應收帳款拖到三百萬才發現？用 AI 把催收分成輕重緩急

曼谷一家建材批發商的老闆，每個月月底都會收到財務給的一張應收帳齡表——二十幾家客戶、密密麻麻的數字擠在一張 Excel 裡，欄位是「30天內、31–60天、61–90天、90天以上」。這個月他多看了一眼，才發現逾期超過 90 天的金額，竟然已經累積到三百多萬泰銖。他愣了一下，這些錢原本以為只是「客戶比較慢付」，沒想到滾到這麼大一筆。

更麻煩的是，公司裡沒人真的在「管」這件事。業務每天要跑客戶、談新訂單，看到帳齡表也知道某幾家拖很久，但送貨時只敢順口說一句「方便的話麻煩幫忙看一下喔」，講完就過去了，深怕講重一點下次訂單就飛了。財務那邊倒是有寄催款信，但用的是同一套範本，不分客戶是第一次延遲三天，還是已經拖欠半年、電話都不太接的老賴帳戶，全部收到一模一樣措辭客氣的提醒信。結果就是:該硬起來的客戶完全沒感受到壓力，該留情面維持關係的老客戶，反而收到一封語氣生硬的制式信，反過來抱怨公司「怎麼突然這樣對我」。

為什麼帳款一直越拖越大、催也催不動

這種局面幾乎每家有帳期的批發商都會遇到，通常卡在幾個地方:

• 只看總表不看個案:帳齡表只呈現金額和天數，看不出這家客戶是「一直穩定但這次剛好延遲」，還是「每次都拖到最後一刻才付」，兩種客戶用同一套方式對待，注定一邊太鬆一邊太緊。
• 催收責任卡在業務和財務中間:業務怕破壞關係不敢開口要錢，財務不清楚客戶背景又不好意思打電話施壓，結果誰都覺得「這不是我該做的事」，帳款就這樣被晾著。
• 催款信只有一種語氣:不分輕重全部用同一封範本，等於用「溫柔提醒」去對付真正的慣性拖欠戶，用「正式警告」去嚇跑其實只是偶爾延遲的長期好客戶。

一套能真正把帳追回來的催收機制要有的幾個要件

把催收做好，其實不是靠一封信寫得多兇，而是要先分清楚「誰是誰」:

• 先分級再行動:至少把客戶分成「首次延遲」「習慣性拖欠」「金額異常放大」三種，語氣和催收頻率各自不同。
• 把催收拉出業務單獨負責的模糊地帶:可以維持業務負責關係維護、財務負責明確的金額與期限溝通，但兩邊要用同一套分級標準講話，不能各說各話。
• 每筆逾期都要有明確的下一步時間點:不是「之後再看」，而是每家客戶都寫清楚「下一次要在哪一天前跟催」，避免拖到下個月才又被總表嚇一跳。

🔧 AI 動手做:帳齡分級催款信與跟催清單產生器

與其讓財務手動判斷每家客戶該用哪種語氣，不如把應收帳齡表的資料整理成文字(或直接複製貼上 Excel 內容)，丟給 AI 一次產出「分級結果＋對應語氣的催款信＋業務內部跟催提醒」。以下提示詞可以直接複製使用，把方括號內容換成你自己公司的實際資料:

你是一位熟悉泰國企業對企業(B2B)應收帳款管理的財務顧問。
以下是我公司的應收帳齡資料，請幫我完成三件事:

【客戶帳齡資料】
[貼上客戶名稱、逾期天數、逾期金額、過去付款紀錄(例如:一向準時／偶爾延遲／經常拖欠)]

1. 把每家客戶分成三級:
   - A級:首次或偶爾延遲，付款紀錄良好
   - B級:習慣性拖欠，過去多次超過帳期
   - C級:逾期天數或金額明顯異常放大，需要優先處理

2. 針對每一級，各寫一封催款信(中文/泰文皆需要)，語氣要求:
   - A級:以維護關係為主，語氣客氣、給緩衝空間，但明確寫出金額與到期日
   - B級:語氣堅定、清楚說明逾期天數與後續影響(例如影響下一批出貨)，但不失禮貌
   - C級:正式書面語氣，明確要求在[X天]內回覆付款計畫，並說明若無回應的後續處理方式

3. 產出一份「本週跟催優先序清單」，依照[逾期金額大小/逾期天數/客戶重要性，請依我的排序偏好調整]排序，並標明每家客戶「該由業務出面」還是「該由財務正式發函」。

請用表格呈現分級結果與跟催清單，催款信則分開列出完整內文。

拿到結果後，建議先讓業務主管過目一次分級是否符合實際狀況——AI 是根據你給的資料判斷，資料本身的品質決定分級準不準。確認沒問題後，A級信讓業務用自己的口吻潤一下再寄，B、C級交給財務用公司名義正式發出，兩邊步調就不會再各打各的。

本週就能做的一步:把這個月的應收帳齡表挑出逾期金額最大的前五家，貼進上面的提示詞跑一次分級與催款信，這週就先處理這五家，不用等到整份二十幾家客戶都做完才開始行動。