三家報價其實是同一個老闆？比價制度真正要防的漏洞

羅勇府工業區裡，陳慶生經營一家做汽車配件的射出成型廠已經十二年。三年前他學乖了——聽朋友說採購最容易出問題，便立了規矩：任何原料塑膠粒的採購，都要拿到「三家報價單」才能簽核付款。他以為這樣就安全了，直到今年請來外部會計師事務所做年度查核，才發現事情沒那麼簡單。

查核人員把過去兩年的報價單攤開比對，發現問題：三家供應商的聯絡電話前七碼相同、報價單的字體和錯字如出一轍，甚至有一次兩家「不同」供應商傳真同一張報價單時忘記蓋掉前一份的浮水印。追下去才知道，這三家公司背後其實是同一位老闆，只是登記了三張不同的營業執照，專門陪採購主管小偉「演」比價戲碼——真正的市場行情根本沒進來過。粗算下來，兩年多付的塑膠粒採購成本，超過兩百萬泰銖。

陳慶生的比價制度不是沒做，是做了「形式」，卻沒有做到「實質」。這正是採購循環中最常被低估、也最容易被掏空的一環——很多老闆以為「有三家報價單」就代表安全，殊不知報價單本身是可以被串通、被操控的。

為什麼

比價制度背後要解決的，不是「找到最低價」這麼簡單的事，而是打破採購人員與單一供應商之間的信任獨佔關係。當同一個人長期只跟同一家供應商打交道，價格的形成就不再由市場決定，而是由「關係」決定——對方給不給回扣、給不給方便，都變成看不見的成本。國際上通行的COSO內部控制整合架構（COSO Internal Control–Integrated Framework，1992年首次發布、2013年修訂）把「控制活動」列為五大要素之一，比價與供應商核准正是控制活動最典型的例子：用制度上的「多方查證」取代對單一個人的信任。

更關鍵的是「職能分工」（segregation of duties）——請購、比價、核准、驗收、付款，理想上不該集中在同一人手上。國際內部稽核師協會（IIA）推動的「三道防線模型」（Three Lines Model，2020年更新版）把這個邏輯說得很清楚：第一道防線是日常執行的採購人員，第二道防線是獨立於採購之外、負責監督與查核的角色（可能是主管或財務），第三道防線才是內部或外部稽核。陳慶生工廠的問題，正是三道防線全部塌陷在同一個人身上——小偉一人身兼「找報價」與「決定用誰」，比價這道防線形同虛設。

另外要認識一個採購舞弊裡的常見手法，叫「影子供應商」或「殼公司圍標」（shell vendor / bid rigging）——同一個實際控制人，登記好幾家公司的名義，互相陪標、輪流得標，製造出「有競爭」的假象。這不是泰國獨有的問題，而是全球中小企業採購舞弊裡最常見的模式之一，各國反舞弊稽核師協會（如ACFE）歷年的舞弊調查報告裡，採購與供應商相關舞弊長年都名列企業內部舞弊類型的前幾名。

怎麼做

先把「供應商名單」這道防線立起來

第一步是建立一份獨立於採購人員的「合格供應商名單」（Approved Vendor List）。新增供應商時至少要查驗：營業執照、負責人身份，特別是收款銀行帳戶戶名一定要跟公司名稱一致，避免款項流入個人口袋。新增供應商的核准權不該由採購人員自己說了算，要有主管或財務共同簽核。定期（如每半年或每年）檢視供應商名單，交叉比對登記地址、負責人姓名、聯絡電話，抓出「一人開多間公司」的重複痕跡。

讓「三家報價」真正發揮比價效果

報價單的來源要能獨立查證，不能都由採購人員一手收單轉交，理想上至少一家由非採購人員直接聯繫，或透過留有紀錄的電子採購管道取得。大額或關鍵原料的採購，比價結果要有第二人複核（主管或財務），檢查供應商是否重複出現、報價有沒有不合理偏離市場行情（過高過低都值得留意）。建立「輪換」與「抽查」機制，避免同一組「三家」年復一年一起出現；哪怕只是用一份Excel記下報價單上傳日期、聯絡方式、報價人這些資訊，也能讓串通留下痕跡。

泰國一些上市食品集團的做法值得參考：導入集中化的電子採購平台後，要求所有報價邀請與回收都必須透過系統完成，供應商的來源與聯絡方式全部留痕，第一年就主動揪出多組「關係企業陪標」的情況。中小企業未必有預算上大系統，但同樣的原則——分工＋留痕——用人工方式一樣能落地。

🔧 AI 動手做：供應商比價查核表產生器

把下面的提示詞複製給你的AI同事（或任何AI工具），附上你目前的採購品項和供應商基本資料，就能得到一份「供應商比價查核表」模板，之後每次比價都套用這份表格，方便你或主管一眼看出異常。

你是一位熟悉中小企業內部控制的顧問。請幫我設計一份「供應商比價查核表」，用途是每次採購原物料/耗材時，讓採購人員與主管一起檢查這次比價是否有異常。

請先問我以下資訊（我會依序回答，如果我沒有先給，你就先條列問我）：
1. 我們公司主要採購的品項類型（例如：原物料、五金零件、辦公耗材、外包服務）
2. 目前建立的合格供應商名單大概有幾家
3. 單次採購金額超過多少泰銖才需要三家比價
4. 是誰負責收報價單、又是誰負責核准

拿到資訊後，請產出一份表格（可直接用於Excel/Word），欄位至少要包含：
- 採購項目與規格
- 三家供應商名稱、統一編號/營業執照號碼、聯絡電話、聯絡人
- 各家報價金額、交貨天數、付款條件
- 【異常偵測欄】自動提示：例如「三家電話前幾碼相同」「三家地址相同」「其中一家近三個月出現在超過八成的比價案」「本次得標價高於歷史均價一定比例」等需要人工進一步查證的情境(不需要精確數字判斷，用文字描述讓人判斷)
- 複核人簽名欄（須為非提出比價的人）

表格之外，請額外給我三句話的「使用說明」，教我的採購人員和主管怎麼用這張表，語氣要簡單、口語，不要用艱深的稽核術語。

本週就能做的一步：把你現在正在合作的供應商名單拉出來，用一張紙列出「最近一年每次比價的三家名字」，看看有沒有同一組名字重複出現超過八成以上的情況——如果有，先別急著換人，而是找一個跟採購無關的人，重新去聯絡這三家，問問是不是同一個老闆。

📎 理論依據：COSO《內部控制整合架構》（Internal Control–Integrated Framework，COSO，1992年首次發布，2013年修訂）；國際內部稽核師協會（IIA）「三道防線模型」（Three Lines Model，2020年更新版）；採購舞弊中「影子供應商／圍標」（shell vendor / bid rigging）為國際反舞弊稽核師協會（ACFE）歷年《舞弊查核報告》中長期列名的常見舞弊類型之一，本文未引用其中特定年度精確數據，僅作概念說明。

⚠ 本文為一般性知識整理，非稅務/法律/會計專業意見，實際申報與合規請洽執業會計師/律師或主管機關，並留意泰國稅務局（กรมสรรพากร）與商業發展廳（กรมพัฒนาธุรกิจการค้า）就公司登記與供應商查核相關規定的最新版本。