五個部門五種預算表：用 AI 統一範本，讓每筆增加都有理由

十月的春武里府，一家約八十人的台資電子組裝廠開始編 2027 年度預算。生產、品管、採購、人資、業務五個部門各交了一份 Excel：生產部照抄今年數字全部加 10%；人資部的人事費暴增三成卻沒有一句說明；採購部把新買的設備投資和日常耗材混在同一欄。財務經理花了兩週手動對齊，老闆一句「明年人事費為什麼多兩百萬泰銖」，她卻答不出來。

為什麼預算一直編不好

問題通常不在數字，而在提報的方式：

• 格式各自為政：每個部門用自己習慣的欄位和科目，財務只能靠人工對齊，兩週就耗在這裡。
• 只報金額、不報理由：「全部加 10%」是慣性，不是依據；增加三成卻沒有說明，審的人只能一個個追問。
• 經常性與資本性混在一起：設備投資和耗材同欄，無法判斷明年的成本結構是真的變了，還是只是一次性採購。

一個好預算提報的幾個要件

在談工具之前，先把規則定下來：

1. 全公司同一份範本，科目和欄位固定，每個部門只填內容。
2. 每個科目並列「今年實際」與「明年提案」，並自動算出差異金額與百分比。
3. 設定門檻（例如超過 ±10% 或 ±100,000 銖），超過就必須附理由，並說明是「量增、價漲、新增項目」哪一種。
4. 經常性費用與資本性支出分開填。
5. 缺理由的項目一律退回，不進入審查。

🔧 AI 動手做：部門預算提報範本與差異檢核

把下面的提示詞貼進 ChatGPT、Claude 或 Gemini，先產生統一範本；各部門交件後，再用第二段提示詞逐項檢核。AI 只負責整理與提問，核定由老闆與財務決定。

你是我們公司財務經理的預算助理。公司是位於 [府名] 的 [產業，如電子組裝] 工廠，約 [人數] 人，預算年度 [2027]，幣別泰銖。

【任務一：統一範本】
請設計一份部門預算提報表，欄位包含：部門、科目、經常性或資本性、[今年] 實際金額、[明年] 提案金額、差異金額、差異百分比、增減原因類別（量增／價漲／新增項目／一次性）、理由說明、佐證附件。科目請依這份清單：[貼上公司科目表]。

【任務二：逐項差異檢核】
我會貼上各部門的提報資料。請逐項檢查：
1. 差異超過 [10%] 或 [100,000 銖] 的項目，是否有填理由；沒有就標示「紅色：退回補理由」。
2. 理由是否只寫「依慣例」「全部加百分比」這類沒有依據的說法；有就標示「黃色：請補數據」。
3. 設備投資與日常耗材是否混在同一科目；有就列出建議拆分的項目。
4. 每個退回項目，請為部門主管寫一則禮貌、具體的補件提問。

【任務三：給老闆的一頁摘要】
用不超過 300 字整理：總預算與今年的差異、增加最多的三個科目與其理由、仍待釐清的問題。特別說明「人事費」增減的組成（人數、調薪、加班、法定項目）。資料不足的地方請寫「待確認」，不要自行推測或編造數字。

以下是資料：
[貼上各部門表格]

提醒：不要把員工姓名與個別薪資貼進去，用部門別的合計即可；AI 的摘要要由財務經理對照原表核對後，才交給老闆。

本週就能做的一步：先請五個部門主管列出今年前三大支出科目與明年預計變動的原因，用上面的任務一產生範本，下週一就能發給大家統一填寫。