會議與紀錄：錄音轉紀要、決議追蹤自動化

曼谷一家做五金貿易的泰國中小企業，每週一早上開部門主管會議，業務、倉管、財務輪流報告，會議室白板寫得密密麻麻。主管自己邊聽邊抄重點，會後回辦公室忙著回客戶訊息，會議記錄拖到隔天才想起要補，補的時候已經忘了誰答應要在什麼時候完成什麼事。三個月後老闆翻舊記錄想確認「倉庫盤點優化」到底做了沒，發現連上次討論的結論都寫得語焉不詳——這件事後來查，最終不了了之，直到庫存又出包才被重新提起。

為什麼

這種情況幾乎每家公司都在發生：開會很認真，但「會而不議、議而不決、決而不行」。問題往往不在開會本身，而在會議之後——沒人把口頭承諾轉成白紙黑字的任務清單，沒人追蹤進度，下次開會又是從頭討論一遍。管理者的時間最貴，如果每次會議的產出只是一份潦草筆記，那這個小時等於白花。AI 現在可以做兩件最耗心力的事：一是把錄音完整轉成逐字稿，讓主管專心聽、專心討論，不必邊聽邊抄；二是把逐字稿整理成「誰、做什麼、何時完成」的結構化決議清單，而且可以做到每次開會都自動核對上次決議的完成度。這不是取代開會，而是讓每一次開會都真正「決得下去、追得回來」。

怎麼做

1. 先把錄音變成逐字稿

手機錄音App、Line Call錄音、或會議室的錄音筆都可以，錄完直接把音檔丟給支援語音轉文字的AI工具（例如手機內建語音輸入、或把音檔上傳到有轉錄功能的AI助手）。重點是錄音品質要夠清楚——開會時把手機放在會議桌中央，盡量減少交談重疊。逐字稿不必完美，錯字、口語贅字都沒關係，下一步AI會幫你整理。

2. 用AI提示詞把逐字稿整理成結構化紀要

把整份逐字稿貼給AI，搭配下方「怎麼做」提示詞模板，AI會自動抓出討論重點、已達成的決議、還沒解決的爭議點，並且列出「負責人、任務、期限」三欄的決議追蹤表。這一步是整個流程最關鍵的地方——與其自己邊聽邊記，不如把腦力留給討論當下的判斷，紀要交給AI。