总分类账与试算表：月底对不平，问题出在哪

春武里府一家做汽车零件的台商厂，老板每个月三号会收到会计送来的上月报表。去年十月的三号，会计没有送报表过来，只在门口探了个头说：“老板，这个月账对不平，差四万八，我还在找。”

老板愣了几秒，点头说“好，那你先找”。门一关上，他坐在位子上想了半天——差四万八是什么意思？是公司少了四万八吗？是有人动了钱吗？还是只是打错字？他不知道该不该紧张，也不知道该问什么。三天后会计说找到了，是一张传票漏打了一边。老板点点头，还是不知道刚才那三天到底发生了什么事。

前面五讲，我们从借贷的方向讲到五大科目，再讲到一笔交易怎么变成一张传票、一组分录。那些分录一笔一笔记下来，一个月下来可能有两三百笔，散在两三百张传票里。这一讲要处理的就是接下来那件事：这几百笔分录，怎么汇总起来、怎么检查有没有记错。这就是总分类账与试算表在做的事，也是“账对不平”这句话真正的意思。

总分类账：把同一个科目的分录，收到同一页上

传票是按照“时间”排的。一月三号买了原料一张、一月三号付了电费一张、一月四号收到客户货款一张——依序放进夹子里，这个东西正式的名字叫日记账（Journal），意思就是按日期记录的流水账。

日记账的好处是完整：每一笔交易发生的时间、金额、对象都在里面，要追某一天发生什么事，翻日记账最快。但它有一个明显的缺点——你没办法从日记账看出任何一个科目的全貌。

假设老板想知道“这个月电费到底花了多少”，翻日记账的话，要从头到尾把两三百张传票看过一遍，把里面有电费的挑出来加总。如果想知道“现金这个月进出多少、月底剩多少”，一样要重来一次。每问一个问题就要翻一次全部，这显然不合理。

所以会有第二本账，叫总分类账（General Ledger，很多人简称总账）。它的做法是换一个角度刷新同一批数据：不按时间排，按科目排。每一个科目给它一页（或一个区块），把散在各张传票里、属于这个科目的分录，全部抄到这一页上。

从传票把数据抄到总账这个动作，会计叫做过账（Posting）。现在几乎所有公司都用会计软件，传票一存盘，系统就自动过账了，不需要人工抄——但这个动作还是存在，只是变成看不见。知道它存在很重要，因为之后如果会计说“这张传票还没过账”，你会知道他的意思是：这笔交易打进系统了，但还没被算进本月的科目余额里。

总账的每一页长什么样子？以“现金”这个科目为例，大致是这样：

看到最后一列了吗？本月借方合计、贷方合计、以及月底余额——这三个数字就是总账这一页最后要交出来的东西。每个科目都算出自己的这三个数字，接下来就可以做试算表了。

试算表：把所有科目的余额列出来，看借贷总额对不对得起来

第三讲讲过复式簿记最漂亮的地方：每一笔交易都同时记在两个地方，借方金额必然等于贷方金额。当时说这个设计的好处是“能自动抓错”——试算表就是这个“自动抓错”的具体展现。

做法很单纯：月底把总账里每一个科目的余额抄出来，资产与费用类的余额放在借方栏，负债、权益与收入类的放在贷方栏，然后把两栏各自加总。

逻辑上，因为每一笔分录的借贷金额都相等，那么把整个月所有分录加起来，借方总额也一定等于贷方总额。如果两边的总数相同，这张表叫“试算表平衡”；如果不同，就是老板听到的那句“账对不平”。