應收帳款臺帳：老闆每週花15分鐘，揪出快變壞帳的客戶

陳志明在泰國羅勇府（Rayong）阿瑪塔工業區裡,經營一家做汽車零件的小廠「精成金屬」,幫附近幾家一線廠的協力廠代工。訂單接到手軟,他每天忙著盯產能、盯品質,收款這件事,全權交給業務跟會計各管一塊。

業務阿明在LINE上跟客戶談好帳期,貨到45天付款；會計小芳按發票登記應收帳款,月底做一份總表。兩人各自有一本帳,沒有人把它們合在一起看。直到某天小芳拿著一張紙走進辦公室：「老闆,這幾家客戶,有的超過90天沒付錢了,加起來320萬泰銖。」陳志明整張臉白了——他甚至不知道其中一家客戶的老闆早就把工廠收掉,人已經聯絡不上。

這不是特例。泰國中小企業主常常對「訂單」「出貨」很有感,對「這筆錢到底收回來了沒」卻毫無感覺——因為沒有一張表,把散落在業務手機、會計帳本裡的應收帳款,攤在陽光下讓人看見。

為什麼

應收帳款會爛掉,通常不是因為客戶存心賴帳,而是因為「沒人在定期看」。COSO內部控制整合架構(COSO Internal Control – Integrated Framework,1992年發布、2013年更新)把「監督活動」(Monitoring Activities)列為內部控制五大要素之一——制度設計得再完整,如果沒有人定期檢視執行結果、主動示警,問題永遠是等到爆炸才被發現。

再套用審計圈常講的「三道防線」模型(源自國際內部稽核師協會IIA,2020年更新為Three Lines Model)：業務是第一道防線,負責把貨賣出去、把錢收回來;財務/會計是第二道防線,負責監控整體風險是否失控;老闆是最後一道把關。精成金屬的問題在於,第二道防線只做到「登記」,沒有做到「攤開帳齡、主動示警」——業務跟會計各拿一塊資訊,沒人把它組成一張讓決策者一眼看懂的圖。

怎麼做

一張臺帳要有的九個欄位

應收帳款臺帳不必是複雜的財務報表,而是一張所有人都看得懂的工作表。至少要有：客戶名稱、發票號碼與開立日期、應付款到期日、應收金額、已收金額、餘額、帳齡(距今天數)、目前狀態(正常/催收中/已委外)、負責業務。這九欄不必用昂貴系統,一張Google試算表就能開始。