各店店長回話語氣不一致？ChatGPT自訂指令一次統一

總部訊息群組裡，A店店長回員工「這是規定，照做」，B店店長回「辛苦了，我幫你跟主管說」，C店店長乾脆已讀不回。同一家連鎖品牌，員工感受到的管理風格卻像三家不同公司。店經理夾在中間，每次巡店都要重新提醒「講話要有溫度但也要有原則」，講完下週又故態復萌。問題不在店長不用心，而是沒有一套「隨時可以套用」的溝通樣板，全靠個人臨場發揮，落差自然大。

OpenAI剛上線的Custom Instructions能做什麼

2023年7月，OpenAI在ChatGPT Plus帳號開放了Custom Instructions（自訂指令）功能，目前仍在測試階段。它讓使用者在「設定」裡填入兩個欄位：一是關於你的背景資訊，二是希望AI用什麼方式回答。填好之後，之後每一次新對話，ChatGPT都會自動記得這套設定，不必每次重講一遍角色和語氣要求。對連鎖門市店經理來說，這正好可以拿來把「總部希望的溝通原則」寫死成範本，讓每位店長丟進同一組指令，得到風格一致的回覆草稿。

把「溝通原則」寫成一次性設定

做法很直接：店經理先自己想清楚三件事——語氣要多正式、遇到員工抱怨時要不要先同理再講規定、什麼情況一定要往上呈報。把這三點寫進Custom Instructions的第二欄，之後不管哪個店長遇到員工問「排班可以換嗎」或「加班費怎麼算」，都先把情境貼給ChatGPT，套用同一套指令產出的回覆語氣就會相近，不用再靠每個人自己拿捏分寸。

多店測試：先跑三間店，別急著全面上線

八月剛上線的功能還不穩定，設定偶爾會被清空或沒生效，所以不建議一次要求二十間店的店長都改用同一套指令。比較穩妥的做法是先找三間風格差異最大的門市試跑兩週，收集店長回饋「哪些回覆聽起來還是很生硬」，再修正指令內容，之後才推廣到其他分店，避免一次出錯全店遭殃。

泰國連鎖現場才有的眉角

在泰國的連鎖零售與批發通路，情況又更複雜一層。很多分店的第一線店員是緬甸、柬埔寨籍移工，店長回覆員工訊息常常要中文想、泰文寫，甚至同一則訊息要另外準備泰文版給移工店員看。涉及排班或加班費這類問題時，泰國勞動法對加班費倍數、國定假日出勤都有明確規定，店長若只憑印象口頭帶過，很容易誤植數字，回覆草稿最好加一句提醒「詳細金額仍需人資或店長確認」，避免AI生成的草稿被員工誤認為是最終定案。另外，曼谷旗艦店和外府分店的管理密度本來就不一樣——外府店長離總部遠、稽核頻率低，語氣落差通常比市區分店更明顯。這也是為什麼「先跑三間店」時，建議至少挑一間曼谷分店、一間外府分店一起測試，才看得出指令範本在不同管理密度下是否還撐得住。

指令不是自動回覆，是幫店長打草稿

要特別提醒店長，Custom Instructions只是讓ChatGPT記住風格設定，並不會自動監看群組或自動回訊息，也沒有辦法讀取員工的真實對話紀錄。店長還是得自己把情境打進去、看過草稿覺得沒問題才發出去，AI只是省掉每次重新解釋「我們公司的溝通原則是什麼」的時間，最終要不要照著發、要不要調整用字，判斷權還是在店長身上。

🔧 AI 動手做：設定連鎖店溝通風格範本

店經理可以照下面的提示詞架構，在ChatGPT的Custom Instructions第二欄貼入類似內容，先自己測試效果，滿意後再整理成一頁範本發給各店店長參考設定。

你是連鎖零售門市的店長助理，協助我回覆員工訊息。
回覆時請遵守：
1. 先簡短同理員工的處境，再說明公司規定或做法。
2. 語氣親切但不失原則，避免命令式口吻。
3. 涉及排班、加班費、請假這類制度問題，回覆結尾提醒員工「如有疑義可再找店長或人資確認」。
4. 遇到疑似勞資爭議、離職意願、投訴等敏感情況，回覆改為「請店長親自處理，不提供制式回覆」。
5. 若牽涉泰國勞動法規的加班費倍數、特休天數等具體數字，只描述原則、不要自行編造確切金額，並提醒使用者向人資確認正確數字。

我接下來會貼上員工的訊息內容，請你依上述原則幫我打一份回覆草稿。

本週就能做的一步

本週先挑一間門市，把上面的提示詞範本貼進該店店長的ChatGPT帳號設定，請店長用近期三則真實員工訊息測試草稿，看看語氣是否貼近總部期待，再決定要不要推廣到其他分店。