業務主管的月初盤點：用 ChatGPT 把上月客戶對話排出三個跟進優先順序

月初第一個上班日，你打開手機翻 LINE、翻 Email、翻上個月的拜訪筆記，二十幾個客戶名字在腦裡打轉。哪個快要成交只差臨門一腳？哪個上次抱怨過交期、再不理就要跑掉？哪個只是禮貌性回覆、其實沒下文？零售業務主管最大的痛不是沒客戶，而是校長兼撞鐘——白天在門市顧生意、盯庫存、追應收，晚上還要自己排跟進順序，最後往往憑感覺打電話，把時間花在最愛聊天的客戶身上，真正快斷線的反而被漏掉。

先把「散落各處的對話」收攏成一份文字

AI 不會通靈，它只能整理你餵給它的東西。第一步不用花錢工具，就是手動複製貼上：把上個月跟每個客戶的 LINE 對話重點、Email 往來、拜訪筆記，一個客戶一段，全部貼進一份記事本。不用寫得漂亮，關鍵是三件事——客戶名字、上次聊到哪、對方說過的具體話（例如「等總公司開會決定」「這個月預算滿了」「你們交期比別家慢」）。在泰國跑批發通路的業務，很多溝通夾雜泰文和中文，直接原文貼進去也沒關係，ChatGPT 都讀得懂。

讓 ChatGPT 幫你分三級，而不是只給一份摘要

很多人只叫 AI「幫我整理」，結果拿到一段落落長的摘要，還是不知道先打誰。訣竅是明確要求它「分類＋排序＋給理由」。你要的不是漂亮文章，而是一張能照著打電話的表：第一級「本週必聯絡」（有明確成交訊號或流失風險）、第二級「本週跟進」（有意願但沒急迫性）、第三級「維繫即可」（暫時沒動作）。每一級旁邊要有一句話說明為什麼，你才敢照著做。

泰國實操：把「交期」和「應收」也塞進判斷

零售批發在泰國，跟進順序不能只看客戶熱不熱情。兩個本地變數要放進去：一是交期敏感的客戶（旺季前補貨、抱怨過到貨慢），這種一旦拖延最容易被同業搶走；二是應收帳款——上月出貨但還沒收款的客戶，跟進電話要同時確認回款，別只顧著推新單。舉個常見場景：曼谷 Sampeng、Pratunam 這類批發市場的客戶，旺季（例如宋干節、開學季前）補貨節奏極快，你晚一天回覆報價或到貨慢半天，隔壁攤商馬上補位；而不少下游雜貨店習慣月結、票期又拖，跟進時若不順口提一句回款，帳就愈欠愈久。把這兩個資訊也貼進對話，明確告訴 AI「排序時把交期風險和未收款一起考慮」，出來的清單才真的貼近你的生意。

🔧 AI 動手做：把客戶對話排成三級跟進清單

打開免費版 ChatGPT（chat.openai.com）就能做，不需付費。把整理好的客戶對話貼在提示詞最後，一次送出。它會回一張分好級、附理由的清單，你照著第一級開始打電話即可。

你是一位資深零售業務主管的助理。以下是我上個月和各客戶的對話與拜訪紀錄，內容可能混合中文與泰文。

請幫我把這些客戶排成三級跟進優先順序，並用表格呈現，欄位為：客戶名稱｜優先級｜判斷理由（一句話）｜這通電話的主要目的。

分級標準：
第一級「本週必聯絡」＝有明確成交訊號，或有流失／交期抱怨／未收款風險。
第二級「本週跟進」＝有意願但沒急迫性。
第三級「維繫即可」＝目前無明確動作。

排序時請一併考慮：交期敏感度、尚未收回的貨款。若資訊不足以判斷，請在理由欄標註「需補充資訊」。

以下是客戶對話紀錄：
【客戶A】……
【客戶B】……
【客戶C】……

別把清單當聖旨，AI 排完你要再看一眼

ChatGPT 只看得到你貼的文字，看不到你腦中對這個客戶的直覺。它可能把一個「嘴上冷淡但其實快下大單」的老客戶排到第三級。所以清單出來後花兩分鐘掃過，用你的經驗微調——把 AI 當成幫你「先過濾一輪」的助理，而不是決策者。判斷權還是在你手上。

本週就能做的一步

今天下班前，選五個上月互動過的客戶，把和他們的對話重點各貼一段，用上面的提示詞跑一次。明早上班照著第一級名單，先打前三通電話。做完你會發現，光是「不再憑感覺挑客戶」，一個早上就多聯絡到兩個快斷線的人。