年終復盤別再翻爛帳本：用AI自訂指令記住你的店

距離跨年只剩幾天，零售業者的年度盤點與結算作業進入最後衝刺，店長們最怕的不是業績目標，而是那份「年度復盤報告」。十二個月的營收表、進退貨紀錄、庫存周轉率散落在不同的Excel檔和手寫筆記裡，平常忙著顧店根本沒空整理，拖到最後一天才熬夜東拼西湊。老闆隔天問一句「明年要改什麼」，往往只能含糊帶過，因為連自己都還沒理出頭緒。這種「校長兼撞鐘」的窘境，幾乎是每個零售基層主管年底的共同回憶。

問題其實不在於店長不會分析，而在於每次找AI幫忙都要從頭解釋一遍：店鋪在哪裡、賣什麼品類、去年目標是什麼、常遇到什麼困擾。解釋完背景，字數額度也快用完了，真正的分析反而沒篇幅做。這是2023年多數人使用ChatGPT的通病——每開一個新對話，AI就「失憶」一次。

自訂指令：讓AI記住你的店

好消息是，OpenAI在2023年7月已經推出「自訂指令」（Custom Instructions）功能，目前在ChatGPT設定選單裡就能找到，分成兩欄：「你希望ChatGPT了解你的哪些資訊」以及「你希望ChatGPT如何回應」。填好之後，之後每次開新對話，這些背景會自動帶入，不用再重複貼一長串店鋪介紹。對忙碌的店長來說，這等於把「介紹店鋪」這件事從每天做，變成一次設定、終身受用。

把店鋪現況寫進第一欄

第一欄可以寫：店鋪地點與坪數、主力品類、目前員工人數、去年設定的三個目標、常見的營運困擾（例如缺貨、退貨率偏高、假日人力不足）。這些是AI往後每次對話都會參考的「店鋪檔案」，等於幫AI建立一份長期記憶的骨架。

第二欄設定回應風格，逼AI講重點

第二欄可以要求AI用條列式回答、每次先給結論再解釋原因、金額一律標明幣別與單位。年底復盤報告最忌諱長篇大論看不出重點，先把風格定死，能省下很多來回修改的時間。

逐月餵養數據，年底一次彙整

設定好自訂指令後，接下來一整年，每個月固定用同樣格式貼上當月的營收、客流量、庫存周轉、退貨率給AI，請它幫忙用一兩句話點出當月異常。因為自訂指令已經幫AI記住了店鋪背景，每個月不用再重講一次前提，AI能更快抓到「這個月退貨率比平常高」這類異常。到了年底，把十二份月度摘要一次貼進去，就能請AI彙整出全年三個最值得改善的方向，而不是只看到最後一個月的印象。

🔧 AI 動手做：設定自訂指令＋年度復盤摘要

第一步，打開ChatGPT設定裡的「自訂指令」，把店鋪基本資料填進去。第二步，把你手邊有的月度數據（哪怕只有幾個月也沒關係）依序貼給AI，讓它逐月做小結。第三步，用下方提示詞請AI彙整全年重點。

我是一間零售門店的店長，以下是我這一年逐月整理的營運摘要（若某月沒有資料請忽略）：

1月：[貼上月度摘要或數據]
2月：[貼上月度摘要或數據]
...
12月：[貼上月度摘要或數據]

請根據以上十二個月資料，幫我做一份年度復盤，內容包含：
1. 全年表現的三個重點觀察（用一句話點出現象，一句話說明可能原因）
2. 三個明年最值得優先改善的方向，依優先順序排列
3. 針對每個改善方向，給一個下個月就能開始做的具體行動
請用條列式呈現，不要長篇大論。

本週就能做的一步：現在就去ChatGPT設定裡填好自訂指令，今晚花二十分鐘，把手邊找得到的月度數據（哪怕只有三、四個月）貼給AI做初步整理，先看看能不能抓出一個明顯的異常月份，剩下的等過完年慢慢補齊也不遲。