總分類帳與試算表：月底對不平，問題出在哪

春武里府一家做汽車零件的台商廠，老闆每個月三號會收到會計送來的上月報表。去年十月的三號，會計沒有送報表過來，只在門口探了個頭說：「老闆，這個月帳對不平，差四萬八，我還在找。」

老闆愣了幾秒，點頭說「好，那你先找」。門一關上，他坐在位子上想了半天——差四萬八是什麼意思？是公司少了四萬八嗎？是有人動了錢嗎？還是只是打錯字？他不知道該不該緊張，也不知道該問什麼。三天後會計說找到了，是一張傳票漏打了一邊。老闆點點頭，還是不知道剛才那三天到底發生了什麼事。

前面五講，我們從借貸的方向講到五大科目，再講到一筆交易怎麼變成一張傳票、一組分錄。那些分錄一筆一筆記下來，一個月下來可能有兩三百筆，散在兩三百張傳票裡。這一講要處理的就是接下來那件事：這幾百筆分錄，怎麼彙總起來、怎麼檢查有沒有記錯。這就是總分類帳與試算表在做的事，也是「帳對不平」這句話真正的意思。

總分類帳：把同一個科目的分錄，收到同一頁上

傳票是按照「時間」排的。一月三號買了原料一張、一月三號付了電費一張、一月四號收到客戶貨款一張——依序放進夾子裡，這個東西正式的名字叫日記帳（Journal），意思就是按日期記錄的流水帳。

日記帳的好處是完整：每一筆交易發生的時間、金額、對象都在裡面，要追某一天發生什麼事，翻日記帳最快。但它有一個明顯的缺點——你沒辦法從日記帳看出任何一個科目的全貌。

假設老闆想知道「這個月電費到底花了多少」，翻日記帳的話，要從頭到尾把兩三百張傳票看過一遍，把裡面有電費的挑出來加總。如果想知道「現金這個月進出多少、月底剩多少」，一樣要重來一次。每問一個問題就要翻一次全部，這顯然不合理。

所以會有第二本帳，叫總分類帳（General Ledger，很多人簡稱總帳）。它的做法是換一個角度重新整理同一批資料：不按時間排，按科目排。每一個科目給它一頁（或一個區塊），把散在各張傳票裡、屬於這個科目的分錄，全部抄到這一頁上。

從傳票把資料抄到總帳這個動作，會計叫做過帳（Posting）。現在幾乎所有公司都用會計軟體，傳票一存檔，系統就自動過帳了，不需要人工抄——但這個動作還是存在，只是變成看不見。知道它存在很重要，因為之後如果會計說「這張傳票還沒過帳」，你會知道他的意思是：這筆交易打進系統了，但還沒被算進本月的科目餘額裡。

總帳的每一頁長什麼樣子？以「現金」這個科目為例，大致是這樣：

看到最後一列了嗎？本月借方合計、貸方合計、以及月底餘額——這三個數字就是總帳這一頁最後要交出來的東西。每個科目都算出自己的這三個數字，接下來就可以做試算表了。

試算表：把所有科目的餘額列出來，看借貸總額對不對得起來

第三講講過複式簿記最漂亮的地方：每一筆交易都同時記在兩個地方，借方金額必然等於貸方金額。當時說這個設計的好處是「能自動抓錯」——試算表就是這個「自動抓錯」的具體展現。

做法很單純：月底把總帳裡每一個科目的餘額抄出來，資產與費用類的餘額放在借方欄，負債、權益與收入類的放在貸方欄，然後把兩欄各自加總。

邏輯上，因為每一筆分錄的借貸金額都相等，那麼把整個月所有分錄加起來，借方總額也一定等於貸方總額。如果兩邊的總數相同，這張表叫「試算表平衡」；如果不同，就是老闆聽到的那句「帳對不平」。