業務週報寫不完？用 ChatGPT 把口述拜訪紀錄整理成主管要看的重點

你是不是常常這樣：白天跑了五家客戶，泰文中文夾雜地講、手機備忘錄隨手記，鞋盒訂單、應收帳款、下次要補的貨全塞在一起。晚上八點回到辦公室，主管明天早上要看週報，你盯著這堆流水帳，光是「哪家客戶答應下多少單」都要翻半天。校長兼撞鐘，業績自己跑、報表也自己寫，一週就這樣蒸發兩三個小時。

其實從 2023 年開始，這件事可以外包給 ChatGPT。你不用學任何程式，只要把口述紀錄「倒」給它，它就能幫你整理成主管一眼看懂的格式。

先把腦袋裡的流水帳「倒」出來

整理報表的最大障礙，其實是「動筆」。你可以先不管格式，直接把今天的拜訪內容用講的或用打的丟進去——「上午去了 Big C 採購部，李經理說中秋禮盒要追加 300 組，但要我下週三前報價；下午 Makro 那邊應收還有兩萬八沒收，倉庫說下批到貨要延三天……」講得再亂都沒關係，這正是 ChatGPT 擅長的活：把非結構化的碎念，整理成結構化的重點。

要求它用「主管的眼睛」重排

主管要看的不是你跑了幾家，而是「錢在哪、卡在哪、下一步是什麼」。所以你要明確告訴 ChatGPT 用三欄呈現：客戶名稱、本週進展（含金額）、下一步行動與截止日。這樣一份週報從「我做了什麼」變成「哪些事該追、誰要負責、什麼時候到期」，主管掃一眼就知道要不要介入。

泰國業務的三個在地細節

第一，泰中文夾雜沒問題，ChatGPT 讀得懂，但你在提示詞裡指定「輸出用繁體中文」，主管看報表才順。第二，金額務必寫清楚幣別（泰銖 THB），並讓它把「已收／未收」分開列，因為批發業應收帳款常是主管最在意的地雷。第三，客戶名用你們內部習慣的簡稱即可，但第一次出現時補一句全名，避免主管對不上號。

ChatGPT 做不到的那條線

2023 年 8 月的免費版 ChatGPT 只能處理你貼進去的文字，不能上傳 Excel、不能讀圖、也不會自己去查你們的庫存系統。所以金額、帳款這些數字，還是要你先確認正確再貼給它；它負責的是「整理與濃縮」，不是「查證與計算」。把它當成一個很會抓重點的實習助理，而不是會計。

🔧 AI 動手做：把今天的拜訪紀錄變成週報

打開 ChatGPT，複製下面這段提示詞，把中括號裡的內容換成你今天的實際拜訪紀錄（講得多亂都沒關係），貼上去送出即可。

你是我的業務助理。我是泰國一家批發公司的業務，以下是我今天口述的拜訪流水帳，內容零散、中泰文夾雜。

請幫我整理成一份主管要看的週報重點，用繁體中文輸出，格式如下：

用表格呈現三欄：
1. 客戶名稱（第一次出現補全名）
2. 本週進展（含金額，幣別標 THB，已收／未收分開寫）
3. 下一步行動與截止日

表格下方另外列出「本週需主管協助或決策的事項」最多 3 點。
語氣精簡、直接寫重點，不要客套話。

以下是我的拜訪紀錄：
[貼上你今天的口述紀錄，例如：上午去 Big C 採購部，李經理說中秋禮盒追加 300 組，要下週三前報價；下午 Makro 應收還有 28000 未收，倉庫說下批延三天到貨……]

本週就能做的一步

今天下班前，別急著手打週報。先把今天跑客戶的流水帳用手機備忘錄隨手記下來（講得亂沒關係），回到電腦貼進上面的提示詞，讓 ChatGPT 先幫你出一版草稿。你只需要核對金額、微調用字。跑通一次後，這套流程每週固定用，兩三個小時的加班就省下來了。