每週一做三小時的生產簡報，錄成 Copilot 技能就能交接

羅勇府一家台資工廠，廠長助理小芸每週一早上都有一場硬仗：把上週的生產日報 Excel 數字貼進週會簡報，套公司版型、異常數字標紅、標題加中泰雙語。一套做下來三小時，週會九點開，她七點就到。某週她請病假，代理的人找不到版型、不知道紅字門檻，簡報晚了一小時，廠長當場問：「上週良率到底多少？」

為什麼這件事一直處理不好

• 步驟只存在一個人的腦袋裡：哪個欄位貼到哪一頁、低於幾趴要標紅，都沒寫下來。
• 交接靠口頭：請假前只丟一句「照上週改就好」，而上週的檔案早被改得面目全非。
• 每次手動重做：貼上、調字型、標紅一再重複，越趕越容易漏掉一頁。

一份可交接的重複性簡報流程要件

• 步驟編號清楚，每一步只做一件事。
• 判斷標準寫成數字，例如「良率低於 95% 標紅」，而不是「看起來不太好就標」。
• 設有檢核點：做完後要核對哪幾個數字。
• 輸入與輸出固定：資料從哪個檔案來、成品長什麼樣子。

🔧 AI 動手做：把每週簡報步驟錄成 Copilot 技能

PowerPoint 的 Copilot 近日新增「錄製技能（Record a Skill）」，正陸續推送中，請先確認你的 Microsoft 365 租戶是否已出現這項功能：你可以把一連串操作錄下來，存成可重複使用的技能，之後同類簡報直接叫用。以前做不到，每次都得重做。但錄之前步驟必須先標準化，否則錄下來的也是亂的。先用下面的提示詞整理步驟清單：

你是工廠管理顧問。請把以下「每週生產週會簡報」的做法，整理成可以錄成 PowerPoint 技能的標準步驟清單。

我的情況：
- 資料來源：[生產日報 Excel 檔名與工作表]
- 簡報版型：[公司版型名稱]
- 要放的指標：[例如產量、良率、停機時間]
- 異常判斷標準：[例如良率低於 95% 標紅]
- 標題語言：[例如中文加泰文雙語]

請輸出：
1. 編號步驟（每步只做一件事，寫明動作與位置）
2. 每步的完成判斷標準
3. 錄製前要準備的檔案與狀態
4. 完成後的人工檢核點（至少 3 個要抽查的數字）
5. 容易出錯的地方提醒

拿到清單後，照清單在 PowerPoint 逐步操作並錄製，存好後下週一從 Copilot 的技能清單選取該技能叫用，再人工抽查數字。注意：技能存在個人 OneDrive，僅本人可用；要讓團隊共用，需請 IT 部署組織技能。也請先確認公司已開通 Microsoft 365 Copilot。

本週就能做的一步：今天請助理把上週簡報的做法逐步寫下來，用上面的提示詞整理成步驟清單，下週一照著錄第一版技能。