拜訪老客戶前不再翻兩小時：Copilot Search 直接在搜尋結果上追問

週二晚上七點，曼谷一家辦公家具批發商的業務經理 Nok 接到通知：明天早上要拜訪合作三年的老客戶，對方上週才在電話裡抱怨「交期跟當初說的不一樣」。她打開 Outlook 搜客戶名，跳出一百多封郵件；報價單散在共用資料夾，有三個版本；Teams 裡還有同事和客戶窗口的對話。她花了兩小時才翻完，隔天進會議室，對方一句「你們上個月答應的折扣到底算不算？」她還是答不出來。

為什麼拜訪前的功課一直做不好

• 資料散在三個地方：郵件、檔案、聊天各搜各的，漏看一處就漏掉一個承諾。
• 憑印象整理：只記得最近一通電話，半年前自己點頭答應的事早忘了。
• 整理完沒有出處：簡報寫「已同意折扣」，卻說不出是哪一封信，現場無法證明。

一份好的拜訪前簡報有哪些要件

• 往來時間軸：近半年的事件依日期排列，看得出事情怎麼演變。
• 未結事項：對方在等我們什麼、我們還欠什麼，各有負責人與期限。
• 我方承諾清單：價格、交期、折扣逐項註明誰、何時、怎麼說的。
• 每一點附來源，可點開核對原文，而不是只信摘要。

🔧 AI 動手做：客戶往來拜訪前簡報

這是剛推出的新功能：Microsoft 365 Copilot Search 現在把對話直接嵌在搜尋結果裡（Windows、Web）。以前要先搜到郵件、檔案，再切到 Copilot Chat 另外問；現在搜尋結果本身就是對話的依據，同一畫面就能追問、綜整。另外 Copilot Chat 回答的「更多選項」可選 Try Again 重答，或 Switch Model 換模型重答，用來比對關鍵數字。先在 Copilot Search 搜客戶名，再在對話窗格貼上：

請根據搜尋結果中「[客戶公司名稱]」近 6 個月的郵件、檔案與 Teams 訊息，幫我整理明天拜訪前簡報：
1. 往來時間軸：依日期列出重要事件，每筆一行。
2. 未結事項：對方在等我們什麼、我們在等對方什麼，註明負責人與期限。
3. 我方承諾清單：價格、折扣、交期，註明誰在何時承諾，並附原文出處。
4. 對方可能提出的 3 個問題與建議回應。
規則：每一點都要附可點開的來源；找不到依據就寫「搜尋結果中未見」，不要推測；金額與日期請原文照錄。

產出後，用 Switch Model 換一個模型重答同一題，比對金額、交期、折扣是否一致，不一致處回到原始郵件確認。要記得：AI 只根據搜得到的資料綜整，搜不到不代表沒有；金額與交期的承諾以原始郵件為準；客戶個資也不要貼到外部工具。

本週就能做的一步：挑下週要拜訪的一位客戶，在 Copilot Search 搜他的名字，追問出「我方承諾清單」，並逐條點開來源核對。