現金流焦慮怎麼解？用 ChatGPT 寫催款信，禮貌與力道兼顧

做批發零售的老闆最熟悉這種夜不成眠：倉庫貨出去了、發票也開了，帳上卻遲遲收不到那筆款。你身兼採購、業務、記帳、催收——校長兼撞鐘，白天忙著出貨，晚上還要對著電腦，糾結那封催款信到底該寫得多兇。寫太客氣，對方拖到下個月；寫太重，怕得罪了一個常年往來的老客戶。這封信在你草稿夾裡躺了三天，還是一個字都沒發出去。

其實催收信的難點從來不是「不會寫中文」，而是拿捏分寸——同一筆逾期帳款，對三天沒付的熟客，和對拖了兩個月裝死的客戶，語氣天差地別。這正是 2023 年 7 月的 ChatGPT 能幫你的地方：它擅長把同一件事，用不同溫度、不同力道重寫十遍，讓你挑最合適的那一版。

先想清楚：這是第幾次催？

催款不是一封信打天下。專業的做法是分階段：第一次是「溫馨提醒」，假設對方只是忘了；第二次是「正式催收」，明確點出逾期天數與金額；第三次才是「最後通牒」，預告後續動作（暫停供貨、加收遲延利息、法務介入）。力道逐級加重，但每一級都保留台階。

你在向 ChatGPT 下指令前，先自己回答三件事：這是第幾次催？逾期多少天、金額多少？這客戶你想不想繼續往來？把這三個答案交給 AI，它產出的信才會準。

讓 AI 一次給你三種力道

2023 年 7 月免費版的 ChatGPT（GPT-3.5）雖然不能上傳你的對帳單檔案（檔案上傳與數據分析要到 7 月 6 日起、且只限 Plus 付費版），但純文字生成催款信綽綽有餘。訣竅是：不要只叫它「寫一封催款信」，而要一次要它產出「溫和／標準／強硬」三個版本，你再挑、再改。

你也可以請它針對你設定的情境調整稱謂與結尾：熟客加一句寒暄、大客戶語氣更謹慎、小額零星帳款則直接俐落。改一改變數，同一個提示詞就能重複用一整年。

泰國在地眉角：語言與稱謂別踩雷

在泰國做批發零售，你的客戶可能是台商、陸資，也可能是純泰國本地商家。ChatGPT 可以幫你把同一封信轉成泰文的正式商務版本——但務必記得：泰文商務書信講究禮貌層級與敬稱，AI 產出的泰文初稿一定要請泰籍同事或會泰文的夥伴過目一遍再發出。另外，泰國商場人情味重，催款信裡保留一句「若已完成付款，敬請忽略此信」，既給對方台階，也避免真的匯了款卻收到催信的尷尬。

🔧 AI 動手做：一次生成三種力道的催款信

打開免費版 ChatGPT，把下面的提示詞複製進去，改掉方括號裡的變數，它會一次給你溫和、標準、強硬三個版本，讓你按客戶關係挑著用。

你是一位資深應收帳款專員，擅長寫兼顧禮貌與力道的催款信。
請根據以下資訊，幫我寫出「溫和版、標準版、強硬版」三個版本的催款信（繁體中文）：

- 我的公司：[你的公司名]
- 客戶名稱：[客戶名]
- 逾期發票號碼與金額：[發票號碼／金額]
- 已逾期天數：[天數]
- 這是第幾次催收：[第1次／第2次／最後一次]
- 我與這客戶的關係：[長期熟客／新客戶／想結束往來]

要求：
1. 每個版本都要有明確的付款期限與匯款資訊佔位符。
2. 保留「若已完成付款，敬請忽略此信」這句。
3. 語氣專業、不情緒化，強硬版可預告暫停供貨或加收遲延利息，但不失禮。
4. 每個版本控制在 200 字以內。

拿到三版後，挑一版微調，把匯款帳號、期限填實，就能寄出。若客戶是泰國本地商家，再補一句：「請把上面的標準版翻成泰文的正式商務書信版本。」

本週就能做的一步

今晚就挑一筆卡最久的逾期帳款，用上面的提示詞產出三版催款信，選一版寄出去。同時把你常用的公司抬頭、匯款資訊、標準期限存成一段固定文字，下次催款直接貼上，三分鐘搞定一封信——把省下的時間，還給你自己。