催收信寫得像存證信函？零售主管用ChatGPT自訂指令抓住禮貌與堅定的分寸

應收帳款拖了六十天,電話打了、Line 提醒也發了,對方就是已讀不回。零售批發業的主管火氣一上來,親自坐下來寫催收信,結果一個字一個字打出「若未於三日內付清,將採取法律途徑」——信寄出去帳款是收到了,但這個合作五年的通路商也從此不再進貨。太軟的催收信像沒寄一樣被忽略,太兇的催收信又賠上關係,分寸拿捏其實是門專業,而不是靠當下情緒決定。

催收信的兩難:太客氣沒人理,太兇丟客戶

批發與零售最怕的不是客戶一次拖款,而是「催收方式」本身傷了長期合作。太委婉的信,客戶會覺得不急、繼續往後排;太強硬的信,又容易讓對方覺得不被尊重,轉單給競爭對手。泰國的批發零售生意,很多長期客戶關係本來就建立在「月結」或「賒帳」的默契上,加上當地職場普遍有「เกรงใจ」(顧全對方面子、不好意思逼人)的文化,基層業務常常不敢主動催客戶,壓力就往上堆到主管身上,寫催收信的語氣拿捏也就更加關鍵——這封信不只是主管一個人的情緒出口,更代表整個團隊要如何在「保住客戶面子」與「收回泰銖貨款」之間找到平衡。多數主管其實心裡有一把尺,只是每次動筆都要重新拿捏,寫十封信十種調性,team 裡不同人寫出來的信更是天差地遠。

用「自訂指令」把語氣寫進ChatGPT的預設值

2023年7月上線的 Custom Instructions(自訂指令),可以在 ChatGPT 的設定裡填入兩個欄位:一是「你希望 ChatGPT 知道關於你的事」,二是「你希望 ChatGPT 如何回應」。零售主管可以把公司的催收原則直接寫進第二欄,例如「用詞禮貌、保留合作關係的可能性,但立場要清楚堅定,不用道歉的語氣,也不用威脅的語氣」。設定一次之後,之後每次要 ChatGPT 幫忙草擬催收信,都會自動套用這個語氣基準,不用每次重新解釋一遍。

三段式草稿:提醒、堅定、留門

實際請 ChatGPT 生成的催收信,可以要求分成三段:第一段客氣提醒帳款狀態與金額(建議以泰銖THB為單位並附上原始出貨日期,方便對方核對);第二段清楚說明希望的付款期限與後續處理方式;第三段留一個台階,例如提出可以電話討論分期或延期的可能性。在泰國跨文化的合作關係裡,這通電話最好由熟悉當地人情往來、平常就跟客戶維持交情的業務出面聯繫,而不是讓催收信上直接署名的主管親自打去,更容易在不撕破臉的前提下把款收回來。這樣的結構讓「堅定」有依據、有期限,「禮貌」也不是空話,而是實際留了溝通空間。主管只要把客戶名稱、拖欠天數、金額餵給 ChatGPT,幾分鐘就能拿到一份可以直接微調寄出的草稿,而不必每次從零開始想措辭。

🔧 AI 動手做:設定你的催收信語氣基準

打開 ChatGPT 網頁版,點選畫面左下角的帳號名稱,在跳出的選單中找到「Custom Instructions」,把下方的提示詞填進第二欄位(如何回應),之後每次要求生成催收信,直接描述客戶狀況即可,不用重複交代語氣要求。

當我請你幫忙寫催收郵件或提醒付款的訊息時,請一律遵守以下語氣原則:
1. 用詞禮貌,不使用道歉或卑微的語氣,也不使用威脅或恐嚇性字眼。
2. 立場清楚堅定,明確寫出應付金額(以泰銖THB表示)與希望的付款期限。
3. 結構分三段:第一段提醒帳款狀態,第二段說明期限與後續處理方式,第三段保留討論空間(例如可電話溝通分期或延期)。
4. 篇幅控制在150字以內,適合Email或Line使用。
請在我提供客戶名稱、拖欠天數、金額後,直接依此格式生成草稿。

本週就能做的一步:今天就把這段提示詞貼進 Custom Instructions,挑一個目前正在拖款的客戶試著生成一封草稿,讀一遍語氣是否符合你要的分寸,再交給熟悉這位客戶的業務過目調整,一起當作團隊範本使用。