耗材採購比價表做到半夜？把報價丟給ChatGPT先做初步整理

月底要簽採購簽呈,桌上擺著三家耗材供應商傳來的報價單:一家用Excel附件、一家在Line上打字報數字、還有一家直接傳PDF掃描檔。財務助理小陳得把單價、數量、交期、付款條件一項項謄到同一張比價表裡,等她核對完格式已經快下班,主管又問「這三家單價差多少、哪家有量大折扣」還得重算一次。這種重複性的資料整理,其實正是ChatGPT在2023年9月能立刻幫上忙的地方。

比價表卡關,卡在「格式不一」不是「算不出來」

大多數工廠的耗材採購——手套、研磨片、潤滑油、包材——單價不高但採購頻繁,供應商也習慣用自己方便的方式報價。真正耗時的不是加減乘除,而是把不同格式的文字內容,重新謄寫成同一張表格的過程。這一步過去只能靠人工,現在可以把報價內容直接貼給ChatGPT,請它先整理成統一欄位的表格,人再核對數字、判斷取捨。

把「謄打」交給AI,把「判斷」留給自己

操作方式很直接:把三家報價的文字內容(複製貼上即可,不需要辨識圖片)依序貼進ChatGPT對話框,說明每一段是哪家供應商的報價,請它整理成同一張表格,欄位包含品項、單價、最小訂購量、交期、付款條件。ChatGPT會輸出一份格式一致的表格草稿,這時財務或採購人員的工作,就從「謄打」變成「核對與判斷」——單價是否含稅、交期是否寫清楚天數、付款條件是月結30天還是45天,這些都需要人親自對照原始報價單確認,AI整理出來的只是草稿,不是最終定案的依據。

Plus版可以直接丟Excel,讓AI幫忙算單位成本

如果供應商是用Excel或CSV報價,訂閱ChatGPT Plus的人可以用當時剛開放不久的Code Interpreter(進階數據分析,仍在beta階段)直接上傳檔案,請它讀取內容並換算成相同單位(例如同樣換算成每公斤或每箱單價),方便橫向比較。這一步比純文字貼上更省力,但換算公式、單位定義還是要親自確認,尤其不同供應商的「一箱」數量常常不一樣,AI不會主動幫你發現這種陷阱,除非你明確要求它列出換算依據讓你檢查。

在泰國比價,「有沒有含7%加值稅」是最容易被忽略的地雷

在泰國採購耗材,比價表上還有一個台灣經驗常忽略的欄位:報價是否已經含加值稅(VAT)。泰國VAT稅率為7%,但不同供應商標示習慣差很多——有些單價已經內含VAT、有些是稅前價格,底下另外註明「+VAT 7%」,兩種報價方式看起來單價差不多,實際到手總價可能差到7%以上。如果比價表沒有把這一欄獨立列出來,很容易把「含稅價」和「未稅價」直接擺在同一欄比較,算出來的「最低價」搞不好只是那家還沒把稅算進去,不是真的比較便宜。整理比價表時,務必請ChatGPT在表格裡多加一欄「單價是否已含7%VAT」,再回頭對照原始報價單上的稅務標示逐筆確認,這是純文字翻譯過去、沒有實際在泰國採購經驗的人很容易漏掉的細節。

三個要提醒自己的地方

第一,報價單上的公司機密資訊(如合約細節、特殊折扣條款)貼進ChatGPT前要想清楚,公司若有資安規範就先遵守。第二,AI整理出來的比價表只反映「你貼進去的內容」,如果原始報價單字跡模糊、你手動謄打時打錯一個數字,AI也會照樣算錯,最後定案前務必回頭核對原始文件。第三,比價的重點——例如是否要因為長期合作而給老供應商一點加分——這種涉及關係與策略的判斷,仍然是人的工作,AI只是幫你把桌面清乾淨,讓你能看清楚數字再做決定。

🔧 AI 動手做:三家報價一次整理成比價表

把下面這段提示詞複製到ChatGPT對話框,依序貼上三家供應商的報價文字內容(或用Plus版Code Interpreter上傳Excel檔),請AI先幫你整理出草稿表格,再自己核對數字定案。

你是我的採購比價助手。我會依序貼上2~4家供應商的耗材報價內容(文字或Excel內容),品項是[填入品項名稱,例如:工業手套]。

請你:
1. 幫我整理成一張統一格式的比較表,欄位包含:供應商名稱、品項、單價、單位、單價是否已含7%VAT、最小訂購量、交期、付款條件
2. 如果不同供應商單位不一致(例如一箱數量不同),請幫我換算成相同單位方便比較,並清楚列出你的換算依據,讓我能自行核對
3. 最後用一句話點出「單價最低」和「交期最短」分別是哪一家,但不要幫我下最終決定,我會自己核對原始報價單後再簽核

以下是報價內容:
[依序貼上第一家、第二家、第三家的報價文字或表格內容]

本週就能做的一步

找出你手上正在比價、還沒簽核的一份耗材採購案,把各家報價文字貼給ChatGPT整理成表格,順手加一欄確認是否已含7%VAT,再親自核對其中三個關鍵數字:總價、交期、付款條件,今天就能少加一次班。