、人资主任、财务经理〕
- 常见的决定（每行一项）：〔例如：紧急插单、供应商临时换料、客户折扣、加班申请、小额采购、新人录用〕

请输出一张表格，字段如下：
决定事项｜R（运行者，可多人）｜A（最后问责者，只能一人）｜C（需咨询者）｜I（事后知会者）｜备注

制表规则：
1. 每一列恰好一个 A，不能零个、不能两个；请自行逐列检查并在表后回报检查结果。
2. A 必须是「职位」，不可以是「部门」或「大家」。
3. 请标出 A 是老板（总经理）的列，统计有几列；若超过全部的三分之一，请逐列建议可以往下放给哪个职位，并说明理由与需要先补的条件（规则、额度、信息）。

表格后面请再附：
A. 最容易互相推给对方的 3 项决定，以及原因。
B. 我应该先跟老板确认的 5 个问题。

AI 产出后，要自己检查的 3 件事

• 每列恰好一个 A。自己从头扫一遍，零个或两个的都要改；其他人放到 R 或 C。
• A 是职位，不是部门。写「采购部」不算，要写到「采购科长」，出事时才找得到人。
• 老板当 A 的列有哪些。逐列问自己：这件事真的非我不可吗？可以放下去的，先挑一两列试放，并补上规则与额度。

AI 动手做 ②：分层审批权限表

用途

问责表回答「谁负责」，审批权限表回答「多大的事谁可以核准」。同一类事项，依金额与风险分层：谁拟议、谁审核、谁核准、谁知会，核准人不在时由谁代理。这张表的目标是让核准人尽量不是老板，把等待的时间砍掉。

要先准备的数据

• 组织层级（由高到低）与币别。
• 各层级最常碰到的 8 到 12 类事项。
• 目前实际在用的签核金额（哪怕是口头默契，也先写下来）。

你是协助整理管理制度的助理，不是公司的决策者。请依下列数据，为我的公司产出「分层审批权限表」草稿。

界线（请全程遵守）：
1. 你只提供建议草稿，不替公司做最终决定；最后由我与公司负责人拍板。
2. 所有金额门槛一律标成「建议值，需老板确认」，不可写成定案。
3. 涉及劳动法、税务、合约的项目，请在备注栏标示「需请专业人士确认」。
4. 对外签约仍依公司登记的有权签字董事办理；内部审批权限不等于对外签字权，请在表后明确提醒。
5. 数据不足的地方请写「待补」，不要自行猜测。

公司数据：
- 公司规模与产业：〔例如：员工 80 人的制造业〕
- 币别：〔泰铢／新台币〕
- 组织层级（由高到低）：〔例如：总经理、副总、部门经理、科长、组长〕
- 常见事项（每行一项）：〔例如：小额采购、新供应商开发、客户折扣、加班安排、差旅、人员录用、设备维修〕

请输出一张表格，字段如下：
事项｜金额门槛（建议值，需老板确认）｜拟议者｜审核者｜核准者（尽量不是老板）｜知会对象｜代理人（核准者不在时由谁核准）｜回复时限｜备注

表格后面请再附：
A. 哪些列的核准者仍是老板，原因是什么，是否真的有必要。
B. 我应该先跟老板确认的 5 个问题。

AI 产出后，要自己检查的 3 件事

• 每个金额都是建议值。对照公司的现金流与既有规定调整，由老板确认后才生效；金额示例请依公司规模调整。
• 代理人栏有没有填。核准人出差或休假时没人能签，事情照样卡住；每一列都要有人代理。
• 对外签约不要混在一起。内部审批权限是公司内部的分工，对外签约仍依公司登记的有权签字董事；涉及合约、劳动与税务的门槛，请专业人士确认。

AI 动手做 ③：各职位决策守则卡

用途

前两份是给管理者看的表，第三份是给每个人的一页卡片。第一线员工、班组长、中层主管、高端主管，各自一张，写清楚四件事：我可以直接决定的事、决定前要问谁、什么情况必须往上送、往上送要带什么。呼应第 5 到 7 讲：基层在规则内当场决定，中层主管带备忘录往上送，老板只接该接的事。

要先准备的数据

• 要做卡片的职位层级，以及各层级最常遇到的情境。
• 前面两份文档的草稿，贴进去，卡片才会和表对得上。

你是协助整理管理制度的助理，不是公司的决策者。请依下列数据，为我的公司的每一个职位层级各产出一张「决策守则卡」草稿。

界线（请全程遵守）：
1. 你只提供建议草稿，不替公司做最终决定；最后由我与公司负责人拍板。
2. 守则中的金额与时间门槛一律标成「建议值，需老板确认」；涉及劳动法、税务、合约的项目，请标示「需请专业人士确认」。
3. 数据不足的地方请写「待补」，不要自行猜测。
4. 语气要让员工觉得被信任，不要写成限制与警告。

公司数据：
- 产业与规模：〔例如：员工 80 人的制造业〕
- 要做卡片的职位层级：〔第一线员工／班组长／中层主管／高端主管，请勾选或留下要做的〕
- 各层级最常遇到的情境（每行一项）：〔例如：客户临时要求加急、机台异常要不要停线、供应商延迟交货〕
- 目前已有的审批权限表或问责表（有就粘贴来）：〔粘贴或写「无」〕

每张卡请固定四个字段：
1. 我可以直接决定的事（附额度，决定后怎么记录）
2. 决定前要问谁（至少一个人，写职位）
3. 什么情况必须往上送（写成可以判断的条件，例如金额超过、影响其他部门、不可逆）
4. 往上送要带什么：请附「一页决策备忘录」字段：要决定的事、期限、背景、至少两个选项与优缺点、证据、风险、我的建议与理由

另外请各卡片写一句「规则没写到的时候，照这个目的判断」。

AI 产出后，要自己检查的 3 件事

• 卡片和表一致。卡片上「可以直接决定」的额度，要和审批权限表同一列的数字一致，不一致就以老板确认过的表为准。
• 往上送的条件能判断。「重大事项要往上送」不算规则；要写成金额、影响范围、能不能回头这类看得出来的条件。
• 语气让人敢用。泰籍同事若读完觉得是在被盯，就不会用；请找一位泰籍主管先读一遍，再调整字句。

本周就能做的一步

不要三份一起上。这周只挑一个部门，最好是现在最常把决定丢回你桌上的那个，列出五件最常卡住的决定，用提示词 ① 画出问责表，花一小时和部门主管逐列修改，确认每列只有一个 A。然后试行两周。

两周后只问三个问题：等你拍板的决定少了几件？有没有哪一列的 A 其实放错了人？下属有没有开始带着两个方案与建议来找你？答案是「有」，再把工具 ② 与 ③ 接上去。

工具产出仅供内部管理参考，涉及法律、税务与劳动条件的门槛请咨询专业人士。