門市店長交接：用 ChatGPT 逼出老臣腦中的隱性知識，做一份不靠記憶的營運手冊

做門市的都懂這種痛：開店十年的老店長遞了辭呈，你才驚覺整間店的運作其實裝在他一個人的腦袋裡。哪家廠商週三不送貨、哪個常客只認他、雨天備料要少叫三成、收銀機卡紙怎麼排——這些「眉角」沒有一條寫在紙上。等他走了，新店長只能靠土法煉鋼重新踩一次所有的坑。校長兼撞鐘的你，根本沒空坐下來陪老店長一條條問。

問題從來不是老店長不肯教，而是「隱性知識」很難自己講出來——他覺得理所當然的事，正是新人最會出錯的地方。你需要一個不會累、會一直追問的訪談者。2023 年初剛爆紅的 ChatGPT，正好能扮演這個角色。

為什麼交接手冊總是寫不出來

要老店長「寫一份交接手冊」，他通常會交給你三行字：開店、補貨、關店。因為人對熟到變反射的事，是無法主動回想細節的。突破點在於「被問」——只要問題夠具體，記憶就會被勾出來。ChatGPT 的強項就是能根據主題，一口氣生出幾十個你想不到的追問。

把店長的一天拆成可提問的區塊

別想一次問完。把門市運作切成幾大塊：開店與現金、叫貨與庫存、人員排班、客訴處理、廠商往來、結帳與日報。每一塊都讓 ChatGPT 先生出一份訪談題庫，老店長照著答就好——答的是口語也沒關係，回頭再請 ChatGPT 整理成條列。

用 AI 把口語答案變成標準流程

老店長講話跳來跳去：「那個喔，週三他不來啦，要嘛你前一天打給阿明」。把這段原話貼回 ChatGPT，請它改寫成清楚的步驟：誰、何時、做什麼、例外狀況。一來一回，零散的口述就變成新人看得懂的 SOP。注意：ChatGPT 此刻只能處理你貼進去的文字，不會上網也讀不了照片，所以料號、廠商電話這些事實要你自己核對填上。

🔧 AI 動手做：生出一份店長訪談題庫

打開 ChatGPT，把下面的提示詞貼進去，再把「叫貨與庫存」換成你想交接的區塊，就能得到一份可以直接拿去問老店長的題庫。

你是一位資深的連鎖門市營運顧問，正在協助一家泰國的門市做店長交接。
我要把即將離職的老店長腦中的經驗，整理成新店長看得懂的交接手冊。

請針對「叫貨與庫存」這個主題，幫我設計 20 個訪談問題，用來逼出老店長平常憑經驗在做、但沒寫下來的細節。
要求：
1. 問題要非常具體，例如包含「淡旺季」「週幾」「天氣」「特定廠商」等情境。
2. 涵蓋：正常流程、例外狀況、容易出錯的地方、只有他知道的眉角。
3. 用繁體中文，條列輸出，每題一行。

出完題後，請再教我：拿到老店長的口語回答後，我該怎麼把它整理成一份清楚的步驟手冊。

本週就能做的一步

挑一個最怕老店長帶走的區塊（多半是「叫貨」或「客訴」），今天就用上面的提示詞生出題庫，印出來，明天利用午休空檔請老店長口頭答十題、你錄音或速記。週末再把答案貼回 ChatGPT 整理成第一頁手冊。一週一塊，一個月後你就有一本不靠任何人記憶的營運手冊。