開票開到手軟,繳稅時卻拿不出現金?VAT月循環怎麼管

陳老闆在泰國暖武里府邦布通區經營一家五金建材批發行「通榮五金」,客戶多是附近的營造承包商與零售店面。生意越做越大,上個月營業額創新高——出貨量暴增,一張一張的銷項發票開得又快又順手,帳幾乎跟不上手速。

可是到了申報期限前三天,會計小娜(Nok)拿著算好的應納稅額來找他簽字:「老闆,這個月要繳的VAT,比我們銀行戶頭現在能動用的現金還多。」陳老闆愣住了——生意明明是賺錢的,怎麼會繳不出稅?答案很簡單:VAT是照「開票的那一刻」計算,不是照「收到錢的那一刻」。營造客戶的付款習慣是工程完工後三十到六十天才結帳,但稅,是月月要還的,一天都拖不得。

更麻煩的是,這個月倉庫主管為了趕工程交期,臨時跟好幾家小型供應商現金採購五金零件,有幾張進項發票抬頭寫錯了,還有兩張乾脆忘了跟對方索取。這些原本可以扣抵的進項稅額,就這樣白白流失,變成通榮多繳的冤枉稅。一個月之內,VAT同時從「現金流」和「扣抵完整性」兩頭咬了這家公司一口。

為什麼

VAT申報表面上是「算一個數字、填一張表」,但背後其實是兩組獨立資料的對帳工程:銷項稅額(開給客戶的每一張發票)減去進項稅額(供應商開給你的每一張發票),任何一邊漏記、抄錯、算錯時間點,結果都會失真。這正是內部控制裡最經典的問題——COSO內部控制整合架構(COSO Internal Control–Integrated Framework,1992年首次發布、2013年修訂)談的「控制活動」核心精神:任何牽涉資金進出的流程,都需要有對帳機制去驗證兩組獨立來源的數字彼此吻合。

另外,VAT循環特別容易出問題,是因為它牽涉「三個人」,卻常常只有「一個人」在管:業務/倉庫端負責開票收票,財務端負責記帳算稅,老闆端負責簽字繳錢。審計業界常講的「三道防線」模型(由國際內部稽核師協會IIA於2013年提出「三道防線」概念、2020年修訂為「三道防線模式」/Three Lines Model)強調:第一道防線(業務自己先核對)、第二道防線(財務複核)、第三道防線(老闆或外部會計師最終把關),三者缺一不可。像通榮這樣只靠會計小娜一個人在月底趕算,等於把三道防線壓縮成一道,漏洞自然藏不住。