「老闆這個要怎麼辦？」——用 AI 把 LINE 請示訊息整理成授權分級表

晚上十一點，Nana 又在滑手機回LINE。倉庫主管問「客人收到的粉底液瓶蓋裂了，要先退款還是先補寄？」直播主管問「今天業績有點冷，能不能臨時多送一組試用包當加碼？」採購問「越南供應商說原料要延一週到，要不要先換國內廠應急？」三則訊息，Nana 一則一則回，回完已經快十二點。隔天早上九點，同一批人又帶著幾乎一模一樣的問題出現在群組裡。
Nana 嘴上常說「這種小事你們自己決定就好」，但上個月倉庫主管真的自己決定退款給一個常客兩千泰銖，被她念了半小時「這種事怎麼不先跟我講一聲」。結果沒人敢真的自己拍板，遇到任何拿不準的事，第一反應就是打開LINE找老闆——反正問了不會錯，不問才會錯。

為什麼授權總是卡在「什麼都要問」

這類公司幾乎都會落入同樣幾個誤區：

• 老闆從沒把「哪些事我信任你們決定」寫下來，只在心情好的時候口頭說一句「你們自己看著辦」，事後心情不好又反悔，主管完全抓不到準頭。
• 把「授權範圍」和「金額大小」混在一起講，同一句「小事自己決定」對倉庫主管來說可能是兩百泰銖，對直播主管來說可能是兩萬泰銖的加碼折扣，根本沒有共同標準。
• 只罵「不該自己決定」的案例，卻從沒表揚「這樣拍板很好」的案例，主管學到的教訓只有一個：問，永遠比不問安全。

一張好的授權分級表要有哪些要件

真正能用的授權分級表，通常具備幾個共同條件：

• 分成三個清楚的層級——主管可以直接決定並在週報告知、主管可以先決定但當天必須報備、必須老闆親自拍板——而不是含糊的「大事」「小事」。
• 每一類都配上具體的判斷標準，最好是能量化的門檻（金額、數量、影響範圍），而不是靠感覺。
• 附上真實發生過的情境範例，讓主管看得懂「像上次那種情況，屬於哪一級」，而不是抽象規則。
• 老闆自己逐條把關過，確認每個門檻都是自己願意承擔的風險，而不是別人幫他決定的標準。

🔧 AI 動手做：把 LINE 請示紀錄變成一張授權決策分級表

與其憑印象自己想規則，不如直接把過去一到三個月主管在LINE群裡的請示訊息（截圖轉文字或直接複製對話）交給 AI，讓它先幫忙分類、抓出重複出現的情境，再產出三級分類與判斷門檻的初稿。這份初稿只是草稿，最後金額門檻一定要老闆自己拍板才算數。

你是我公司的營運顧問。以下是過去[一到三個月]主管與員工在LINE群組裡向我請示的訊息紀錄（我會貼上原文）：

[貼上請示訊息，可包含日期、發問人、事件內容]

請幫我：
1. 把這些請示訊息依「事件類型」分組（例如：客訴退款/補寄、促銷折扣、供應商延遲、庫存與採購、人事問題等），列出每組出現的次數。
2. 針對每一組，建議應該歸類為以下哪一級，並說明理由：
   - 第一級：主管可直接決定，事後在週報告知即可
   - 第二級：主管可先決定，但必須當天向我報備
   - 第三級：必須由我親自拍板
3. 針對每一組，建議一個具體、可量化的判斷門檻（例如金額上限、折扣百分比上限、影響範圍），標示為「建議值，待我確認」。
4. 附上2-3個從我提供的紀錄裡挑出的真實情境當作範例，說明「像這種情況屬於第幾級」。
5. 最後幫我寫一段給主管的「請示前先自問的三個問題」，幫助他們判斷該不該來問我（例如：這件事影響誰、金額多少、不做會怎樣）。

請用[中文/公司慣用語]呈現，整理成一張表格，我會逐條確認金額門檻後才正式公告。

本週就能做的一步：先別急著做一份完整的分級表，挑出這一個月裡出現最多次的三種請示情境（例如退款補寄、促銷折扣、供應商延遲），把相關的LINE訊息貼給 AI 整理出建議門檻，自己確認後先公告這三條就好，其他的等主管習慣了再慢慢補。