權責與決策體檢：決策當責表與核決權限產生器（AI 工具）

一位在曼谷的台商總經理，聽完前面七講，點頭點得很用力，然後問了一句：「道理我都懂，可是明天一早，我到底要拿什麼東西去跟部門主管說？」這個問題問對了。權責如果只留在腦袋裡，下週一就會被一堆待批文件淹沒。

這一講不加新觀念，只做一件事：把前七講變成公司明天就能開始用的三份文件。三份文件都有現成的提示詞，你填入自己公司的資料，貼進通雲AI（TongyunAI），或貼到你慣用的 AI 工具，就能拿到一份草稿。草稿不是成品，你要自己檢查、跟老闆確認，才算數。

先回顧：前七講各留下一句話

• 第 1 講：決策卡住，常常不是主管太慢，是沒人有權、有權的人不敢、或好幾個人都有權。
• 第 2 講：每件事最後只能有一個人當責，兩個人都當責，就是沒有人當責。
• 第 3 講：從組織圖推到核決權限表，寫清楚每一層能拍板什麼。
• 第 4 講：決定交給「後果落在其視野內」的最低層級。
• 第 5 講：第一線員工與班組長，在規則內當場決定。
• 第 6 講：中階主管，跨部門的決定指定拍板人，往上送要帶一頁備忘錄。
• 第 7 講：老闆只做該老闆做的決定，其餘時間用來設計權責、檢查決策品質。

三份文件，各對應哪幾講

本講的工具和站上已有的工具不同：授權層級對照表產生器幫你判斷單一事項要授權到哪一層，可逆／不可逆決策判斷器幫你判斷單一決定能不能快速做，權責中心藍圖是從組織設計角度劃分權責中心。這裡的三份文件，是把整間公司的常見決定，一次整理成當責表、核決權限表與職位守則卡。

三條紅線，已寫進每一份提示詞

• AI 只提供建議草稿，不替公司做最終決定。
• 所有金額門檻都是「建議值」，要由老闆確認；涉及勞動法、稅務與合約的項目，要請專業人士確認。
• 資料不夠就寫「待補」，不准猜。

如果你用的 AI 回答偏離這三條，例如直接說「這樣沒有法律問題」，請停下來，不要照做。

AI 動手做 ①：決策當責表（RACI）

用途

把部門裡每天都在發生的常見決定，一項一項寫成 R、A、C、I。R 是動手做的人，可以有好幾個；A 是最後當責的人，每一列恰好一個；C 是決定前要問的人；I 是決定後要告訴的人。這張表最大的功用，是一眼看出哪些列沒有 A、哪些列有兩個 A，還有哪些列的 A 全都是老闆。

要先準備的資料

• 公司規模、產業，以及各部門的職位（由高到低）。
• 每個部門最近一個月最常卡住的 5 到 10 個決定。
• 現有的簽核規定（如果有），讓 AI 的草稿不要和既有制度打架。

你是協助整理管理制度的助理，不是公司的決策者。請依下列資料，為我的公司產出「決策當責表（RACI）」草稿。

界線（請全程遵守）：
1. 你只提供建議草稿，不替公司做最終決定；最後由我與公司負責人拍板。
2. 涉及勞動法（聘僱、解僱、加班、薪資）、稅務、合約簽署的項目，請在備註欄標示「需請專業人士確認」。
3. 資料不足的地方請寫「待補」，不要自行猜測。

公司資料：
- 公司規模：〔例如：員工 80 人〕
- 產業：〔例如：塑膠射出加工〕
- 各部門與職位（由高到低）：〔例如：總經理、生管經理、採購課長、業務經理、人資主任、財務經理〕
- 常見的決定（每行一項）：〔例如：緊急插單、供應商臨時換料、客戶折扣、加班申請、小額採購、新人錄用〕

請輸出一張表格，欄位如下：
決定事項｜R（執行者，可多人）｜A（最後當責者，只能一人）｜C（需諮詢者）｜I（事後知會者）｜備註

製表規則：
1. 每一列恰好一個 A，不能零個、不能兩個；請自行逐列檢查並在表後回報檢查結果。
2. A 必須是「職位」，不可以是「部門」或「大家」。
3. 請標出 A 是老闆（總經理）的列，統計有幾列；若超過全部的三分之一，請逐列建議可以往下放給哪個職位，並說明理由與需要先補的條件（規則、額度、資訊）。

表格後面請再附：
A. 最容易互相推給對方的 3 項決定，以及原因。
B. 我應該先跟老闆確認的 5 個問題。

AI 產出後，要自己檢查的 3 件事

• 每列恰好一個 A。自己從頭掃一遍，零個或兩個的都要改；其他人放到 R 或 C。
• A 是職位，不是部門。寫「採購部」不算，要寫到「採購課長」，出事時才找得到人。
• 老闆當 A 的列有哪些。逐列問自己：這件事真的非我不可嗎？可以放下去的，先挑一兩列試放，並補上規則與額度。

AI 動手做 ②：分層核決權限表

用途

當責表回答「誰負責」，核決權限表回答「多大的事誰可以核准」。同一類事項，依金額與風險分層：誰擬議、誰審核、誰核准、誰知會，核准人不在時由誰代理。這張表的目標是讓核准人盡量不是老闆，把等待的時間砍掉。

