会议开完没人发跟进邮件：用 Meet 会后 Routines 起草邮件，再由人把关

曼谷一家汽车音响配件批发商，每周一早上开一小时业务会议，六个业务加一位经理。会上有人当场向客户承诺：“这张报价我今天回复”“缺货的型号周三给你确切交期”。可是散会后各忙各的，到了周四，客户打电话来问：“你们上周一说要回我，怎么没消息？”经理一查，没有任何一封跟进邮件发出去，连是谁答应的都说不清。

为什么会后跟进邮件一直没人发

问题通常不是大家偷懒，而是以下几个误区：

• 承诺是口头说的，会议结束前没有逐条念出“对哪位客户、回复什么、什么时候前、谁来发”。
• 跟进邮件全靠记忆，刚开完会的人马上被下一件事塞满，邮件就排到“晚点再发”。
• 发没发出去没有人验收，经理要等客户抱怨才知道漏了。

一个好的跟进机制要有哪些要件

先不谈 AI，好的机制至少要做到：

• 每一项对客户的承诺都有唯一负责人、回复期限和邮件内容要点。
• 会议刚结束就有一份邮件草稿，发件人只需要确认和微调，不必从零开始。
• 邮件发出后有简单的验收方式，例如第二天由经理检查已发送邮件或待办清单。

🔧 AI 动手做：Routines 范围设置与跟进邮件规格

Google Meet 近期推出会议结束界面的“Routines for this meeting”，可在 Gmail 起草会后跟进邮件，并把行动项加入 Google Tasks。实际可用的功能、语言和前置条件（例如按目前说明需先开启“Take notes for me”）请以 Google 官方说明和你们账号里的界面为准。这里的重点是设置范围和人工把关：

• 范围选择：可只用于单次会议、周期性会议，或所有会议。建议先只对“周一业务会议”这一个周期性会议开启，稳定后再扩大，不要一开始就对所有会议开启。
• 草稿定位：生成的是草稿，一定要由负责业务确认收件人、价格和日期后才发出，不可直接当成定稿。
• 语言测试：官方说明未必涵盖泰语或中文的质量，先用内部小会议测试笔记和草稿，再用于重要客户。

下面这份提示词可粘贴到 Gemini，核对会议笔记里的客户承诺，并生成符合规格的跟进邮件。

你是我的业务会议助理。以下是 [会议名称，例如：周一业务会议] 的笔记，参会人有 [姓名清单]。
请做三件事：
1. 列出会议中对客户做出的所有承诺（报价、交期、库存回复、促销条件），用表格呈现：客户名称、承诺内容、负责业务、回复期限。
2. 找出缺少负责人、期限，或笔记里意思不清的承诺，单独列出，每一项附一个我应该向谁确认的问题。
3. 根据第 1 点，为 [客户名称] 起草一封跟进邮件：语气 [正式／亲切]，语言用 [简体中文／泰文]，只写已确认的内容，需包含 [报价单号／商品型号] 和回复日期 [日期]。
规则：不得编造笔记里没有的价格、数量或日期；不确定的地方标注“待确认”。
会议笔记：
[粘贴笔记内容]

本周就能做的一步：下周一会议前，只对“周一业务会议”这一个周期性会议设置 Routines，会后由经理指定一位业务检查跟进邮件草稿，并用上面的提示词核对客户承诺，周四前确认每封邮件都已发出。