外籍员工证件到期日散落各处？用 AI 建一张跟踪表

罗勇府一家约一百人的台资工厂，有二十多位缅甸籍和柬埔寨籍员工。工作证、护照、签证、体检，各自的到期日一部分写在人事助理的纸质文件夹里，一部分在不同版本的 Excel 里。去年有两位员工的工作证过期一周才被发现，劳工局来稽查，工厂被罚款，产线还停工了半天。人事助理说：“资料都有，只是没人在对的时间看到它。”

为什么这件事一直处理不好

问题通常不是没记录，而是下面几个误区：

• 四种证件各记各的：工作证、护照、签证、体检分散在不同表格，没人能一眼看到“这个人整体哪天会出问题”。
• 只靠记忆或一次性提醒：到期前三个月就该行动，但没有固定的提醒节点，常常快到期才想起来。
• 通知只用一种语言：员工自己也要补材料或配合体检，通知若只有中文或泰文，员工看不懂就没人行动。

一张好的跟踪表要有几个要件

• 一人一行，四种证件的到期日并排，并自动算出“最早到期的是哪一项”。
• 每个到期日旁边有负责人和处理状态，例如“未启动／办理中／已完成”。
• 固定提前 90、60、30 天三个提醒节点，每个节点有明确要做的事。
• 法规规定的办理期限与罚则，要由人事向主管机关或代办确认后填入，不能由 AI 推测。
• 表格里不放完整护照号码，只放末四位，降低个人信息泄露风险。

🔧 AI 动手做：证件到期跟踪表与多语提醒

把现有纸质和 Excel 的数据（已遮蔽敏感号码）贴给 AI，请它整理成统一表格，并产出提醒话术和多语通知草稿。下面是可直接复制的提示词。

你是 [公司名称] 人事助理的协作者。以下是外籍员工证件数据（护照号码只保留末四位）：
[粘贴员工编号、国籍、工作证到期日、护照到期日、签证到期日、体检到期日]

请做三件事：
1. 整理成表格：每人一行，字段为员工编号、国籍、四种证件到期日、最早到期项目、距今天数（今天是 [日期]）。
2. 按距今天数标注：90 天内、60 天内、30 天内三个级别，并按紧急程度排序。
3. 为 90、60、30 天各写一段给人事助理的内部提醒话术，并写一份给员工的通知草稿，使用泰文、缅甸文、柬埔寨文（高棉文）各一版，语气友好、一句话说明要配合什么。

重要限制：
- 办理期限、罚则、费用一律写“[由人事向主管机关或代办确认]”，不要自行推测或填入数字。
- 日期格式一律 日/月/年，缺失或矛盾的数据请列出来问我，不要猜。
- 外语通知最后加一行：“本草稿请由母语者或合格口译复核后再发送”。

本周就能做的一步：今天先找出最早要到期的五位员工，把四种证件的到期日抄成一张新表，并请人事向主管机关或代办确认各项办理期限。