要先準備的資料

• 組織層級（由高到低）與幣別。
• 各層級最常碰到的 8 到 12 類事項。
• 目前實際在用的簽核金額（哪怕是口頭默契，也先寫下來）。

你是協助整理管理制度的助理，不是公司的決策者。請依下列資料，為我的公司產出「分層核決權限表」草稿。

界線（請全程遵守）：
1. 你只提供建議草稿，不替公司做最終決定；最後由我與公司負責人拍板。
2. 所有金額門檻一律標成「建議值，需老闆確認」，不可寫成定案。
3. 涉及勞動法、稅務、合約的項目，請在備註欄標示「需請專業人士確認」。
4. 對外簽約仍依公司登記的有權簽字董事辦理；內部核決權限不等於對外簽字權，請在表後明確提醒。
5. 資料不足的地方請寫「待補」，不要自行猜測。

公司資料：
- 公司規模與產業：〔例如：員工 80 人的製造業〕
- 幣別：〔泰銖／新台幣〕
- 組織層級（由高到低）：〔例如：總經理、副總、部門經理、課長、組長〕
- 常見事項（每行一項）：〔例如：小額採購、新供應商開發、客戶折扣、加班安排、差旅、人員錄用、設備維修〕

請輸出一張表格，欄位如下：
事項｜金額門檻（建議值，需老闆確認）｜擬議者｜審核者｜核准者（盡量不是老闆）｜知會對象｜代理人（核准者不在時由誰核准）｜回覆時限｜備註

表格後面請再附：
A. 哪些列的核准者仍是老闆，原因是什麼，是否真的有必要。
B. 我應該先跟老闆確認的 5 個問題。

AI 產出後，要自己檢查的 3 件事

• 每個金額都是建議值。對照公司的現金流與既有規定調整，由老闆確認後才生效；金額示例請依公司規模調整。
• 代理人欄有沒有填。核准人出差或休假時沒人能簽，事情照樣卡住；每一列都要有人代理。
• 對外簽約不要混在一起。內部核決權限是公司內部的分工，對外簽約仍依公司登記的有權簽字董事；涉及合約、勞動與稅務的門檻，請專業人士確認。

AI 動手做 ③：各職位決策守則卡

用途

前兩份是給管理者看的表，第三份是給每個人的一頁卡片。第一線員工、班組長、中階主管、高階主管，各自一張，寫清楚四件事：我可以直接決定的事、決定前要問誰、什麼情況必須往上送、往上送要帶什麼。呼應第 5 到 7 講：基層在規則內當場決定，中階主管帶備忘錄往上送，老闆只接該接的事。

要先準備的資料

• 要做卡片的職位層級，以及各層級最常遇到的情境。
• 前面兩份文件的草稿，貼進去，卡片才會和表對得上。

你是協助整理管理制度的助理，不是公司的決策者。請依下列資料，為我的公司的每一個職位層級各產出一張「決策守則卡」草稿。

界線（請全程遵守）：
1. 你只提供建議草稿，不替公司做最終決定；最後由我與公司負責人拍板。
2. 守則中的金額與時間門檻一律標成「建議值，需老闆確認」；涉及勞動法、稅務、合約的項目，請標示「需請專業人士確認」。
3. 資料不足的地方請寫「待補」，不要自行猜測。
4. 語氣要讓員工覺得被信任，不要寫成限制與警告。

公司資料：
- 產業與規模：〔例如：員工 80 人的製造業〕
- 要做卡片的職位層級：〔第一線員工／班組長／中階主管／高階主管，請勾選或留下要做的〕
- 各層級最常遇到的情境（每行一項）：〔例如：客戶臨時要求加急、機台異常要不要停線、供應商延遲交貨〕
- 目前已有的核決權限表或當責表（有就貼上來）：〔貼上或寫「無」〕

每張卡請固定四個欄位：
1. 我可以直接決定的事（附額度，決定後怎麼記錄）
2. 決定前要問誰（至少一個人，寫職位）
3. 什麼情況必須往上送（寫成可以判斷的條件，例如金額超過、影響其他部門、不可逆）
4. 往上送要帶什麼：請附「一頁決策備忘錄」欄位：要決定的事、期限、背景、至少兩個選項與優缺點、證據、風險、我的建議與理由

另外請各卡片寫一句「規則沒寫到的時候，照這個目的判斷」。

AI 產出後，要自己檢查的 3 件事

• 卡片和表一致。卡片上「可以直接決定」的額度，要和核決權限表同一列的數字一致，不一致就以老闆確認過的表為準。
• 往上送的條件能判斷。「重大事項要往上送」不算規則；要寫成金額、影響範圍、能不能回頭這類看得出來的條件。
• 語氣讓人敢用。泰籍同事若讀完覺得是在被盯，就不會用；請找一位泰籍主管先讀一遍，再調整字句。

本週就能做的一步

不要三份一起上。這週只挑一個部門，最好是現在最常把決定丟回你桌上的那個，列出五件最常卡住的決定，用提示詞 ① 畫出當責表，花一小時和部門主管逐列修改，確認每列只有一個 A。然後試行兩週。

兩週後只問三個問題：等你拍板的決定少了幾件？有沒有哪一列的 A 其實放錯了人？下屬有沒有開始帶著兩個方案與建議來找你？答案是「有」，再把工具 ② 與 ③ 接上去。

工具產出僅供內部管理參考，涉及法律、稅務與勞動條件的門檻請諮詢專業人士。