共用信箱的 VIP 大單被淹沒？用 Workspace Studio 巢狀條件做分流

曼谷一家約三十人的工業包材貿易公司，所有客戶都寫信到同一個 sales@ 信箱。詢價、訂單、客訴、催貨全混在一起，助理每天早上要花一小時人工分派。之前設過一個自動通知流程，結果客戶只回一句「收到，謝謝」也會再觸發一次，LINE 群和 Chat 空間被洗版，助理被迫把通知關閉，真正重要的信反而沒人即時看到。某位 VIP 大客戶五十萬泰銖的詢價，就這樣排在一般小額詢價後面，兩天後才有人回，客戶早已轉向別家。

為什麼分流一直處理不好

多數公司卡在這幾個誤區：

• 只做單層判斷：只分「詢價或客訴」，不管客戶等級與金額，大單與小單同樣排隊。
• 同一信件串每封都觸發：客戶的禮貌性回覆被當成新案件，通知多了就沒人看。
• 附件寫死位置：流程每次都附同一份報價單，找不到該客戶的最新合約。

一張好分流規則的幾個要件

• 先寫成決策表：類型 → 客戶等級 → 金額門檻 → 負責人 → 回覆時限，每一格都有明確答案。
• 只在首封來信通知，後續往來留在信件串裡處理。
• 每個分支都有備援負責人，避免請假時卡住。
• 上線前拿真實歷史信件試跑，而不是憑想像。

🔧 AI 動手做：分流決策表產生器

Google Workspace Studio 十月公告新增了巢狀條件（分支裡再分支）、Gmail 略過回覆（只在首封來信觸發）、Drive「搜尋文件」步驟（依客戶動態找報價單或合約）。這些功能自十月起陸續推出，實際開通時間請以管理員後台為準。以前只能單層判斷、每封都重觸發、檔案得寫死，現在可以先讓 AI 幫你把規則整理清楚，再對應到流程步驟。

你是一位熟悉 [我的產業，例如：工業包材貿易] 的客服流程顧問。
我們公司共用信箱 [sales@公司網域] 會收到：詢價、訂單、客訴、催貨。
客戶等級：[VIP／一般／新客的定義]。
金額門檻：[例如：超過 300,000 泰銖算大單]。
負責人：[各類型與等級的負責人及備援]。
請幫我：
1. 產出一張決策表（類型 → 客戶等級 → 金額門檻 → 負責人 → 回覆時限）。
2. 轉成適合 Google Workspace Studio 的流程步驟：哪裡用巢狀條件、哪裡用「略過回覆」、哪裡用「搜尋文件」找該客戶的報價單或合約。
3. 列出 5 種容易誤判的信件（例如轉寄、一信多事），並建議處理方式。
4. 提醒：AI 分類只做建議，由負責人確認後才回覆客戶。

本週就能做的一步：從共用信箱挑出十封歷史信件，用上面的決策表人工逐封分類，看有幾封會被分錯，再決定要不要上線。