年前催款不尷尬：用ChatGPT依客戶交情寫出三種話術

每年一到十二月中，工廠業務主管的LINE群組就會出現同一句話：「年前把帳收一收。」道理誰都懂，難的是怎麼開口。同一句「請盡快付款」，講給合作十年的老客戶，聽起來像翻臉；講給剛合作半年的新客戶，又顯得太軟、催不動。業務主管每年都要為十幾二十個客戶各自想一套說法，光是「怎麼講」就耗掉半天，年前業務工作已經夠滿，這件事最容易被拖到最後一刻，然後手忙腳亂。

催款難，難在關係深淺不一

應收帳款催收從來不是單一劇本能解決的事。老客戶合作久、彼此信任，話講太直接反而顯得生分；普通客戶交情普通，太客氣對方可能不當一回事；新客戶剛建立關係，第一次催款措辭要更謹慎，避免留下「一開始就很兇」的印象。三種客戶、三種語氣，業務主管心裡都有數，只是每次要坐下來一封一封寫，實在耗時間，也容易寫到詞窮。

把「分級催款」變成一件十分鐘的事

2024年初，ChatGPT已經能穩定處理這類「同一件事、不同語氣」的文字任務。做法很簡單：把客戶按關係深淺分成幾類，把每類客戶的背景（合作多久、金額大小、過去付款習慣）簡單描述給ChatGPT，請它針對每一類分別寫一版催款訊息。老客戶版本可以帶一點閒話家常，語氣像朋友提醒；普通客戶版本保持專業客氣、直接說明金額與期限；新客戶版本則更正式，同時附上感謝合作的話，軟化催收的力道。

草稿只是起點，微調才是關鍵

要提醒的是，ChatGPT寫出來的只是草稿，不是可以直接複製貼上的成品。工廠業務面對的客戶大多是泰文或中泰夾雜溝通，AI草稿的中文語氣通常偏書面，貼近台灣用語習慣，實際傳給泰國客戶前，還是要請熟悉當地商務用語的同事看過，把語氣調整得更貼近平常聯繫的方式，數字、日期、發票號碼這些關鍵資訊也一定要業務主管自己核對過再送出，AI不會知道你跟哪個客戶昨天才通過電話。

🔧 AI 動手做：一次生成三種關係的催款話術

把下面這個提示詞複製到ChatGPT，把方括號內容換成自己的客戶資訊，就能一次拿到三個版本的草稿，再逐一微調語氣與細節即可使用。

我是工廠業務主管，農曆年前需要向客戶催收應收帳款，請幫我依「客戶關係深淺」寫三個版本的催款訊息，每版150字以內：

版本一（老客戶，合作[X]年，關係良好）：
語氣像朋友提醒，可以帶一句感謝多年合作，再自然帶出金額[金額]與帳期，語氣輕鬆不生疏。

版本二（普通客戶，合作約[X]個月，關係一般）：
語氣專業客氣，清楚說明未付金額[金額]、發票號碼[編號]、原訂付款日[日期]，禮貌詢問是否能在年前結清。

版本三（新客戶，合作未滿半年，第一次催款）：
語氣正式且謹慎，先簡短感謝合作，再說明帳款[金額]與到期日，避免給人「一開始就很兇」的印象，並留下彈性溝通的空間。

請分別標示「版本一」「版本二」「版本三」。

本週就能做的一步：先挑出年前最想在春節前收回的五個客戶，分成老、中、新三類，用上面的提示詞各生成一版草稿，微調成自己習慣的語氣後試著發出第一封，觀察客戶反應再調整下一封的說法。