老闆免懂公式:用Code Interpreter揪出進貨成本異常月份

「老闆,這個月的豬肉錢又超支了。」會計小姐把採購單丟到桌上,你翻了兩下密密麻麻的Excel,眼睛就花了。豬肉、雞蛋、青菜、調味料,一年365天、幾十個供應商,誰漲價、漲多少、什麼時候開始漲,光靠人工比對根本抓不出來。等到月底結算利潤變薄了才驚覺不對,早就晚了兩三個月。

問題不是沒有數據,是沒時間讀數據

大多數泰國中小型餐飲店主其實都有採購紀錄,只是散落在一張張Excel或紙本單據裡,沒有人力去整理成「趨勢圖」。等到發現成本異常,通常是老闆娘某天突然覺得「怎麼最近毛利怪怪的」,靠的是直覺不是數字。更麻煩的是,泰國不少店家的採購單還是供應商手寫或用LINE傳來的照片,連整理成一份完整Excel都要花上半天,更別說再去畫趨勢圖比對。

Code Interpreter:把Excel丟給AI,它自己跑

2023年7月起,OpenAI開放了ChatGPT Plus的「Code Interpreter」測試功能(在設定裡的Beta features打開),這個工具最大的意義是——你不用懂任何Excel公式、不用寫程式,只要把採購Excel檔案直接上傳,AI就能在背後自己寫Python程式跑統計,幫你把一整年的進貨紀錄拆解、分組、算平均、畫出趨勢。對完全不懂數據分析的店主來說,這是第一次能「自己動手」做財務健檢,不用等會計事務所月底才給報表,也不用花錢請人做Excel樞紐分析。

三步驟,找出「悄悄漲價」的月份

做法其實不複雜。第一步,把過去六到十二個月的採購明細(品項、數量、單價、日期)整理成一份Excel,上傳給Code Interpreter。第二步,請AI依「品項」分組,計算每個月的平均單價,並且畫出逐月變化的趨勢線。第三步,請AI標出單價「連續上升超過某個百分比」的品項與月份——這正是老闆平常翻報表最容易漏掉的地方,因為單一筆採購單漲一點點不會被注意,但累積三、四個月悄悄漲上去,毛利就這樣被吃掉了。

別只看總金額,要看「單價」趨勢

很多店主看採購成本只看「這個月花了多少錢」,但總金額會被「用量」蓋過去——生意好用量多,總金額自然變高,不代表食材漲價。真正該盯的是「單價」有沒有異常,這正是Code Interpreter最擅長的:把量跟價分開算,才看得出供應商是不是趁你沒注意悄悄調漲。

上傳前先做一件事:把敏感資訊拿掉

Code Interpreter的分析是在雲端執行,上傳前建議先把供應商全名、聯絡電話、合約條款等敏感欄位刪掉,只留下「日期、品項、數量、單價」四個分析必要的欄位就夠。這樣既能保護供應商資料,也能讓AI跑得更乾淨、不會被無關欄位干擾。找到異常品項之後,再回頭比對是哪家供應商,自己心裡有數就好,不用把敏感資料全部交出去。

🔧 AI 動手做:讓Code Interpreter幫你抓出進貨成本異常月份

打開ChatGPT Plus,到設定裡開啟Code Interpreter(Beta features),新開一個對話,把過去六個月的採購Excel上傳,貼上以下提示詞,讓AI自己跑數據給你看。

我上傳了一份餐飲店的採購明細Excel,欄位包含:日期、品項、數量、單價、供應商。
請你用Code Interpreter幫我分析:
1. 依「品項」分組,計算每個月的平均單價,列出逐月變化表
2. 找出過去六個月內,單價累積上漲超過10%的品項,列出品項名稱、起漲月份、漲幅百分比
3. 用簡單的折線圖畫出漲幅最大的前三項品項的月度單價走勢
4. 用一段話總結:哪些品項最需要我立刻找供應商談價格
請用繁體中文回覆,金額以泰銖為單位。

本週就能做的一步:今天下班前,把最近半年的採購Excel整理出「日期、品項、數量、單價」四個欄位(不用整理得很漂亮,AI會幫你處理),上傳到Code Interpreter跑一次,先看看有沒有哪個品項的單價悄悄漲了一成以上——這可能就是你這幾個月毛利變薄的真正原因。