文件生成：合約、公告、SOP 十分鐘出稿

某泰國中小企業的人資主管小雯，星期一一早被總經理叫進辦公室：「下週開始，公司要試行彈性上班時間，妳今天把公告發出去。」小雯點頭答應，回到座位打開空白 Word 檔，游標閃了十分鐘，一個字都沒打。她心裡想的是：公告要寫多正式？適用範圍怎麼界定才不會被誤解？萬一有人拿這份公告去主張權利怎麼辦？兩個小時過去，她只寫出「茲因公司考量員工需求」這一句，然後刪掉重寫，如此反覆到中午。這不是小雯不會寫字，而是每個管理者都熟悉的「空白頁恐懼」——不是不知道要寫什麼，而是不知道從哪裡下筆，又怕漏掉重要條件。

為什麼

合約、公告、SOP 這類文件有一個共同特性：格式高度重複，但內容必須精準。正因為格式重複，資深主管腦中其實已經有一套「模板」，只是每次都要從零手動排列——這正是 AI 最擅長補位的地方。AI 不會取代妳對這件事的判斷（要不要試行彈性工時、範圍多大、風險多高），但可以把「把判斷轉換成文字」這個最耗時的步驟壓縮到十分鐘內。空白頁恐懼的本質，其實是把「決策」和「打字」兩件事混在一起做，導致兩邊都做不好。把打字這件事交給 AI 初稿，妳的腦力才能專心留在判斷上：這句話會不會被誤解？這個條件符不符合公司實際狀況？這正是「AI 動手做」的核心精神——AI 產出初稿，人工做最後把關，責任始終在人身上。

怎麼做

1. 先寫「三句話需求」，不要空手上場

打開 AI 對話框之前，先用三句話把需求寫清楚：這份文件的目的是什麼、適用對象是誰、有沒有已知的限制條件（例如：只適用於非輪班人員、需與現行請假規定並行不悖）。這三句話決定了 AI 初稿的準確度，花一分鐘寫，比事後反覆修改快十倍。

2. 用「角色＋格式＋風險提醒」三段式提示詞

好的提示詞分三段：先設定 AI 的角色（例如「你是一位熟悉泰國勞動法規的人資顧問」），再指定文件格式與結構，最後明確要求 AI 主動標出「可能有法律或誤解風險的段落」。這一段風險提醒最容易被省略，卻是最重要的——它讓 AI 從單純的文字生成器，變成妳的第一道審閱關卡。

3. 三種文件各有各的「地雷段落」

合約類文件的地雷通常在「終止條件」與「賠償責任」；公告類文件的地雷在「適用範圍」與「生效日期」的界定是否明確；SOP 類文件的地雷在「例外情況」有沒有寫清楚由誰決定、怎麼處理。生成初稿時，直接請 AI 針對這三類地雷各自標註一次，比事後自己逐句檢查更不容易漏掉。

4. 初稿只是起點，五分鐘人工複核不能省

AI 初稿出來後，不要直接複製貼上發出去。用下方「AI 動手做」提供的驗收清單，花五分鐘走一遍，確認金額、日期、法規名稱、簽署人這些具體事實是否正確——這些細節 AI 有時會憑合理推測填入，而不是查證後的事實，必須由人工核對。

🔧 AI 動手做

你是一位熟悉泰國勞動法規與企業內部文件寫作的顧問。
請幫我生成一份【文件類型：合約／公告／SOP，擇一】初稿，要求如下：

【目的】：（例如：試行彈性上班時間公告）
【適用對象】：（例如：全體非輪班行政人員）
【已知限制條件】：（例如：需與現行請假規定並行、為期三個月試行）
【語氣與正式程度】：（例如：正式但不生硬，員工讀得懂）

請依以下結構產出：
1. 標題
2. 本文（條列式，每點不超過兩句話）
3. 生效日期與適用範圍（務必明確界定，不可模糊）
4. 一段「常見問題」提醒可能被誤解之處

完成後，請另外列出一份「風險提醒清單」，
標出本文件中任何可能涉及法律風險、
可能被誤解、或需要人工進一步確認的段落，
並簡要說明風險原因。

本週就能做的一步：找一份妳這個月一定會需要寫的文件——可能是一份公告、一份簡單合約附件，或一段 SOP 補充說明。不要打開空白檔案，先打開 AI 對話框，套用上面的提示詞模板，看看十分鐘後妳拿到的初稿，跟妳原本想寫的東西差多少。妳會發現，省下來的不是打字的時間，而是對著空白頁發呆的那段時間。

📎 理論依據：Daniel Kahneman《快思慢想》系統一（直覺／格式化任務）與系統二（審慎判斷）分工理論；Peter Drucker《有效的管理者》中「知識工作者應把時間留給不可替代的判斷，而非可標準化的產出」的時間管理原則。