十幾份合約的保留款到期日，忘了扣、忘了付才吵起來

曼谷一家做商辦裝修的營造公司，同時開著十幾個工地，每個工地都跟不同分包商簽約，合約裡都寫著保留款——通常是工程款的百分之五到十，要等保固期滿、驗收確認沒有瑕疵才會付清。專案經理某次離職交接，只交代了各工地的進度，沒人特別提保留款這件事。三個月後，一位分包商打電話來問「保留款怎麼還沒付」，會計翻出合約才發現已經逾期兩個月，對方差點要走法律程序。同一時間，另一個案子的狀況相反：保固期內驗收發現屋頂漏水，公司卻已經把保留款全數付清，想扣都扣不回來，只能自己吞下修繕費用。兩種情況都不是沒有合約，而是合約簽完之後，沒有人固定回頭去看那些到期日。

為什麼保留款到期日總是被漏掉

不是公司不重視這筆錢，而是實務上卡在幾個地方：

• 每份合約的保留款比例、起算日認定都不一樣——有的從完工日起算，有的從驗收合格日起算，混在一起看很容易算錯。
• 合約簽完就進檔案櫃或雲端資料夾，沒有人排定時間定期回頭檢查，往往等到廠商主動催款，才想起這件事。
• 專案經理輪調或離職交接時，通常只交代工程進度，很少有人把「這份合約的保留款何時到期、金額多少」寫進交接清單。

一份能真正派上用場的保留款追蹤表，該有哪些要件

不管用不用AI，一份真正有用的追蹤表至少要有三個要件：一是以「每一份合約」為單位列出到期日與金額，而不是籠統地說「有些工地還沒結清」；二是要用清楚的燈號標出緊急程度，例如已逾期、三十天內到期、時間還早，讓人一眼看出該先處理哪幾筆；三是要同時提醒「到期不等於可以直接付款」——到期前必須先確認驗收有沒有瑕疵，這是兩件事，不能只看日期就自動放款。

🔧 AI 動手做：保留款到期提醒清單

把手上所有合約的關鍵條款整理成一張表（廠商名稱、簽約日、完工日或驗收日、保留款比例與金額、保固期月數），連同今天的日期一起丟給AI，請它幫你算出每份合約的保留款到期日，並依緊急程度排序。以下是可以直接複製使用的提示詞：

你是我營造公司的合約管理助手。以下是我提供的資料：
1. 今天的日期：[YYYY-MM-DD]
2. 合約清單（每一列一份合約）：[貼上：廠商名稱、簽約日、完工日、驗收合格日（若已驗收）、保留款比例、保留款金額、保固期月數、目前是否已付清]

請你：
1. 針對尚未付清的合約，依照「起算日（優先用驗收合格日，若沒有驗收日就用完工日）加上保固期月數」，算出每份合約保留款的到期日。
2. 用燈號分類：紅燈＝已逾期還沒處理，黃燈＝未來 [30] 天內到期，綠燈＝還有超過 [30] 天。
3. 依紅、黃、綠的順序，列出一張表，欄位包含廠商名稱、到期日、保留款金額、目前燈號。
4. 在每一筆紅燈與黃燈項目旁，提醒我「付款前務必先確認該工地驗收是否有瑕疵記錄，若有瑕疵應先扣款再處理，不要僅依到期日直接放款」。
5. 用一句話總結本週最優先該處理的一筆。

注意：所有日期與金額都以我提供的合約清單為準，不要自行假設起算日或補上我沒有給的金額；如果某份合約缺少保固期月數或起算日，請明確列出來要我補齊，不要自己猜測。

AI算出來的到期日只是依合約條款推算的結果，不是最終能不能付款的判斷——工地是否真的有瑕疵、瑕疵修繕是否已完成，這些現場狀況還是要由工地主任或監造人員確認後才能決定，不能讓AI算出的日期直接觸發放款。

本週就能做的一步：先把手上正在保固期內、還沒結清保留款的合約整理成一張表，寫清楚保留款比例與起算日，丟給AI跑一次，看看有沒有已經逾期卻還沒處理的合約。