自己查自己:老闆也能上手的簡易稽核法

陳老闆在泰國羅勇府(Rayong)經營一家汽車零件貿易公司「陳氏汽配」,員工三十五人,主要供應零件給附近工業區的維修廠。倉庫主管阿明在公司做了十二年,深得陳老闆信任,不但管進出貨,連零用金收付、退貨核銷也是他一手包辦——理由很簡單:「他做最久,最熟」。

去年底,一位長期配合的維修廠老闆打電話來,語氣不太對:「你們的貨款我上個月已經匯過了,怎麼還在催款?」陳老闆一查對帳單,發現有三筆貨款,匯進來的錢和帳上記的兜不起來。往下追才發現,阿明利用「先收現金、晚點才登帳」的空檔,陸續挪用了將近八個月的零用金與部分貨款,金額累積到六位數泰銖才被抓到。

陳老闆事後最懊悔的,不是阿明做了什麼,而是「這件事只要有人每季翻一次帳,半年前就會被抓到」。公司沒有請專職稽核,他自己又太忙,於是「沒有人查」變成制度上的破洞,而不是阿明一個人的問題。

為什麼:漏洞永遠出現在沒人回頭看的地方

在專業的內部控制框架裡,稽核被定位為「第三道防線」——第一道是第一線人員自己的作業控制,第二道是管理階層的監督與制度設計,第三道則是獨立於前兩者之外、定期回頭檢查整個流程有沒有照制度走的人(COSO《三道防線模型》)。

中小企業最常見的問題不是沒有制度,而是制度只寫在紙上,沒有人回頭確認有沒有被執行。像阿明這樣一個人身兼「經手」與「記帳」兩種角色,正是內控理論裡最典型的紅旗——「職能分工」(segregation of duties)沒有落實:同一人既能動用資產、又能自己記錄,等於自己批准自己、自己核對自己,弊端很難靠制度本身被發現,只能靠流程之外的人定期抽查。

多數老闆聽到「稽核」,直覺想到大型上市公司才需要的獨立稽核室,覺得「這跟我的小公司沒關係」。但稽核的本質不是「養一個部門」,而是「有人、有一套方法,定期跳出日常流程回頭檢查」——這件事,老闆自己或指定一位不經手該業務的同事,一樣做得到。

怎麼做:三個立刻能用的方法

1. 用抽查法,不是全查

中小企業沒有資源逐筆核對全年帳目,也不需要。有效的簡易稽核靠的是抽查(sampling):每季挑幾天、幾筆交易,回頭追出貨單、收款憑證、進出貨紀錄是否一致。抽查的重點不是抓到全部弊端,而是讓「有人在看」變成大家都知道的事實——當每個人都知道自己的紀錄可能在任何一季被抽到,順手做假帳或挪用的僥倖心理就會大幅降低。可以照循環輪著查:這一季查現金與零用金,下一季查銷貨與收款,再下一季查採購與存貨,接著查人事薪資與資產——一年輪過一遍,公司主要的流程都巡到了。