開會前3分鐘，讓ChatGPT幫你擬好議程

週一早會，九點準時開始，結果店長講到九點二十還在複述上週退貨率為什麼變高、哪個品牌又缺貨、哪個員工排班有問題。等到真正要討論「這週要做什麼」，員工已經開始滑手機，會議只剩十分鐘，草草結束，下週又是同樣的戲碼。問題不是店長不會開會，是每次開會前，腦子裡那些「店況」都要重新想一遍、重新講一遍——上週業績、缺貨品項、客訴熱點、新進員工狀況，這些背景資訊沒有一個地方能「存」下來，每次都得從零講起，難怪會議越開越長、越開越沒重點。

問題不是不會開會，是每次都要重講一次背景

大多數店長其實很清楚這週要談什麼，缺的不是想法，是「把想法整理成一份能直接照做的議程」的時間。而這件事偏偏最容易被壓縮——一忙起來，議程就靠腦子裡想，講到哪算到哪，員工聽得零散，散會後也不知道自己要做什麼。

自訂指令：讓ChatGPT先「記住」你的店

ChatGPT在2023年7月上線的「自訂指令」（Custom Instructions）功能，就是為了解決這個「每次都要重講一次」的麻煩。它有兩個欄位：「關於你」（About you）和「希望ChatGPT怎麼回覆」（How would you like ChatGPT to respond）。把你店的基本狀況——店型、員工人數、目前主打品類、常見的管理痛點——寫進「關於你」，之後每次開新對話，ChatGPT都會先讀過這些設定再回答，不用你每次都從「我是一間便利商店店長」開始講起。

議程怎麼下指令，才會落地不是空話

光靠自訂指令記住背景還不夠，議程能不能用，關鍵在你怎麼問。與其問「幫我想開會要講什麼」，不如具體列出這週實際發生的三、四件事——例如「上週六缺貨兩次」「新人上工第三天還不會操作POS退貨」「客訴多集中在結帳排隊」，請ChatGPT把這些整理成「時間分配＋每項要做的決定」的議程，而不是一堆空泛的標題。議程要能讓員工一看就知道「等一下要決定什麼」，而不是「等一下要聽什麼」。

把議程提前貼到群組，會議自然變快

生成議程後，提前十分鐘貼到LINE工作群組，讓員工開會前先看過，會議現場就能省下複述背景的時間，直接進到討論和決定。這也是為什麼「自訂指令」比單純每次問ChatGPT更有用——它省下的不是打字時間，是你重新解釋一次「我們店現在的狀況」的力氣，讓你能把力氣留給真正該討論的事。

🔧 AI 動手做：三分鐘生成本週晨會議程

打開ChatGPT，先到設定裡把你的店況寫進「自訂指令」，之後每週開會前只要貼一句話描述這週狀況，就能生出一份可以直接照唸、照做的議程。

【自訂指令設定，一次填好】
關於你：我是一間[門市類型，例如便利商店/服飾店]的店長，店內有[人數]位員工，目前主打[品類]，最常遇到的管理問題是[缺貨/客訴/排班/新人訓練，擇一或多個]。

希望ChatGPT怎麼回覆：請用條列式回覆，語氣直接，不要空泛的建議，每次生成議程時要包含「討論時間分配」和「每一項需要當場做的決定」。

【每週晨會前，貼上這句】
這週我們店發生的事：[列出3-4件實際狀況，例如：週六缺貨兩次、新人還不熟POS退貨、客訴集中在結帳排隊]。
請幫我生成一份15分鐘的晨會議程，包含開場30秒重點提醒、每個問題該問員工什麼、以及會議結束前要確定的3件事。

本週就能做的一步：今天就把你店的基本狀況寫進ChatGPT的自訂指令，下週一早會前，貼一句這週實際發生的事，讓它幫你把議程排好——你會發現，光是不用重講背景，會議就能提早十分鐘進主題。