小餐館年初對帳：用 ChatGPT 把一團亂的記帳本整理成月支出分類

年初翻開去年那本記帳簿，密密麻麻全是「12/3 豬肉 480」「12/5 瓦斯 1200」「12/8 阿珍薪水 18000」，順序亂、字跡潦草，連自己都看不懂錢到底花到哪裡。小餐館老闆校長兼撞鐘，白天顧爐火、晚上算帳，根本沒有會計幫你把這堆流水帳整理成「上個月食材花多少、人事佔幾成」。結果就是每年都在憑感覺經營，漲價或砍菜單都沒個依據。

好消息是，2022 年底剛上線的 ChatGPT，雖然不能上網、也不能讀你拍的照片或上傳檔案，但它最擅長的就是「把雜亂文字整理成有條理的清單」。只要你把帳目打成一行行文字貼進去，它就能幫你歸類。

第一步：先把帳目變成文字

ChatGPT 在這個階段只看得懂你打進去的文字，不會讀圖、不會收檔案。所以請花十分鐘，把上個月的帳本一筆一行敲進手機備忘錄或電腦，格式越簡單越好：「日期 項目 金額」。例如「12/3 豬肉 480」。不必排序、不必分類，那是 AI 的工作。在泰國，很多小店的薪資是發泰銖現金、食材在 talad（菜市場）現金採購，這些原本沒留單據的開銷，只要當下記一行字，就都能納進來。

第二步：請 AI 訂出成本分類

餐飲業的成本骨架其實很固定：食材成本、人事薪資、房租、水電瓦斯、包材耗材、雜項。你可以直接請 ChatGPT 用這幾類來歸位，也可以叫它先看過你的帳目、建議適合你這家店的分類。小店通常食材加人事就佔七到八成，先抓出這兩塊，經營決策就有了底氣。

第三步：要它算小計與佔比

歸類完別只看分類，要再請它加總每一類的金額、算出佔總支出的百分比，並用表格列出。當「食材 48%、人事 31%」這種數字攤在眼前，你才會發現原來某項雜支偷偷吃掉不少利潤，或某天的食材採購明顯偏高。這就是把流水帳變成「看得懂的成本結構」的關鍵一步。

提醒：AI 會算錯，自己要複核

ChatGPT 偶爾會把金額加錯或漏掉一筆，它擅長分類但不是計算機。拿到結果後，務必用手機計算機把每類總和再按一次，尤其是最大的食材與人事兩類。AI 負責整理，拍板的還是你。

🔧 AI 動手做：把流水帳貼進 ChatGPT 自動歸類

打開 ChatGPT，把下面的提示詞複製進去，再把你打好的帳目接在最後面，一次貼上送出即可。

你是一位協助小餐館的記帳助理。以下是我上個月的流水帳，每行格式是「日期 項目 金額」。
請幫我做三件事：
1. 把每一筆歸到這幾個成本分類之一：食材、人事薪資、房租、水電瓦斯、包材耗材、雜項；無法判斷的請放進「待確認」並列出來問我。
2. 用表格列出每個分類的小計金額，以及佔總支出的百分比（四捨五入到整數）。
3. 用兩三句白話告訴我：哪一類花最多、有沒有哪筆金額看起來特別高需要我留意。
金額請務必加總正確，若有不確定的地方直接告訴我。

我的流水帳如下：
12/3 豬肉 480
12/5 瓦斯 1200
12/8 阿珍薪水 18000
（把你自己的帳目一行一行接著貼在這裡）

本週就能做的一步

今晚花十分鐘，把上個月的帳目敲成「日期 項目 金額」的文字，貼進 ChatGPT 跑一次上面的提示詞。你會第一次清楚看到自己這家店的食材與人事佔比——這個數字，就是你今年所有定價與成本決策的起點。