一份回覆包拆給三種審查者：用 SharePoint Copilot 處理 PDF 章節

曼谷郊區一家食品包材工廠，這週要回覆大型連鎖超商的供應商資格案。回覆包是一份兩百多頁的 PDF：公司簡介、品質認證、報價表、成本明細附表、合約條款意見全擠在同一個檔案。週四下午，採購要看報價，法務只該看合約章節，品管只看認證。業務助理手動拆檔，結果寄給品管的版本不小心帶了報價頁。更糟的是 BRC 認證補件週五才到，得重新插入、重排頁序，全部再改一輪。

為什麼這件事一直處理不好

• 誤區一：整包寄出去，請對方自己找。對方看到不該看的頁面，議價底線與成本就暴露了。
• 誤區二：靠人手動拆頁。頁碼一多就漏拆、錯拆，每次補件都要重做一遍。
• 誤區三：沒有「誰看哪一章」的對照表。拆分全憑記憶，換個助理就出錯。

一份好的拆分做法要有幾個要件

1. 先寫一張對照表：每位審查者對應哪些章節、哪些絕對不能給。
2. 內部成本頁、議價底線獨立成章，方便整章排除。
3. 晚到附件有固定的插入位置與頁序規則。
4. 寄出前有人逐頁核對，留下核對紀錄。

🔧 AI 動手做：受眾拆分指示與寄出前核對清單

Microsoft 在 2026 年 10 月公布，Copilot in SharePoint 能在站台內直接對 PDF 做頁面與章節層級的操作：抽出章節、把附件插入指定位置、依規定結構重排頁序、把一份文件拆成多份，不必離開 SharePoint。這是剛推出的新能力，過去多半要另開 PDF 軟體手動處理。實際支援的檔案大小與頁數、掃描檔能否辨識、操作介面細節，建議實際操作確認。下面的提示詞可貼給 Copilot，並請它先列計畫，不要直接產出。

我在 SharePoint 有一份 PDF：[檔名，例如 供應商資格回覆包_V3.pdf]。
請先不要產出檔案，先依章節列出一份拆分計畫：
1. 給 [採購] 的版本：只含 [公司簡介、報價章節]。
2. 給 [法務] 的版本：只含 [合約條款意見章節]。
3. 給 [品管] 的版本：只含 [品質認證章節]。
4. 絕對不可出現在任何外部版本的內容：[成本明細附表、議價底線、其他客戶資料夾]。
另有晚到附件 [BRC 認證補件.pdf]，請說明建議插入 [品質認證章節末尾] 的做法，並列出插入後的新頁序。
最後請為每個版本列出頁數與章節標題清單，並標出任何你不確定歸屬的頁面，供我人工逐頁確認。

Copilot 產出後，請務必打開每一份拆出的檔案逐頁核對，確認沒有夾帶內部成本頁、議價底線或其他客戶資料。

本週就能做的一步：挑你最近一份要寄給多方的 PDF，先寫出「誰看哪幾章、哪幾頁絕不外流」的對照表，再用上面的提示詞請 Copilot 列出拆分計畫。